الشروط الموصى بها - جميع التحركات
إذا خططت المنظمات الإنسانية للحصول على خدمات نقل تابعة لجهات خارجية والتعاقد عليها، في ما يلي دليل عام للشروط والأحكام التي قد يرغب المخططون في وضعها في الاعتبار.
- يجب أن تتأكد شركة النقل المتعاقد معها من قيام السائقين بملء جميع المعلومات المطلوبة في السجلات أو أوراق الأنشطة المقدمة وفقًا للتعليمات والاتفاق مع الوكالة المتعاقدة.
- من المستحسن أن تضمن شركة النقل المتعاقد معها إكمال قائمة تحقق للفحص المناسب والكافي للمركبات يوميًا.
- يجب على شركة النقل بالشاحنات المتعاقد معها التأكد من أن جميع الشاحنات مزودة بمعدات ربط أو إحكام مناسبة، وجميع معدات المناولة المطلوبة.
- يجب على شركة النقل بالشاحنات المتعاقد معها التأكد من أن جميع السائقين يرتدون معدات السلامة الموجودة في الشاحنة لاستخدام السائق عند الاقتضاء.
- يوصى بأن تطلب الوكالات الإنسانية من شركات النقل بالشاحنات المتعاقد معها استخدام السجلات وأوراق الأنشطة وقوائم فحص المركبات، التي يتم الاحتفاظ بها لجميع السائقين/المعدات لأغراض ضمان الجودة. يجب على الوكالات الإنسانية المتعاقدة فحص السجلات وقوائم الأنشطة على أساس روتيني.
- حيثما أمكن، يجب أن يكون من الممكن الوصول إلى السائقين خلال فترة النقل بأكملها من شركة النقل بالشاحنات المتعاقد معها والوكالة الإنسانية المتعاقدة كلما دعت الحاجة.
تدريب السائقين
- يجب أن تضمن شركة النقل المتعاقد معها أن السائق المستخدم لنقل البضائع الإنسانية مدرب جيدًا، ويمكن البرهنة على التدريب للوكالات الإنسانية المتعاقدة عند الطلب.
- يجب على شركة النقل المتعاقد معها التأكد من أن السائقين المستخدمين لتوصيل المستحضرات الصيدلانية أو غيرها من السلع الحساسة لدرجة الحرارة مدربون جيدًا وعلى دراية بمتطلبات درجة حرارة البضائع التي يتم نقلها.
- يجب على شركة النقل المتعاقد معها التأكد من أن السائقين المستخدمين لتوصيل البضائع الخطرة مدربون جيدًا على التعامل مع المواد الخطرة ونقلها، وبما يتوافق مع القوانين واللوائح الوطنية والمحلية
مسؤوليات شركة النقل بالشاحنات المتعاقد عليها
- إذا تم التعاقد من الباطن مع أي شاحنات من شركة النقل بالشاحنات المتعاقد عليها، فإن المركبة المتعاقد عليها من الباطن هي المسؤولية الوحيدة لشركة النقل بالشاحنات المتعاقد عليها ويجب أن تضمن امتثال المقاولين من الباطن للشروط المتفق عليها بين المنظمة الإنسانية وشركة النقل بالشاحنات المتعاقد معها.
- تتحمل شركة النقل بالشاحنات المتعاقد معها مسؤولية ضمان تسليم جميع البضائع خلال فترة النقل المتفق عليها.
- يجب على شركة النقل بالشاحنات المتعاقد معها التأكد من وصول السائقين إلى نقطة التسليم الصحيحة ويجب أن يتم توقيع إثبات التسليم وختمه من الجهة المرسل إليها.
- يجب أن تضمن شركة النقل المتعاقد عليها تسليم البضائع عند نقطة التسليم.
- يجب على شركة النقل بالشاحنات المتعاقد معها تقديم الفاتورة والإيصالات إلى الوكالة الإنسانية المتعاقدة خلال فترة التعاقد المحددة مسبقًا بعد التسليم.
التقارير والاتصالات
- يجب على شركة النقل بالشاحنات المتعاقد معها الإبلاغ بوضوح عن متطلبات النقل اليومية.
- يجب أن تضمن شركة النقل المتعاقد معها أنه في حالة عدم إمكانية الوصول إلى السائقين، يمكن إرسال تقرير تحديث الحالة بمجرد الاتصال بالسائقين. يجب إرسال تقارير التحديث في فترة محددة مسبقًا، منصوص عليها في العقد.
- يجب على السائق الإبلاغ عن أي حالة من الحالات التالية خلال فترة محددة مسبقًا تعاقديًا:
- حادث أو سرقة أو تلف في أي وقت أثناء النقل.
- الحوادث الأمنية، بما في ذلك نقاط التفتيش، والاحتجاز، والنزاع المسلح على الطريق، والمضايقات من مسؤولي الأمن أو أي مسألة أمنية أخرى.
- العوائق المادية بما في ذلك البنية التحتية التالفة، وإغلاق الطرق، والظروف المناخية غير الصالحة للسير، أو أي شيء آخر قد يمنع حركة المركبة.
- لا ينبغي قبول أي رسوم إضافية تتم فوترتها دون علم مشرف النقل/المدير ويجب إزالتها من أي فاتورة أو "كشف حساب" لشركة النقل بالشاحنات المتعاقد معها.
- يجب على شركة النقل بالشاحنات المتعاقد معها إبلاغ الوكالة الإنسانية المتعاقدة على الفور عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني في أي حالة من حالات التناقض في نقطة تفريغ الوجهة، مثل الشحنة البسيطة أو الأضرار أو السرقة أو الفروق في درجات الحرارة أو أي مشكلة أخرى تتعلق بالتأخير في تسليم البضائع إلى نقطة التسليم.
التأمين وحدود المسؤوليات
- يجب أن تكون تكاليف استبدال ضياع أو تلف العناصر المنقولة بسبب الإهمال من مسؤولية شركة النقل المتعاقد عليها، ويجب تضمين جميع شروط السداد والمواعيد النهائية في العقد المُبرم بين الطرفين.
- يجب على شركة النقل المتعاقد معها تعويض المنظمة الإنسانية المتعاقدة والشركات التابعة لها ومسؤوليها وموظفيها من وضد جميع المطالبات والالتزامات والأضرار والمصروفات الناشئة عنها أو العرضية لأداء الخدمات، عما يلي:
- أي وجميع الإصابات أو الوفاة أو المرض لأي شخص.
- أي وجميع الأضرار أو الخسائر في الممتلكات.
- أي وجميع الأضرار أو الخسائر التي تلحق بسلع المنظمة الإنسانية تحت رعاية شركة النقل بالشاحنات المتعاقد عليها وحراستها ومراقبتها في أداء الخدمات.
- أي وجميع الانتهاكات للقوانين واللوائح المعمول بها، باستثناء حالات الإهمال الجسيم أو سوء السلوك المتعمد من المنظمة الإنسانية المتعاقدة.
- يوصى بشدة بأن تلتزم شركة النقل بالشاحنات المتعاقد معها وبأن تأخذ وتحتفظ باسمها وعلى نفقتها الخاصة بتأمين كافٍ لتغطية التزاماتها بكامل القوة والتأثير في جميع الأوقات أثناء عملية النقل المتعاقد عليها:
- بوليصة تأمين ضد المسؤولية لتغطية أي وجميع حالات النقص أو الأضرار أو الاختلاس أو الضياع أو سوء التخصيص أو أي خسارة أخرى للبضائع أثناء وجودها في رعاية شركة النقل بالشاحنات المتعاقد عليها أو الوصاية أو المراقبة الخاضعة لمسؤولية قصوى بمبلغ كافٍ لتعويض الوكالة الإنسانية المتعاقدة ضد أي خسارة أو تلف بالسلع وفقًا للقوانين واللوائح المحلية المعمول بها.
- تأمين المسؤولية تجاه الطرف الثالث للسيارات، مع تقديم حد أدنى للتعويض عن الإصابة الجسدية أو الوفاة أو تلف الممتلكات وفقًا للقانون واللوائح المحلية المعمول بها
- يجب أن تحتوي جميع بوالص التأمين التي تنفذها شركة النقل بالشاحنات المتعاقد عليها على شرط عدم إمكانية تعديلها أو حذفها أو السماح بإلغائها دون الحصول على موافقة صريحة مُسبقة من الشركة المتعاقد معها.
- يجب أن تكون الخصومات بموجب التأمينات التي تتعهد بها شركة النقل بالشاحنات المتعاقد معها أو المقاول من الباطن مسؤولية شركة النقل بالشاحنات المتعاقد عليها أو المقاول من الباطن.
الشروط الموصى بها - التحركات/المتطلبات التي يتم التحكم في درجة حرارتها
في حالة حركة البضائع التي يتم التحكم في درجة حرارتها، يوصى بما يلي.
- قبل التحميل، يجب أن تكون المقطورات بدرجة الحرارة المطلوبة للنقل. يجب بدء التحميل عندما تصل درجة الحرارة إلى نقطة التحديد المطلوبة فحسب من الوكالة الإنسانية المتعاقدة.
- يجب أن تكون الأجزاء الداخلية للمقطورة نظيفة ومرتبة وخالية من الروائح الكريهة.
- إذا لزم الأمر، يجب على شركة النقل بالشاحنات المتعاقد معها التأكد من أن وحدات التبريد قد تمت برمجتها للتشغيل الدائم قبل التحميل وفقًا للتعليمات.
- يجب على شركة النقل بالشاحنات المتعاقد معها التأكد من وجود نسخة من تقرير معايرة صالح في الشاحنة.
- يجب أن تضمن شركة النقل بالشاحنات المتعاقد عليها أن يحتفظ السائق بسجل النشاط، إذ يتم تسجيل قراءات درجة الحرارة في كل انتقال/نقطة اتصال/نقطة توقف.
- يجب أن يظل السائقون حاضرين في منطقة الرصيف أثناء تحميل البضائع في الأصل وتفريغها في الوجهة.
- يجب على السائقين التأكد من إغلاق الأبواب فور التحميل. يجب غلق الأبواب وتأمينها إذا لزم الأمر.
- عندما يتعين فتح أبواب المقطورة، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر للتحميل والتفريغ، يجب إغلاقها بعد ذلك على الفور لتجنب التفاوت في درجات الحرارة.
- في حالة وجود أي تفتيش جمركي أو طرف ثالث، يجب على شركة النقل بالشاحنات المتعاقد معها إبلاغ الوكالة المتعاقدة على الفور، مع ذكر تفاصيل فتح الباب ومدة الإغلاق، كما يجب تسجيل قراءات درجة الحرارة في سجل النشاط.
- يجب أن توفر شركة النقل بالشاحنات المتعاقد عليها معدات مبردة تعمل بشكل صحيح ومعايرة وأن تضمن قيام السائق بفحص درجة الحرارة وحالة تشغيل المعدات المبردة في كل محطة.
- في حالة وجود خلل/عدم انتظام في درجة الحرارة، يجب على شركة النقل بالشاحنات المتعاقد معها إبلاغ الوكالة الإنسانية المتعاقدة على الفور.
- يجب على شركة النقل بالشاحنات المتعاقد معها التأكد من عدم قيام السائقين بإزالة أي أجهزة مراقبة لدرجة الحرارة/أجهزة تسجيل البيانات بمجرد وضعها داخل المقطورة حتى تصل الشاحنة إلى نقطة التسليم.
- يجب أن تضمن شركة النقل المتعاقد معها أجهزة مراقبة درجة الحرارة/أجهزة تسجيل البيانات بعد التسليم.
الفروق/الاختلافات في درجات الحرارة
- في حالة الانحراف عن الشروط والأحكام الواردة في هذه الاتفاقية/العقد، يجب على السائق إخطار شركة النقل بالشاحنات المتعاقد معها، والتي يجب أن تقوم بإبلاغ الوكالة الإنسانية المتعاقدة بذلك على الفور.
- يجب على شركة النقل بالشاحنات المتعاقد معها التأكد من إجراء تحقيق في حالة إثارة شكوى/قضية تغير درجة الحرارة من قِبل الوكالة الإنسانية المتعاقدة فيما يتعلق باختلاف درجات الحرارة.
- في أي حالة من حالات المطالبة/الشكاوى، ستقوم شركة النقل بالشاحنات المتعاقد معها والوكالة الإنسانية المتعاقدة بدراسة الحالة، يجب تقديم الإجراءات التصحيحية والوقائية ثم المضي قدمًا في عملية المطالبة والإجراءات.
الصيانة والمعايرة
- يجب أن تضمن شركة النقل المتعاقد عليها أن يخضع نظام المبردة المستخدم لنقل البضائع التي يتم التحكم في درجة حرارتها إلى صيانة وقائية منتظمة.
- يجب أن تضمن شركة النقل المتعاقد معها أن الشاحنات المبردة المستخدمة تتم معايرتها سنويًا ويجب أن تكون معتمدة.
- يجب على شركة النقل بالشاحنات المتعاقد معها تزويد الوكالة الإنسانية المتعاقدة بسجلات صيانة الشاحنات وشهادات المعايرة عند الطلب.
