Au cours des opérations humanitaires, les organismes d'aide humanitaire peuvent être amenés à organiser des convois pour assurer la livraison correcte des articles de secours. La nécessité d'organiser un convoi peut être très dépendante du contexte : sur les marchés bien développés où la sécurité routière et la prévisibilité sont élevées, il peut n'y avoir aucune raison d'utiliser des convois. L'utilisation de convois est généralement fondée sur l'insécurité de l'environnement opérationnel, l'incertitude de l'état des routes, l'absence de communications permanentes le long de l'itinéraire, la valeur de la cargaison ou toute combinaison de ces facteurs. Les directives générales pour l'organisation des convois peuvent être les suivantes :

Principes opérationnels de base

• Bien que la décision appartienne en dernier ressort à la direction de chaque organisation humanitaire, il est fortement conseillé d'éviter que les véhicules ne fassent partie de convois militaires, ou même de convois humanitaires civils avec escorte armée.
• Un contact par radio/téléphone/télécommunication doit être maintenu au moins entre le véhicule situé à l'arrière du convoi et le chef de convoi.
• Dans la mesure du possible, les véhicules doivent être équipés de matériel de communication capable d'atteindre un lieu ou un point focal situé dans un autre endroit.
• Les dates et le contenu des convois planifiés ne doivent pas être divulgués à grande échelle ni à des parties non autorisées.
• Les communautés locales, la police, l'armée ou les gouvernements peuvent avoir des procédures pour l'organisation des convois ou pour le passage dans des zones spécifiques. Les organisations humanitaires doivent se mettre en relation avec les autorités compétentes avant de se déplacer dans des zones inconnues.
• Les organismes humanitaires peuvent choisir de conduire leurs propres convois ou de collaborer pour former des convois conjoints. Si plusieurs organisations participent à un convoi, toutes les parties doivent se mettre d'accord sur les règles et les comprendre à l'avance, et même élaborer des accords écrits si nécessaire.  
• Les organismes peuvent utiliser des véhicules commerciaux ou leurs propres véhicules loués/détenus. Les stratégies et règles en place pour les convois doivent refléter l'accord de transport. Si des transporteurs commerciaux sont sollicités dans un convoi, il est possible que les conditions du convoi doivent être inscrites dans les contrats conclus avec les transporteurs. 
• La personne/l'équipe qui reçoit un convoi devrait dans l'idéal être informée à l'avance de la nature de la cargaison prévue et, si possible, recevoir une copie anticipée de la liste de colisage ainsi que les dates/heures d'arrivée estimées. Toutes les marchandises doivent être comptées, et si nécessaire pesées/mesurées, au point de réception pour garantir qu'aucune marchandise n'a disparu en cours de route. 

Dans le cas d'une opération transfrontalière :

• Tous les documents relatifs aux douanes doivent être identifiés et fournis à l'avance au conducteur, au chef de convoi et au destinataire prévu. 
• Une personne de confiance de l'organisme humanitaire organisateur doit inspecter la cargaison et les véhicules avant l'arrivée et le passage de la frontière et après le dédouanement des marchandises pour s'assurer que la cargaison n'a pas été falsifiée et éviter toute accusation de contrebande. 
• Si la cargaison est déchargée et transbordée sur de nouveaux véhicules, un représentant de l'organisme humanitaire organisateur doit être présent pour observer le processus. L'idéal serait de compter les marchandises une fois le transbordement terminé pour s'assurer qu'aucun vol ou aucune perte n'a eu lieu. 
• Les organisateurs doivent prévoir les temps de passage aux frontières.
  • Dans certains cas, les véhicules peuvent attendre pendant des jours, voire des semaines, aux postes frontaliers. Les conducteurs doivent pouvoir manger et dormir en toute sécurité, tout en maintenant une présence physique autour des véhicules de transport de marchandises.
  • Dans l'idéal, les véhicules devraient pouvoir rentrer en toute sécurité de jour s'ils sont refusés à la frontière. 
  • Tout retard ou problème lié à la douane ou au passage de la frontière doit être communiqué au point focal organisateur désigné dès que possible. 

Organisateurs de convois

Il est vivement conseillé aux organisateurs de convois :

• De désigner un chef de convoi expérimenté et connaissant l'itinéraire.
• Dans la mesure du possible, de planifier soigneusement l'itinéraire à l'avance en prévoyant des lieux d'arrêt.
• De produire et de fournir toute la documentation requise, y compris les lettres de transport et les listes de colisage.
• De décider au préalable des procédures à suivre si le convoi est arrêté ou bloqué, et d'en informer complètement tous les conducteurs avant de commencer le déplacement.
• De repérer un point focal et/ou un organisateur chargé de la sécurité à l'extérieur du convoi qui sera d'astreinte pendant le convoi.
• D'organiser des réunions d'information détaillées avec les transporteurs/conducteurs.
• De s'assurer qu'ils disposent du nom des conducteurs, de leurs coordonnées et des numéros de plaque d'immatriculation du véhicule avant le départ.
• De maintenir la communication avec les chefs de convoi à des intervalles prédéfinis si possible.
• Après chaque trajet, de noter la présence de toute patrouille ou de tout point de contrôle de sécurité en vue de la planification future.
• D'élaborer un plan de réparation et de dépannage (pièces détachées, véhicule de poursuite, accès facile à un véhicule de dépannage, etc.).
• De récupérer les articles de visibilité une fois la mission terminée, notamment en cas d'utilisation de véhicules commerciaux.

Véhicules de convoi

Avant le départ d'un convoi, il est fortement conseillé que les véhicules :

• Soient dans un bon état mécanique. Les organisations et les planificateurs doivent rechercher une éventuelle usure importante, vérifier la pression des pneus, etc.
• Roulent dans la mesure du possible avec la gamme complète de pièces détachées (filtres, courroies, pneus de rechange, huile pour moteur, etc.).
• Portent si nécessaire le logo de leur organisation. Il est suggéré d'utiliser au moins l'un des éléments suivants : drapeaux, bannières ou grands autocollants.
• Aient le plein de carburant et soient prêts à partir dès qu'ils atteignent le point de rassemblement.
• Il est vivement conseillé de prévoir un conducteur de remplacement pour les véhicules. Le conducteur de remplacement doit être légalement capable de conduire et posséder de l'expérience dans le domaine du camionnage à longue distance.

Pendant un convoi, il est fortement conseillé que les véhicules :

• Respectent les limitations de vitesse et ne roulent qu'à la vitesse permise par les conditions.
• Respectent toutes les règles et réglementations locales et nationales. 
• Maintiennent une vitesse régulière.
• Ne dépassent pas d'autres véhicules du convoi.
• Utilisent si nécessaire des drapeaux pour distinguer le premier et le dernier véhicule de chaque section.
• Maintiennent une distance constante entre eux. La distance recommandée est de 100 mètres de jour et de 50 mètres de nuit, mais la distance entre les véhicules dépend du terrain, de la vitesse requise, de la visibilité et d'autres contraintes.
• Ne transportent pas de marchandises qui ne figurent pas sur les lettres de transport/listes de colisage connexes, qui ne font pas partie du plan de livraison initial et qui ne sont pas destinées à un usage humanitaire.
• Lorsque cela est possible, ne se déplacent pas en convoi avant le lever du soleil et/ou après le coucher du soleil.
• N'abandonnent pas le convoi ou ne laissent pas un camion à l'arrière sans instruction du chef de convoi ou d'une personne autorisée.
• Ne prennent pas d'autostoppeurs ou d'autres personnes ne figurant pas initialement dans le plan du convoi. Les conducteurs des véhicules doivent être particulièrement mis en garde contre le transport de soldats ou d'acteurs armés non étatiques, quelles que soient les circonstances.

En cas de panne d'un véhicule pendant le transit :

• Tous les véhicules du convoi doivent s'arrêter. Le chef de convoi doit prendre contact avec l'organisateur désigné et le point focal de sécurité.
• Les convois ne doivent reprendre qu'après qu'il a été établi qu'une initiative de réparation/dépannage est en cours, ou si le point focal de sécurité décide qu'il est sûr de laisser un véhicule à l'arrière.

Conducteurs de convoi

En règle générale, les conducteurs de convoi ne doivent pas :

• Porter ou transporter d'armes, de stupéfiants et/ou d'alcool sous quelque forme que ce soit.
• Partir sans l'autorisation du chef de convoi et/ou de l'organisateur agréé du convoi.
• Remettre du carburant ou des équipements de communication, de l'argent ou le contenu de la cargaison à toute personne sur la route, à moins que cela ne fasse partie d'un processus de livraison/distribution planifié.
• Ne pas prendre part à tout comportement inapproprié (y compris, mais sans s'y limiter, toute forme d'intoxication, de harcèlement, de harcèlement sexuel, d'abus de pouvoir). Un comportement approprié du personnel du convoi devrait être obligatoire.
• Les conducteurs doivent être munis de tous les documents légaux nécessaires les autorisant à conduire dans les zones d'intervention.