Закупівлі часто сприймаються як «вузьке місце» і трудомісткий процес, що зазвичай асоціюється із затримками та суворою бюрократією. Однак закупівельна діяльність може бути гнучкою та практичною, якщо установи розумітимуть роль закупівель, чому вони існують, якими принципами керуються та як управляти процедурами. Завдяки закупівельній діяльності організації отримують необхідні матеріали та послуги для виконання щоденної організаційної діяльності.
Визначення
Закупівлі це процес визначення та отримання товарів і послуг. Воно включає пошук постачальників, закупівлі та охоплює всі види діяльності від визначення потенційних постачальників до доставки від постачальника до користувачів або бенефіціарів ("Глобальна логістика та управління ланцюгами поставок", 2008 р.).
Важливо зазначити, що закупівлі це не одноразова дія, а процес; a низка заходів, спрямованих на забезпечення потреб гуманітарних проєктів та нашої діяльності в цілому. Цей процес стандартизований таким чином, що його можна відтворити незалежно від місця, часу та обставин. Водночас процес має бути достатньо гнучким, щоб охоплювати кожну з різних проблем, з якими стикається менеджер із закупівель.
Слова придбання та закупівля часто вживаються як взаємозамінні; при цьому звичайне використання цих двох слів як взаємозамінних не завжди є точним. Придбання - це лише частина процесу закупівель, важлива, але лише специфічна функція, пов'язана з фактичним придбанням товарів і послуг у постачальників. Для цілей цього посібника закупівля та придбання будуть розмежовуватися за цими ознаками.
Поширені терміни в закупівлях
| Оціночний комітет/комісія | Комітет, що складається з непарної кількості членів (щонайменше трьох), які мають необхідний технічний та адміністративний досвід для надання обґрунтованого висновку щодо тендерів або грантових заявок. |
|---|---|
| BVM | Скорочення від «Найкраще співвідношення ціни та якості»; найкраще поєднання грошових і негрошових вимог, яке організація може отримати від вибору постачальників. |
| ЦГЗ (HPC) | Скорочено від «Центри гуманітарних закупівель». Неприбуткові організації, що спеціалізуються на технічному та комерційному управлінні поставками та послугами, необхідними для здійснення гуманітарної діяльності. Вони можуть надавати технічну допомогу в закупівлях або постачати заздалегідь створені запаси, закупівельні або логістичні потужності |
| ISO | Скорочення від «Міжнародна організація зі стандартизації». Незалежний суб'єкт, який продумує та стандартизує формули, що описують найкращий спосіб робити щось. |
| Сертифікація | Гарантія того, що продукт та/або компанія дотримувалися процесу забезпечення якості. |
| Термін виконання | Час між початком придбання товарів та послуг до моменту доставки. |
| Аналіз ринку | Важливий компонент контекстного аналізу, збір інформації, яка буде корисною для програмування втручання та способів його реалізації. |
| Дослідження ринку | Дії та засоби визначення постачальників на конкретному ринку. |
| Переговорна процедура | Процедура без попередньої публікації оголошення про закупівлю, під час якої замовник проводить консультації з обраним ним кандидатом або кандидатами та проводить переговори щодо умов договору з одним або кількома з них. |
| Закупівлі | Процес визначення та отримання товарів і послуг |
| Придбання | Специфічна функція, пов'язана з власне купівлею товарів і послуг у постачальників. |
| QA | Скорочення від «Забезпечення якості»; Процедура забезпечення якості продукції або послуг шляхом запобігання помилкам і дефектам у виготовленій продукції та уникнення проблем при наданні продукції або послуг бенефіціарам. |
| QC | Скорочення від «Контроль якості»; перевірка для забезпечення якості продукту або послуги. |
| Якість | Усі елементи та характеристики, з яких складається продукт і які сприяють його відповідності визначеним технічним умовам. |
| Джерела постачання | Визначення та робота з відповідними постачальниками. |
| Послуги | Інтелектуальні та неінтелектуальні послуги. |
| Розподіл обов'язків | Принцип, за яким для здійснення закупівель має бути більше однієї особи. |
| TCO | Скорочення від «Загальна вартість володіння»; витрати, пов'язані з купівлею та використанням продукту протягом певного часу. |
| Тендерна процедура | Загальний процес виставлення контракту на тендер, починаючи з публікації оголошення про закупівлю і закінчуючи присудженням контракту за результатами тендеру. |
| Роботи | Проєктування та/або виконання робіт з реконструкції, будівництва тощо відповідно до раніше зазначених вимог. |
