Contrat en vue du transport par un tiers | Logistics Operational Guide

Conditions recommandées - Tous les déplacements

Si des organisations humanitaires prévoient de solliciter contractuellement des services de transport tiers, voici un guide général des modalités que les planificateurs peuvent souhaiter examiner.

La société de camionnage sous contrat doit s'assurer que les conducteurs indiquent toutes les informations requises sur les carnets de bord ou les fiches d'activité fournis, conformément aux instructions et aux accords conclus avec l'organisme contractant.
Il est recommandé que la société de camionnage sous contrat veille à ce qu'une liste de contrôle d'inspection des véhicules en bonne et due forme soit complétée quotidiennement.
La société de camionnage sous contrat doit s'assurer que tous les camions sont équipés d'un matériel d'arrimage ou de fixation adéquat ainsi que de tout le matériel de manutention requis.
La société de camionnage sous contrat doit veiller à ce que tous les conducteurs portent l'équipement de sécurité présent dans le camion en cas de besoin.
Il est recommandé aux organismes humanitaires d'exiger des sociétés de camionnage sous contrat qu'elles utilisent des carnets de bord, des fiches d'activité et des listes de contrôle d'inspection des véhicules, tenus à jour pour tous les conducteurs/équipements à des fins d'assurance de la qualité. Les organismes humanitaires contractants doivent inspecter les carnets de bord et les fiches d'activité de manière régulière.
Dans la mesure du possible, les conducteurs doivent être joignables pendant toute la durée du transport par la société de camionnage sous contrat et l'organisme humanitaire contractant en cas de besoin.

Formation des conducteurs

La société de camionnage sous contrat doit s'assurer que le conducteur employé pour le transport des biens humanitaires est bien formé, et la formation peut être démontrée aux organismes humanitaires contractants sur demande.
La société de transport sous contrat doit s'assurer que les conducteurs employés pour la livraison de produits pharmaceutiques ou d'autres marchandises sensibles à la température sont bien formés et connaissent les exigences de température des marchandises transportées.
La société de transport sous contrat doit s'assurer que les conducteurs employés pour la livraison de marchandises dangereuses sont bien formés à la manipulation et au transport de matières dangereuses, et qu'ils respectent les lois et réglementations nationales et locales.

Responsabilités de la société de camionnage sous contrat

Si un camion est sous-traité par une société de camionnage sous contrat, le véhicule sous-traité relève de la seule responsabilité de la société de camionnage sous contrat, qui doit s'assurer que les sous-traitants respectent les conditions convenues entre l'organisation humanitaire et la société de camionnage sous contrat.
La société de camionnage sous contrat est chargée de veiller à ce que toutes les marchandises soient livrées conformément à la période de transit convenue.
La société de camionnage sous contrat doit s'assurer que les conducteurs atteignent le bon point de livraison, et la preuve de livraison doit être signée et tamponnée par le réceptionnaire.
La société de camionnage sous contrat doit assurer la remise des marchandises au point de livraison.
La société de camionnage sous contrat doit soumettre les factures et les reçus à l'organisme humanitaire contractant dans le délai contractuel prédéfini après la livraison.

Rapports et communications

La société de camionnage sous contrat doit communiquer clairement les exigences quotidiennes en matière de transport.
La société de camionnage sous contrat doit s'assurer que si les conducteurs ne sont pas joignables, un rapport de mise à jour du statut peut être envoyé une fois que les conducteurs sont contactés. Les rapports de mise à jour doivent être envoyés à une période prédéfinie, établie dans le contrat.
Le conducteur employé pour tout transport doit signaler tout cas de figure suivant dans un délai contractuellement prédéfini :
- Accident, vol ou dommage à tout moment du transport.
- Incidents de sécurité, y compris points de contrôle, détention, conflits armés sur la route, harcèlement par des responsables de la sécurité ou toute autre question liée à la sécurité.
- Obstacles physiques, notamment infrastructures endommagées, fermetures de routes, routes impraticables en raison des conditions météorologiques ou tout autre élément susceptible d'empêcher la circulation des véhicules.
Les éventuels frais supplémentaire facturés sans l'accord du superviseur/responsable du transport ne doivent pas être acceptés et doivent être supprimés de toute facture ou de tout « relevé de compte » de la société de camionnage sous contrat.
La société de camionnage sous contrat doit informer rapidement l'organisme humanitaire contractant par téléphone ou par courriel en cas d'anomalie au point de déchargement à destination, telle qu'une expédition insuffisante, des dommages, des vols, des écarts de température ou tout autre problème lié à des retards dans la livraison des marchandises au point de livraison.

Assurance et limitation des responsabilités

Les coûts de remplacement des articles transportés perdus ou endommagés par négligence doivent être pris en charge par la société de transport sous contrat, et tous les délais et conditions de remboursement doivent figurer dans le contrat conclu entre les parties.
La société de camionnage sous contrat doit assurer l'organisation humanitaire contractante, ses filiales et ses/leurs responsables et collaborateurs contre toute réclamation, responsabilité, tous dommages et dépenses découlant de ou liés à l'exécution des services, pour :
- Toutes les blessures, décès ou maladies de toute personne.
- Tout dommage ou toute perte de biens.
- Tout dommage ou toute perte des biens de l'organisation humanitaire placés sous la surveillance, la garde et le contrôle exclusifs de la société de camionnage sous contrat dans le cadre de l'exécution des services.
- Toute violation des lois et règlements en vigueur, sauf en cas de négligence grave ou de faute intentionnelle de l'organisation humanitaire contractante.
Il est fortement recommandé que la société de camionnage sous contrat soit obligée de souscrire et de conserver, en son nom et à ses frais, une assurance adéquate pour couvrir ses responsabilités, pleinement applicable à tout moment pendant le processus de transport sous contrat :
- Une police d'assurance de responsabilité civile pour couvrir tout(e) manque, dommage, vol, disparition, mauvaise affectation ou toute autre perte des marchandises pendant qu'elles sont sous la surveillance, la garde ou le contrôle de la société de camionnage sous contrat, sous réserve d'une responsabilité maximale d'un montant adéquat pour indemniser l'organisme humanitaire contractant contre toute perte ou tout dommage aux marchandises conformément aux lois et règlements locaux en vigueur, le montant le plus élevé étant retenu.
- Une assurance de responsabilité civile automobile prévoyant des planchers d'indemnisation pour les préjudices corporels, le décès ou les dommages matériels, conformément aux lois et règlements locaux en vigueur.
Toutes les polices d'assurance souscrites par la société de camionnage sous contrat doivent contenir une clause stipulant qu'elles ne peuvent pas être modifiées, supprimées ni expirer sans l'approbation expresse préalable de la société sous contrat.
Les franchises des assurances souscrites par la société de camionnage sous contrat ou son sous-traitant relèvent de la responsabilité de la société de camionnage sous contrat ou de son sous-traitant.

Conditions recommandées - Déplacements à température contrôlée/exigences

Pour plus d’informations sur la contractualisation avec des transporteurs tiers pour le transport de marchandises médicales à température régulée, veuillez vous référer à la section sur la chaîne d’approvisionnement sanitaire de ce guide.