车队规划是一项关键的战略活动，用于塑造车队及其相应的管理模式，从而支持满足组织需求的充分、可持续的解决方案。 车队规划包括各组织的运营、技术、行政和财务方面，因而常常特定用于某一组织。

车队规划取决于捐赠者的具体要求，并可与其他组织政策相关，例如人力资源、日常运营或安保政策。 有些组织可能要求车辆限定于特定项目使用，有些组织则利用车队服务多个项目。 驾驶政策也各不相同，从仅允许组织的专职驾驶员到由员工驾驶车辆。

各组织的行政政策将决定使用哪种车队管理方法，而车队管理部门的监管在很大程度上依赖于组织政策和架构。 无论哪种情况，始终应考虑以下要素：

• 给定期间的运输需求：
  • 频率。
  • 目的地。
  • 乘客。
  • 货物。
• 背景和可用的基础设施：
  • 城市或偏远环境。
  • 其他可用的运输方式及其安全性。
  • 道路状况。
  • 对机构拥有车辆及其驾驶人员的行政要求。
  • 燃油和消耗品等基本物资的供应。
• 经营车队的成本和可用资金。
• 拥有和/或管理车队的风险（财务、法律和安保相关）。

所需车辆数应在规划阶段中确定。 为此，应评估需要车辆运输的不同活动，并确定每项活动所需的人数和频率。 需要考虑的典型活动包括：

• 野外任务。
• 员工交通：
  • 同一地区的办公区之间。
  • 宿舍与办公区或其他工作地点之间。
  • 办公区与交通枢纽（即机场）之间。
• 对日常活动的支持，例如：
  • 行政。
  • 会议和协调。
• 车辆私用。
• 货物运输。

应制定计划并提供资源，以便在扩大或缩小运营规模时重新分配、处置或购买车辆，或更换旧车。 此外，应评估和调整驾驶员的人数和类型以匹配运营规模。 还应考虑诸如每天最长工作时间或节假日等人力资源政策。 如果组织的流动性需求或运营环境发生重大变化，必须进一步修订管理模型，包括：

• 外包部分车队相关服务，例如维护。
• 保险类型。
• 招聘更多员工来处理车队相关的工作流程。
• 更改最早出发时间或最晚到达时间。
• 在特定运输中包括安保检查或车队程序。

所有计划的修订都应包括预算要求和降低车队成本的战略。 强烈建议为车队活动制定具体的年度预算，包括车辆、维护、燃油消耗和其他消耗品的费用。

作出车辆相关决策时，需要考虑的成本包括购置、进口、燃油、保险、维修、维护、人工、通行以及停车和处置等费用。 编制预算时，不应忽略需在车辆中安装的设备（例如通信或安全设备）所需要的投资。 如果组织不承担自有车队的所有相关费用，则可导致出现资金困境，例如资金不足以维护和维修车辆、雇用车队经理或组织驾驶员培训。