En cualquier lugar en el que se almacenen productos sanitarios, existen varias normas generales que pueden evitar pérdidas de inventario como consecuencia de daños o de una fecha de caducidad imprevista.

Colocación y visibilidad de los productos:

• Evite guardar cajas o productos sanitarios expuestos en lugares que reciban la luz solar directa. Recuerde que algunos productos sanitarios y, sobre todo, los etiquetados como fotosensibles, pueden sufrir graves daños incluso si la exposición a la luz solar se produce durante un breve período de tiempo.
• A menos que se disponga de un sistema avanzado de gestión de inventarios, se recomienda encarecidamente el uso de tarjetas de inventario. Las tarjetas de inventario deben contener la información siguiente:
  • Códigos de lote.
  • Fechas de caducidad
  • Intervalos de temperatura.
  • Códigos de producto.
  • Uso programático.
• Evite mezclar diferentes lotes o fechas de caducidad del mismo medicamento: si en un almacén se guarda un mismo producto sanitario, pero de diferentes lotes o fechas de caducidad, estos deben guardarse y registrarse por separado. 

Si almacena productos sanitarios en cajas de cartón, proceda del modo siguiente: 

• Asegúrese de las cajas con flechas que indican qué lado debe quedar hacia arriba se coloquen correctamente. 
• Asegúrese de que las cajas estén correctamente etiquetadas, con el contenido, las fechas de caducidad, el lote y cualquier otra información pertinente en un lugar visible. Si no se utilizan etiquetas o las cajas vienen sin marcar, escriba la información pertinente en el lateral. 
• Siga las instrucciones del fabricante sobre apilamiento y manipulación. 

Recuerde siempre que la mayoría de los productos sanitarios se clasifican como frágiles. Así pues, el personal y las prácticas de manipulación deben garantizar una gestión segura de los productos.

Cualquier instalación de almacenamiento destinada a productos sanitarios debe proteger estos contra daños físicos y contra influencias como la humedad, el calor o frío intensos, la luz solar, el polvo, la suciedad y posibles plagas.  La correcta limpieza de un almacén de productos sanitarios es aún más importante que la de otras categorías de productos.

Almacenamiento con otros materiales. Los productos farmacéuticos y los dispositivos de uso médico deben almacenarse siempre por separado de productos químicos o de alimentos. A continuación se incluyen algunos ejemplos de productos químicos que suelen encontrarse en los entornos humanitarios:

• Plaguicidas
• Fertilizantes
• Productos de limpieza
• Combustibles
• Productos alimenticios y alimentos a granel

No obstante, incluso los materiales que no suelen ser peligrosos, como los sacos de cemento, pueden afectar de algún modo a la salud, tanto cuando están almacenados como cuando se transportan. Por lo tanto, siempre que sea posible, los productos relacionados con la salud deberán almacenarse en espacios preparados y separados específicamente a tal efecto.

Estanterías:

El uso de estanterías es muy habitual en la gestión de productos sanitarios. Las estanterías son útiles para almacenar fácilmente pequeñas cantidades de un gran número de unidades de mantenimiento de inventario (SKU), lo que permite a los encargados del almacén retirar cantidades específicas de productos y, al mismo tiempo, separarlos de forma adecuada y hacer el seguimiento correspondiente. 

Con frecuencia, las estanterías se utilizan en el mismo lugar que los racks; los racks son más adecuados para gestionar grandes cajas o palés y pueden utilizarse antes de abrir las cajas y distribuir las partidas en unidades de inventario diferenciadas, mientras que las estanterías son más adecuadas para gestionar unidades individuales que se retiran según sea necesario. Ambos se utilizan en centros sanitarios.

Además de las prácticas habituales de uso de estanterías, cuando se utilizan estanterías para almacenar productos sanitarios, deben tenerse en cuenta algunos aspectos especiales:

• Coloque los viales de vidrio en el estante inferior para reducir al mínimo los riesgos de daños por caída de objetos.
• Coloque los líquidos en el estante inferior para evitar dañar otros objetos en caso de rotura o derrame.
• Asegúrese de que todos los productos sean claramente visibles y, cuando estén etiquetados, de que las etiquetas sean legibles.
• Aunque las cantidades sean pequeñas, utilice tarjetas de inventario para registrar todas las transacciones. Si es necesario ahorrar espacio, es posible guardar varias tarjetas de inventario en una sola bolsa.
• En las áreas de almacenamiento con zonas de temperatura, los productos sanitarios sensibles a la temperatura debe almacenarse donde las temperaturas sean más apropiadas para los requisitos especificados por el fabricante, por lo general, en los estantes inferiores. 

Paletización

Si los productos sanitarios se almacenan en palés, su gestión está sujeta a algunas normas fundamentales que van más allá de las directrices habituales que se aplican para la gestión de palés y el apilamiento en el suelo:

• Todas las cajas que contengan productos sanitarios deben estar claramente etiquetadas con la información pertinente, y las etiquetas deben estar orientadas hacia el exterior y ser claramente visibles. 
• Los medicamentos suelen ser ligeros, y los envases pueden tener mucho espacio vacío; esto significa que las cajas que contienen productos sanitarios pueden aplastarse o dañarse con facilidad, por lo que no deben apilarse a alturas excesivas. No supere nunca 2,5 metros como altura máxima para las cajas apiladas en un palé y, preferiblemente, mantenga una inferior siempre que sea posible. 
• Cuando se almacenen palés con varios tipos de productos sanitarios, estos deben colocarse a una distancia mínima de 30 centímetros para permitir el acceso a todos los lados en el caso de que deba realizarse alguna labor de inspección o manipulación. 
• Siempre que sea posible, almacene juntos los productos similares, como los productos sanitarios del mismo lote y con la misma fecha de caducidad. Mezclar productos distintos puede dificultar la selección de productos concretos.
• Siempre que sea posible, se recomienda el uso de palés tratados térmicamente o de plástico para almacenar los productos sanitarios.

Productos sanitarios dañados y caducados

Debido a la naturaleza sensible de los productos farmacéuticos y otros dispositivos médicos, es extremadamente importante que los gerentes de los almacenes de productos sanitarios controlen, identifiquen y aíslen los productos dañados o caducados para repararlos o eliminarlos como corresponda, así como para evitar que se distribuyan accidentalmente y puedan causar daños al usuario final.

Los gerentes de los productos sanitarios deben hacer siempre un correcto seguimiento de las fechas de caducidad y llevar a cabo inspecciones y recuentos periódicos de las existencias para asegurarse de que se detecten y registren todos y cada uno de los casos de caducidad o deterioro. Los intervalos necesarios para los recuentos de inventario de productos sanitarios pueden ser más frecuentes que los de productos no sanitarios y, además, es posible que los gerentes tengan que realizar un inventario físico cada tres meses o incluso una vez al mes. En función del número de productos individuales que haya en un almacén de productos sanitarios cualquiera, un inventario físico completo puede ser extremadamente complejo, por lo que es posible que los gerentes también tengan que realizar un muestreo aleatorio de forma continua, que incluya también inventarios físicos intermitentes a lo largo del año.

Los productos sanitarios que se hayan identificado como dañados o caducados deben retirarse de su ubicación habitual en el espacio de almacenamiento y aislarse en una «zona de cuarentena» específicamente identificada como tal dentro del almacén. Un área de cuarentena no significa que los productos sanitarios sean infecciosos, sino que deben tratarse por separado del resto de productos del inventario.  Las zonas de cuarentena deben cumplir las siguientes condiciones:

• Estar claramente marcadas y etiquetadas como existencias que no pueden despacharse o enviarse como existencias normales.
• Estar claramente separadas físicamente de las existencias principales. Esto puede incluir zonas pintadas en el suelo, o incluso salas separadas.
• Lo ideal es que las zonas de cuarentena puedan cerrarse con llave, y que el gerente del almacén sea el que conserve las llaves. 
• En algunos contextos, el aislamiento y la gestión de productos sanitarios dañados o caducados pueden estar sujetos a normativas específicas, como la supervisión segura y las limitaciones de tiempo. A la hora de diseñar una estrategia de cuarentena, el personal de logística debe asegurarse de que se cumplan las leyes locales aplicables.

Los productos que se pongan en cuarentena deben cumplir las siguientes condiciones:

• Estar sometidos a un seguimiento separado de los productos no afectados del inventario, inclusive sus propias tarjetas de inventario y su propio registro en un sistema de gestión de inventarios. 
• Esté preparados y listos para su eliminación. 
• Los medicamentos caducados o dañados no deben considerarse apto para el consumo humano, por lo que deben eliminarse de forma segura y conforme a la normativa local aplicable. Para obtener más información, consulte el apartado dedicado a la gestión de residuos sanitarios.