El proceso para la correcta gestión de los productos sanitarios debe seguir las pautas generales para cualquier gestión de inventarios, inclusive la previsión general de la demanda y los mecanismos de control de inventarios, pero en este contexto también es preciso tener en cuenta algunos conceptos adicionales.

Primero en caducar, primero en salir (FEFO)

Por lo general, el concepto de FEFO es importante para los productos sanitarios, pues se basa sobre todo en las fechas de caducidad de dichos productos, independientemente de cuándo hayan entrado en el almacén general. En el concepto de FEFO, los productos salen del almacén en función de su proximidad a la fecha de caducidad. En las cadenas de suministro sanitarias, puede haber varios productos del mismo tipo que tengan fechas de fabricación y caducidad diferentes; el concepto de FEFO ayuda a reducir la pérdida de productos, pues garantiza que, siempre que sea posible, van a utilizarse primero los productos con una vida útil más corta.

Para que la FEFO sea eficaz, deben cumplirse las siguientes condiciones:

• Las fechas de caducidad deben poder identificarse sin problema en los productos que están colocados en las estanterías y los racks. Si la fecha de caducidad no se ve fácilmente en la caja o el embalaje, puede anotarse en etiquetas adhesivas o trozos de papel en el exterior de las cajas/palés.
• Las fechas de caducidad deben registrarse en todas las tarjetas de inventario, así como en los libros de almacén o los sistemas de inventario. 
• Los productos similares que tienen fechas de caducidad diferentes deben separarse por fechas de caducidad. Siempre que sea posible, los productos con fechas de caducidad más cercanas deben colocarse en la parte delantera de los racks o las estanterías, algo que resulta especialmente útil en instalaciones de almacenamiento de menor tamaño en los que los productos están sueltos en las estanterías. 
• También es preciso realizar inventarios físicos de forma rutinaria, prestando especial atención a la identificación de productos de corta duración que puedan haberse pasado por alto o se hayan mezclado con otros productos del inventario. 
• En la medida de lo posible, debe indicarse a las personas encargadas de gestionar el inventario que despachen o envíen primero los productos de que tengan una vida útil más corta. 
• Los productos que vayan a caducar en los próximos tres a seis meses deben marcarse debidamente para señalar este hecho. También se debe informar de inmediato a los gerentes de los productos que van a caducar dentro de menos de tres meses para que se tomen las medidas necesarias. 

Inspección de productos

Las características físicas de los productos sanitarios pueden cambiar con el tiempo y convertirse en indicios claros de degradación de la calidad del producto. Además de verificar si hay daños físicos en los envases o embalajes o de llevar a cabo un correcto seguimiento de las fechas de caducidad, los directores de logística de los productos sanitarios deben fijarse en algunos aspectos para determinar si un producto presenta problemas de calidad:

Fuente: JSI - Guidelines for the Storage of Essential Medicines and other Health Commodities (Directrices para el almacenamiento de medicamentos esenciales y otros productos sanitarios)

Los signos de defectos en los productos pueden deberse a diversas causas, o incluso ser un indicio de un problema más importante.

Si se detecta algún producto que presente alguno de los defectos mencionados, el personal de logística debe proceder de la manera siguiente:

• Separar del inventario los productos con problemas identificados y suspender cualquier distribución o uso de tales productos.
• Contactar con el distribuidor del producto, con el fabricante o con los especialistas en aseguramiento de calidad de las organizaciones para ver si existe una causa conocida o si el producto puede seguir utilizándose.
• Contactar con otras ubicaciones de almacenamiento u otros centros sanitarios que tengan productos similares para ver si el problema también existe en esos lugares.

Los productos no deben eliminarse ni volver a la rotación general hasta que se identifique una línea de acción adecuada. En el caso de que un producto en concreto esté dañado y se elimine, deben aplicarse medidas de mitigación para evitar futuros daños en otros productos, siempre y cuando se encuentren bajo el control de la organización o del almacén.     

Gestión de las retiradas de productos

A lo largo de cualquier cadena de suministro relacionada con la salud, los profesionales sanitarios pueden tener que hacer frente a la retirada de algún producto. La retirada de un producto se produce cuando un fabricante o una autoridad sanitaria local indica que uno o varios productos sanitarios no se consideran aptos para el consumo humano, por lo que no deben distribuirse ni utilizarse en actividades rutinarias. Existen numerosas razones para la retirada de un producto, como una producción defectuosa, la manipulación no autorizada del producto, la introducción de cambios en la normativa local o algún otro defecto que pueda afectar a la idoneidad del producto para el consumo humano. Los fabricantes suelen hacer referencia a los códigos de lote para identificar los productos que deben retirarse, pero a veces también se retiran líneas de productos enteras o incluso todos los productos de períodos de producción concretos. En cualquier caso, lo importante es que el fabricante o la autoridad sanitaria local informen de los criterios concretos conforme a los que deben retirarse los productos en cuestión y que los agentes humanitarios se esfuercen por cumplirlos siempre que sea posible. 

En ocasiones, los productos retirados se devuelven al fabricante, pero en muchos casos los propietarios de los productos sanitarios tienen que poner en cuarentena activa todos los productos retirados y gestionar directamente el proceso de destrucción o eliminación. En la mayoría de los entornos humanitarios, los productos farmacéuticos y los dispositivos médicos se importan con frecuencia de fuera del país en el que se desarrollan las operaciones, lo que significa que el proceso de recogida y reexportación de los productos retirados puede resultar extremadamente costoso o incluso imposible. Cada vez que se retira un producto, los planificadores de logística deben evaluar las opciones que son viables o factibles en ese caso concreto. 

Los pasos generales para gestionar la retirada de un producto son los siguientes:

• El fabricante de un producto o una autoridad sanitaria local identifica un producto concreto, o determinados productos que cumplen unos criterios específicos, y ordena su retirada.
• Si es posible, las organizaciones humanitarias deben consultar todos los sistemas de seguimiento de adquisiciones y de inventario para determinar si los productos retirados se encuentran en la actualidad en sus cadenas de suministro. No obstante, dada la naturaleza compleja o puntual de las cadenas de suministro humanitarias, es posible que esta información no siempre esté disponible. Así pues, si no se dispone de registros, las organizaciones humanitarias deben actuar como si tuvieran en su poder productos retirados. 
• Las organizaciones humanitarias deben ponerse en contacto de inmediato con la todos los almacenes, depósitos, centros sanitarios u otros lugares a los que puedan haberse enviado los productos retirados. Además, se debe informar a todos los establecimientos para que realicen un inventario completo con el fin de identificar todos y cada uno de los productos retirados. A continuación, los productos retirados identificados deben separarse de los productos del inventario principal y colocarse en una zona de cuarentena segura. 
• Si es necesario, las organizaciones humanitarias deben ponerse en contacto con las comunidades locales, las oficinas del Ministerio de Sanidad y las organizaciones asociadas que puedan haber recibido productos retirados como parte de las actividades programáticas habituales, así como informar a cada parte de los productos que se han retirado y de las medidas que deben tomarse para gestionar los productos retirados de forma segura. Dependiendo del contexto, puede que la organización humanitaria tenga que recuperar todos los productos retirados directamente de cada parte externa para evitar cualquier gestión inadecuada o distribución accidental. 
• En caso necesario, puede que la organización humanitaria en cuestión tenga que coordinar o gestionar la recogida y el traslado de todos los productos caducados a la capital o a la instalación de distribución principal para permitir la devolución o la eliminación correctas de los productos retirados. En numerosos entornos humanitarios, puede que no exista una infraestructura local que respalde la eliminación a nivel local.
• Además, en todos los contextos puede haber pasos concretos que sean necesarios para la correcta eliminación de los productos retirados. 
  • Los fabricantes pueden ofrecer o estar obligados a recoger directamente los productos retirados de las organizaciones que los gestionan. 
  • Las autoridades sanitarias locales o nacionales pueden disponer de instalaciones o medios específicos para recoger o recibir determinados productos retirados.
  • Las normativas locales o nacionales pueden exigir que el propietario de los productos sanitarios sea quien se encargue de eliminarlos de una manera específica, o que algunos productos vuelvan a exportarse. En el caso de que los productos vuelvan a exportarse, es probable que se necesiten permisos especiales. 

Aunque no exista una normativa específica, las organizaciones humanitarias deben eliminar de forma correcta los productos retirados utilizando los métodos más éticos y ecológicos de los que dispongan. En el apartado dedicado a la gestión de residuos sanitarios se describen algunos métodos de eliminación correctos.