تُعد منظمات التوزيع مسؤولة أيضًا عن الإغلاق السليم وتنظيف موقع التوزيع. بشكل عام، يشمل ذلك تنظيف الموقع من أي نفايات، وحل أي مسائل معلقة، وتعويض العمال المؤقتين، ووضع خطة للإبلاغ عن نتائج التوزيع ومراقبتها.
التسوية
بعد التوزيع، يجب على فِرق المستودعات والتوزيع الاتفاق على العدد الصحيح للعناصر المرسلة والموزعة، وتحديد المشكلات مثل: التوزيع الزائد والأخطاء في فواتير الشحن، ومشكلات التسجيل والسرقات، أو أي تناقضات أخرى. كلما قصر الوقت بين النشاط والتسوية ، يكون العثور على الأخطاء أسهل. سيحتاج فريق التوزيع إلى تقديم تقرير نشاط يتطلب استخدام بيانات المستودع، وتمثل التسوية جزءًا إلزاميًا من العملية.
يجب أن تراعي جميع الأرقام أدناه ما يلي:
- الكميات المرسلة من المصدر والمُستلمة عند نقطة التوزيع.
- الكمية الموزعة.
- الرصيد المتبقي بعد التوزيع/يُعرض كإرجاع من عملية التوزيع.
- الرصيد المسجل عند المصدر بعد استلام المرتجعات.
- أي فاقد مسجل.
إعداد التقارير
بعد التوزيع، من الضروري أن تقوم منظمة التوزيع بإعداد تقرير داخليًا وخارجيًا عن المساعدات ونتائجها، مما يسمح لجميع أصحاب المصلحة بمعرفة النتائج، بما في ذلك أوجه القصور أو الفجوات في عدد السكان الذين يتم خدمتهم. بشكل عام، يجب أن يتضمن كل تقرير معلومات حول السلع التي تم توزيعها، وكمياتها، ولأي سكان، وفي أي مناطق، وفي أي فترة زمنية. إذا لم تتم تلبية جميع احتياجات المجتمع أثناء العملية، فمن المقترح أن تُضمِّن منظمة التوزيع النسبة المئوية لإجمالي الاحتياجات التي تمت تلبيتها. يجب ملاحظة أي مشكلات حدثت أثناء التوزيع، خاصة إذا كانت قد تؤثر على قدرة الشركاء على العمل في المنطقة للمضي قدمًا. يجب إرفاق الصور مع التعليقات إلى التقرير، حيثما أمكن ذلك.
من أجل دمج التقارير المختلفة، من الممارسات الجيدة الموافقة على نفس القالب واستخدامه في كل مرة. صممت كتلة الملاجئ واحدًا يحتوي على المعلومات التالية بناءً على قوالب مفوضية الأمم المتحدة لشؤون اللاجئين:
|
العنصر |
الوصف |
|---|---|
|
منظمة التوزيع |
اكتب اسم المنظمة التي نظمت التوزيع. |
|
الموقع (المواقع) |
اكتب اسم موقع التوزيع (مثل اسم المدرسة) وموقعها (المحافظة، المقاطعة، القرية/الحي). |
|
تاريخ (تواريخ) التوزيع |
أعط التواريخ الدقيقة للتوزيع، بما في ذلك (على سبيل المثال 4-7 يناير، 2017). |
|
عدد المستفيدين |
اذكر إجمالي عدد المستفيدين الذين تمت خدمتهم من خلال المساعدات، مقسمًا حسب الجنس والعمر. |
|
الحصص |
حدد ما كان من المفترض أن تتلقاه كل أسرة، بما في ذلك ما إذا كان قد تم تسليم عبوات مختلفة إلى أسر مختلفة الحجم (على سبيل المثال 3 بطانيات/أسرة مكونة من 6 أفراد، قطعة واحدة من الصابون لكل فرد). |
|
الجرد الأولي للمخزون |
تقديم عدد العناصر التي تم تسليمها في بداية التوزيع، مدرجة حسب الصنف (على سبيل المثال 1,000 بطانية، 1,000 مرتبة، إلخ). |
|
المخزون الموزع |
تقديم العدد الإجمالي للعناصر الموزعة، مرتبة حسب العنصر (على سبيل المثال 850 بطانية، 850 مرتبة، إلخ). |
|
جرد المخزون المتبقي |
اكتب عدد العناصر المتبقية، إن وجدت، مدرجة حسب العنصر (على سبيل المثال 150 بطانية، 150 مرتبة، إلخ). من الناحية المثالية، سوف يساوي هذا الرقم عدد المخزون الأولي مطروحًا منه المخزون المُوزع. |
|
نسبة الاحتياجات المُغطاة |
تقديم تقدير للاحتياجات المُغطاة. إذا كان هناك نقص في المخزون، فسيكون هذا الرقم أقل من 100%. بالمثل، إذا كان هناك وافدون جدد، فقد يلاحظ الفريق أن الاحتياجات حسب التقييم قد تمت تغطيتها، لكن نشأت احتياجات جديدة. |
|
نهج التوزيع |
شرح طريقة إعداد التوزيع وإدارته بالتفصيل. |
|
المشكلات التي تمت مواجهتها أثناء التوزيع |
وضع قائمة بأي مشكلات واجهتك أثناء التوزيع مثل الاحتيال، ومشكلات الوصول، ومطالبات التهميش، وما إلى ذلك. |
|
خطة للمتابعة |
ضع قائمة بأي إجراءات تخطط المنظمة للقيام بها في أعقاب ذلك، على سبيل المثال مراقبة ما بعد التوزيع أو متابعة التوزيع لحساب الوافدين الجدد. |
التقييم
بعد الإغلاق الكامل للتوزيع، قد ترغب المنظمات الموزعة في البدء في التفكير في إجراء عملية مراقبة ما بعد التوزيع (PDM) من أجل تقييم فعالية وملاءمة وتغطية المساعدات، والرضا العام عن المساعدة المُقدمة. من الناحية المثالية، يجب أن تقيّم عمليات مراقبة ما بعد التوزيع (PDM) استجابة واحدة بعد حوالي شهر من المساعدات. يتيح هذا الوقت للمستفيدين استخدام العناصر المقدمة وتقديم ملاحظات مفيدة حول الجودة، وتوضيح احتمال انتقال المستفيدين من المساعدات.
بالتزامن مع ذلك، قد ترغب الوكالات في إجراء مسح للسوق إذ يتم جمع أسعار السلع في الأسواق المحلية بانتظام. تميل السوق إلى الانحراف في حالات الطوارئ أو النزاعات، ويمكن أن تكون هناك تقلبات كبيرة في الأسعار ناجمة عن توقيت التوزيعات مما يجعل من الصعب للغاية تفسير البيانات الكمية. قد تكشف استطلاعات السوق عن آثار التوزيعات على الموردين المحليين، في حالة إعادة بيع العناصر، أو حتى إذا كانت العناصر الأرخص أو الأكثر ملاءمة متاحة محليًا للمشتريات أو القسائم النقدية.
