Основна мета контролю запасів полягає в тому, щоб в будь-який момент часу знати, які запаси знаходяться в даному місці зберігання або на складі. Контроль запасів є наріжним каменем належного управління запасами.
Контроль запасів забезпечує простежуваність і прозорість будь-якої діяльності зі зберігання, надаючи точну інформацію про будь-який рух запасів, включаючи:
- Звідки беруться товари.
- Коли були отримані товари і в якій кількості.
- Куди пішли товари.
- Коли товари були відправлені і в якій кількості.
Контроль запасів покращує практику управління запасами і підтримує прийняття рішень через:
- Оптимізацію робочих процесів та витрат.
- Забезпечення певного ступеня захисту від потенційних надлишків або дефіциту запасів.
- Передбачення товарів, термін придатності яких закінчується або наближається до закінчення.
- Виявлення втрат або будь-якого погіршення стану товарів, що зберігаються.
Контроль запасів має важливе значення для підзвітності, надаючи інформацію про вартість предметів, що зберігаються, та стан споживання в проєктах, що наближаються до завершення. Належний контроль запасів підвищить цінність складських приміщень завдяки оптимізованому управлінню, підвищенню рівня задоволеності клієнтів і зацікавлених сторін.
Для успішного контролю запасів необхідно виконати три важливі заходи:
- Систематичний облік та забезпечення доступу до супровідної документації.
- Моніторинг споживання, рівня запасів та ефективності роботи з запасами.
- Звітність.
Координація
Управління запасами є ключовим для своєчасної реалізації операцій з надання гуманітарної допомоги. Для успішного та цінного зберігання запасів діяльність з інвентаризації повинна бути синхронізована з іншою діяльністю зацікавлених сторін поза межами складу: постачальників, перевізників, клієнтів, інших відділів та інших. Ключова інформація повинна регулярно збиратися та передаватися від та до відповідних зацікавлених сторін.
Управління товарно-матеріальними запасами повинно підтримувати процес розміщення замовлень, надаючи інформацію про рівні запасів, терміни придатності, норми споживання тощо. Моніторинг минулого споживання може допомогти оцінити майбутні потреби.
Слід також уважно стежити за інвентаризацією транзитних одинож уважно стежити за інвентаризацією одиниць, що перебувають у дорозі. Це можна зробити, зібравши інформацію від постачальників або менеджерів ланцюгів постачання про поточний стан місцевих, національних та міжнародних замовлень. Відстеження запасів у дорозі дозволить фахівцям з планування належним чином підготувати певний склад до прийому вантажу або попередити клієнтів про швидку доставку відкладеного запиту або зворотного замовлення.
Коли це можливо, координація також повинна допомогти передбачити інтенсивне використання запасів, наприклад, під час реагування на надзвичайні ситуації або в періоди розподілу. У таких ситуаціях можна залучити додаткові ресурси, такі як збільшення кількості робочої сили або подовження робочого часу.
Потенційні сплески або постійне збільшення чи зменшення попиту також слід запобігати за допомогою координації. Оперативна інформація, наприклад, про нові заходи, збільшення кількості людей, які потребують допомоги, або обмеження доступу до постачання в певній місцевості, є критично важливою в цьому сенсі і може допомогти запобігти ситуаціям дефіциту запасів або надмірного замовлення.
Дані, отримані в результаті управління запасами, також можуть слугувати для кількісного моніторингу постачання товарів для потреб надзвичайної допомоги. Збільшення або зменшення попиту на відміну від очікуваного споживання може надати інформацію про гуманітарну ситуацію або окреслити зміни в управлінні певним видом діяльності.
Координацію особливо варто використовувати на початку або наприкінці проєктів. Необхідно повідомляти про конкретні вимоги донорів щодо зберігання запасів, приділяючи особливу увагу механізмам звітності та правилам утилізації.
