卫生健康用品的储存和实际管理应遵循仓库和库存管理的大多数标准基本原则。除了基本标准外,在存放卫生健康用品时还需要考虑一些其他因素。
整理卫生健康用品
在仓库或储藏室中可以采取多种形式整理卫生健康用品。在大型仓库或用托盘整理货物的仓库中,只要满足温度、湿度和光照要求,通常采用传统的货物整理方法就能满足要求。
不过,在很多情况下,卫生健康用品都是散装存放,或被分解成小得多的核算单位。由于卫生健康用品的数量相对较少,而且单项用品的数量相对较多,因此卫生健康用品经常存放在搁板上,按个别单位分开存放。按个别单位分开存放还便于数量相对较少用品的发放,因为这些用品的消费比例也可能比较小。
“VEN” 储存
在用于储存医疗用品的大中型储存设施和储藏室中,可根据与温度波动相关的风险、使用频率或重要性以及现有的控制要求,对卫生健康用品进行分开存放。“VEN” 储存的定义是根据物品是否符合以下定义,来来确定物品储存位置的优先顺序:
- 至关重要 (V)
- 必备 (E)
- 非必备 (N)
与根据用品重量和总体使用频率对用品进行分区存放的策略类似,VEN 方法通过将货物分门别类地放置在一起,帮助确定货物在仓库中应存放的实际位置。VEN 储存分析通过确定以下内容,将有助于存储设施布局的设计:
- 对温度最敏感的货物应存放在哪里。
- 特殊用品(例如麻醉品、精神药物或其他严格管制的用品)应存放在哪里。
- 常用物品应存放在哪里。
- 极其易碎的用品应存放在哪里。
产品特性
整理、存放药物和医疗救护用品的另一种方法是根据产品特性对用品进行分开存放。按照主观进行分开存放有助于快速识别医疗用品,尤其适用于 SKU 数量较多的仓库。在某些情况下,可以同时使用多种分拣方法,例如首先根据特性(项目)对用品进行分类存放,然后再根据另一种特性(按字母顺序)对子类别中的用品进行分类存放。
剂型 – 整理货架和搁板上存货最常用的方法之一,就是根据产品剂型的物理特性进行分类存放。剂型可能包括:
- 药丸
- 注射剂
- 液体耗材(例如:糖浆)
- 外用(例如:乳膏)
按剂型分类存放的好处是,类似的剂型往往具有类似的处理要求。例如,注射剂通常装在玻璃瓶中,应作为易碎品处理。
按字母顺序 – 在仓库员工可能对卫生健康用品并不特别了解的环境中,根据用品的通用名称按字母顺序进行分类和存放,可以快速识别储存位置。按字母顺序储存仅在具有以下条件的储藏室中效果最佳:
- 不同库存用品的温度控制差异有限或没有差异。
- 储藏室较小,温度变化不大,或 SKU 数量不大。
- 储存环境存在一种大家普遍理解的主要语言。
频率 – 与散装货物的分区储存计划一样,有些规划人员可能希望根据使用频率来整理仓库中的库存用品。这包括将最常用的用品放在离门较近、靠近储藏室前面的搁板或货架上。
预先定义的编码 – 应对各种卫生应急事件的人道主义组织可能有各种方法和理由来定义自己的编码系统。这些编码类型可能包括:
- 项目或捐助者 – 根据采购项目和必须使用的项目对用品进行分类存放。
- 法规 – 一些地方或国家主管部门可能会根据现行的健康法规制定自己的物资编码系统。
- 库存管理系统 – 如果人道主义组织已有自己的库存管理系统,那么就可以对包括卫生健康用品在内的许多物品进行分类。
安全储存区域
无论药品在哪里储存和运输,都可能有需要安全储存的特殊“受控物质”。需要安全储存的用品可能包括:
- 高价值用品。
- 极易成瘾或药物滥用风险高的用品。
- 受当地或国家法律特别监管的用品。
通常,任何被归类为麻醉品、精神药物或其他形式的镇痛药物的用品都应存放在安全的储存设施中,最好选择两步存取方法。在许多情况下,国家基本药物清单会总结出根据国家法律需要进行安全储存的所有药物。在某些情况下,人道主义组织可能被完全禁止储存某些用品。
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摘自:JSI Deliver 基本药物储存指南
任何需要安全储存的用品都必须安全、充分地存放在适当的位置。根据受控物质的数量和储存设施的可用空间,安全储存可能包括以下内容:
- 带有可上锁房门的房间。
- 带锁的笼式搁板或货架。
- 带锁的保险箱,牢固地固定在永久性表面上。
带有可上锁房门的独立房间的优势在于,当物资有需要时,可将房间温度调节到自己所需的温度。但在许多情况下,受控物质必须与仓库中的其他物资存放在同一公共空间内。如果受控物质与常规货物存放在同一地点,组织可使用笼式搁板或货架:
笼式货架/搁板应可上锁,并应足够坚固,以避免被轻易破坏。
维护安全储存位置的一般原则包括:
- 钥匙只应分配给经过授权的人员。理想情况下,负责的仓库管理人员会控制仓库的进出,而只有得到授权进出仓库内受控物质储存位置的工作人员才持有可上锁储存位置的钥匙。在有些国家,有权接触可上锁用品钥匙的人员必须经过许可程序许可。
- 在所有情况下都应使用存货卡,包括要求人员在移出用品时签字的签出表。
- 在有条件的情况下,应使用警报系统。
- 在有条件的情况下,应安装具有重新编码能力的摄像系统,特别是在储存大量受控物质的情况下。
其他规划空间
除了人道主义情况下对仓储和存放健康物资的其他具体基础设施要求外,物流规划人员还应考虑为关键活动规划空间。
收货/发货 – 理想情况下,规模足够大的仓库应有专门划定的区域,用于存放刚刚运抵或正在组装待发出的货物。在许多储存设施中,装载/收货区域要么就在装货区/门旁边,要么就在中间区域,甚至可能在储存设施外面。在设计装载/收货区域时,规划人员必须考虑货物和健康物资的温控需要;与温控储存空间一样,专门用于发货/收货的区域也应尽可能进行温度控制。此外,如果项目需要,发货区域还可专门留出空间,用于包装保鲜盒。
隔离区 – 请参阅“受损与过期的卫生健康用品”部分。
成套区 – 成套区在人道主义仓库中很常见,但卫生健康用品成套可能需要特别注意。卫生健康用品成套(包括药品和医疗器械)所使用的区域可能需要格外注意;卫生健康用品成套所使用的区域应彻底清洁,可能需要温控工作区,以保持用品处于适当的状态。根据工作订单的不同,成套工作可能需要数小时甚至数天时间,成套区应与主要储存设施一样适合储存卫生健康用品。