لا يهدف هذا الدليل إلى معالجة الاستهداف أو القرارات المتعلقة بما يجب توزيعه على من والأسئلة الرئيسية الأخرى؛ يجب أن تكون هناك فِرق فنية متخصصة في الأمن الغذائي والمياه والصرف الصحي والتعليم والمأوى أو القطاعات الأخرى التي ستكون لها مدخلات أفضل بشأن هذه الاحتياجات. ومع ذلك، نظرًا إلى الأنشطة المتعددة اللازمة لتوزيع السلع في الوقت المحدد، يوصى بإشراك موظفي الخدمات اللوجستية في عملية التخطيط واتخاذ القرار. سيضمن هذا أن ما تم تحديده يمكن أن يكون ممكنًا وأن الخطة المقررة منطقية إلى جانب الخطط اللوجستية الأخرى.  

يجب أن يتم التوزيع بمجرد أن تبلغ الأدلة الواضحة خطة التوزيع. لسوء الحظ، في بعض الأحيان لا يمكن الانتظار حتى يتم إجراء التقييمات الكاملة، كما هو الحال في المرحلة الأولى من حالة الطوارئ. في هذه الحالات، قد تبدأ التوزيعات دون تخطيط جيد من أجل إنقاذ الأرواح و/أو التخفيف من المعاناة، ولكن يُنصح بشدة أن يكون هناك شكل من أشكال التحقق لضمان أن المستفيدين المحددين لديهم حاجة مشروعة.  لا يزال يتعين إكمال التقييم المناسب في أقرب وقت ممكن، ولكن من المحتمل أن تبدأ التوزيعات بدون تقييمات إذا قام المخططون بتعديل محتواها وتنظيمها تدريجيًا لتتماشى مع الأدلة الجديدة والمعلومات السياقية.

الأرقام

إن معرفة عدد الأشخاص المتأثرين بكارثة أمر ضروري لتخطيط التوزيع، ولكن إعداد رقم موثوق به للأشخاص المحتاجين ليس بالأمر السهل دائمًا - يمكن أن تظهر اختلافات واسعة بين الأرقام التي قدمتها السلطات أو وكالات الأمم المتحدة أو ممثلو السكان - ويمكن أن يخضعوا لتعديلات بالغة بمرور الوقت. في حالة الكوارث الطبيعية الكبرى، يمكن أن يتغير عدد المستفيدين المحددين بالساعة؛ ومع مرور الوقت، تصبح أرقام التسجيل الأولية غير موثوق بها بسبب المواليد والوفيات وتنقل السكان.  عدم اليقين بشأن الأرقام أمر ثابت، ولكن من الضروري أن يفهم جميع الشركاء والجهات الفاعلة الرئيسية أن العدد الدقيق للأشخاص الذين يحتاجون إلى المساعدة لن يكون معروفًا دائمًا. مع تطور البرنامج وتوافر المزيد من المعلومات، ستتغير الافتراضات وستتوافق التوزيعات بشكل أوثق مع الاحتياجات التي تم التحقق منها.

يُعد بعض أشكال التسجيل ضروريًا لجميع عمليات التوزيع، ولكن قد يختلف نوع التسجيل من مجرد تقدير العدد الإجمالي للمستفيدين إلى جمع معلومات مفصلة عن كل عائلة و/أو فرد. ترتبط طريقة التسجيل المستخدمة ارتباطًا وثيقًا بنظام التوزيع المعتمد، ويمكن للمجتمعات نفسها أو الوكالات الخارجية تسجيل المستفيدين المحتملين من البرنامج. في معظم البرامج، يتم إعداد القائمة الأولية للمستفيدين بمساعدة قادة المجتمع أو المسؤولين الحكوميين. التسجيل عملية مستمرة تتطلب التحقق المنتظم من خلال فحص بيانات التسجيل والمقارنات مع التقديرات الأخرى لأعداد السكان.      

خطة التوزيع

تحتاج خطة التوزيع إلى مراعاة مصالح المستفيدين والقيود الأمنية واللوجستية وشكل التوزيعات المتوقعة وتكرارها وعدد الأفراد الذين سيتلقون التوزيعات والموارد المتاحة.

إذا كان التوزيع آمنًا وممكنًا لوجستيًا ومناسبًا للسكان، فإن توزيع جميع العناصر دفعة واحدة أو على مدار يوم واحد يقلل التكلفة والجهد الذي تتحمله الوكالة الموزعة. التوزيعات الفردية هي أيضًا ترتيب أكثر ملاءمة للمستفيدين الذين يتعين عليهم السفر لمسافات طويلة للوصول إلى مواقع التوزيع.

في سياقات أخرى، قد يكون النهج التدريجي أكثر ملاءمة مع التوزيع على مدار أيام متعددة، أو حتى توزيعات مختلفة مفصولة بأيام متعددة. قد يكون التسليم على مراحل بسبب:

• تخصيص مساحة التوزيع للأنشطة الأخرى.
• التأخير أو النقص في شراء العناصر الموزعة.
• الأعياد الوطنية أو الدينية.
• انعدام الأمن.
• الترتيبات المسبقة مع السكان المستفيدين.

يمكن للنهج التدريجي أن يلبي الاحتياجات الأكثر إلحاحًا للسكان، ويمكن التركيز على الفئات ذات الأولوية المعرضة لخطر كبير. يمكن بعد ذلك متابعة جولة ثانية أو أكثر من التوزيعات وفقًا لذلك.

يجب تصميم جدول التوزيع بعناية. يجب أن يشتمل على جدول زمني واضح لساعات العمل وتحديد هدف توزيع واقعي. يجب مشاركة الجدول الزمني مع نقاط الاتصال اللوجستية للتخزين والنقل لضمان إمكانية إعداد السلع وتسليمها على النحو المخطط.

من الطرق الجيدة لتخطيط حركة التوريد للتوزيع هو استرجاع الوقت المطلوب للإعداد بناءً على يوم التوزيع المتوقع.

إذا كان التوزيع مقصودًا في اليوم كذا، يجب أن تبدأ اللوجستيات في استلام:

البراغماتية ضرورية، ولكن قد تنشأ المشاكل عندما تُنسى المبادئ التقنية الأصلية.