En dehors des formes de documentation hautement spécialisées utilisées pour les différentes modalités de transport, il existe plusieurs documents largement acceptés utilisés dans pratiquement toutes les méthodes de transport. Le but de l'utilisation de documents largement acceptés est de mettre en place une certaine forme de traçabilité et de responsabilité pour les cargaisons en transit entre toutes les parties susceptibles de manipuler ou de stocker la cargaison. Il ne faut pas confondre les méthodes de documentation de suivi des cargaisons largement acceptées avec la grande variété de documents spécifiques requis pour le dédouanement. Les documents de dédouanement sont généralement requis pour certifier la conformité avec les lois nationales, aider à faciliter les recettes douanières et peuvent être différents d'un pays à l'autre. À tout le moins, les agences devraient envisager d'utiliser une forme quelconque des documents ci-dessous pour toutes les expéditions, même les expéditions nationales entre leurs propres installations gérées :

Lettre de voiture - Une lettre de voiture est le « contrat » informel ultime entre l'expéditeur, le transporteur et le destinataire des marchandises. Une lettre de voiture doit contenir toutes les informations pertinentes pour l'expédition elle-même, y compris :

• Le contenu de l'envoi.
• Le point d'origine et de destination.
• Noms de l'expéditeur/expéditeur, du transporteur/chauffeur et du destinataire prévu.
• Dates de l'opération.
• Informations importantes relatives aux marchandises ; exigences de manutention spéciales, instructions de livraison, etc.

Lors de l'émission de lettres de voiture, une copie doit rester avec l'expéditeur et au moins deux copies doivent voyager avec le transporteur. Lorsque la cargaison est livrée au destinataire, l'un des exemplaires voyageant avec le transporteur doit rester chez le destinataire, fournissant une trace papier transparente de ce qui aurait dû se trouver sur le navire/véhicule et quand il est arrivé à qui. Idéalement, l'expéditeur remplira et générera la lettre de voiture, le transporteur vérifiera le contenu et confirmera que les articles sont corrects, et le destinataire vérifiera et confirmera à nouveau, en notant toute anomalie. Certaines agences d'aide préfèrent recevoir une copie de la lettre de voiture signée par le destinataire avant de fermer les livres sur cette expédition individuelle. Si un transporteur tiers est utilisé, les agences peuvent retenir le paiement jusqu'à ce que la lettre de voiture contresignée soit reçue en bon état. Les lettres de voiture peuvent aussi parfois être appelées « manifestes de fret ».

Liste de colisage – La liste de colisage est un document plus détaillé qui contient des informations clés sur l'envoi lui-même. Les listes de colisage peuvent contenir :

• Nombre de pièces détaillé par article.
• Dimensions unitaires.
• Numéros de lots/lots ou dates de production/d'expiration.
• Contenu et composants du kit.
• Les numéros de pièce.

Selon la nature de l'envoi, les listes de colisage peuvent comporter plusieurs pages et contenir un grand nombre d'informations. Une liste de colisage détaillée aidera les expéditeurs, les transporteurs et les destinataires à identifier avec précision la qualité et l'état de l'envoi. Une feuille de route peut ne contenir qu'un aperçu des marchandises, tout en mettant davantage l'accent sur les données concernant qui et quand l'envoi a changé de mains. Une liste de colisage doit contenir autant ou aussi peu d'informations nécessaires pour transmettre avec succès l'état complet des marchandises dans l'envoi.

Facture / Facture proforma - Les factures et les proformas ne sont généralement appliqués que lorsque les marchandises proviennent d'un fournisseur ou lorsque les marchandises sont physiquement transportées à travers une frontière nationale. Pour les mouvements intérieurs, la facture contient en grande partie des informations financières relatives à l'envoi et doit indiquer si les marchandises ont été payées ou non. Les formulaires ne sont largement utilisés que pour tenter d'obtenir le statut en franchise de droits lors de l'importation, et en tant que tels, les organismes d'aide ne produiront probablement des formulaires que pendant la phase douanière.

Des modèles de documentation standard se trouvent dans la section de référence de ce guide.