Le stockage et la gestion physique des articles de santé doivent respecter la plupart des principes de base standard de la gestion des entrepôts et des stocks. Outre les normes de base, quelques facteurs supplémentaires doivent être pris en compte lors du stockage d’articles de santé. 

Organisation des articles de santé

La disposition des articles de santé dans un entrepôt ou une salle de stockage peut prendre de multiples formes. Dans des entrepôts de grande taille ou des entrepôts dans lesquels les articles sont palettisés, les méthodes traditionnelles de disposition des marchandises sont généralement suffisantes, à condition que les exigences en matière de température, d’humidité et d’exposition à la lumière soient respectées. 

Toutefois, dans de nombreux cas, les articles de santé sont stockés en vrac ou divisés en unités comptables beaucoup plus petites. En raison des volumes relativement faibles d’articles de santé et du nombre relativement élevé d’éléments individuels, les articles de santé sont souvent stockés sur des étagères, séparés par unités individuelles. La séparation par unités individuelles facilite également la distribution de quantités relativement faibles d’articles susceptibles de n’être consommés que dans des proportions moindres.

Stockage "VEN"

Dans les installations de stockage de taille moyenne à grande et dans les entrepôts utilisés pour stocker des articles médicaux, les articles de santé peuvent être séparés en fonction des risques liés à leur exposition aux fluctuations de température, de la fréquence ou de l’importance de leur utilisation, ou encore des exigences de contrôle en place. Le stockage "VEN" consiste à hiérarchiser les locaux de stockage des articles en fonction de leur définition comme:

• Vitaux (V)
• Essentiels (E)
• Non essentiels (N)

À l’instar de la stratégie zonale de séparation des articles en fonction de leur poids et de leur fréquence globale d’utilisation, la méthode VEN aide à repérer l’emplacement physique d’un entrepôt où les articles doivent être acheminés en classant les marchandises en catégories à regrouper dans des locaux de stockage. L’analyse de stockage VEN aide à concevoir l’agencement des installations de stockage en repérant:

• L’endroit où les marchandises les plus sensibles à la température doivent être placées.
• L’endroit où les articles spéciaux, tels que les stupéfiants, les psychotropes ou d’autres articles fortement réglementés, doivent être placés.
• L’endroit où les articles fréquemment utilisés doivent être placés.
• L’endroit où les articles extrêmement fragiles doivent être placés.

Caractéristiques des produits

Une autre méthode d’organisation et de stockage des médicaments et des articles de secours médical consiste à séparer les articles en fonction des caractéristiques des produits. Une séparation arbitraire est utile pour trouver rapidement les articles médicaux et peut être particulièrement pratique dans les entrepôts comportant un grand nombre d’unités de gestion des stocks. Dans certains cas, plusieurs méthodes de tri peuvent être utilisées en même temps, par exemple d’abord la séparation des articles en fonction d’une caractéristique (projet), puis la séparation de ces sous-catégories en fonction d’une autre caractéristique (alphabétique). 

Forme pharmaceutique – L’une des méthodes les plus fréquentes d’organisation des stocks sur les rayons et les étagères consiste à séparer les articles en fonction des caractéristiques physiques de leur forme pharmaceutique. Les formes pharmaceutiques peuvent être les suivantes:

• Comprimés
• Produits injectables
• Consommables liquides (exemple: sirops)
• Produits topiques (exemple: crèmes)

L’avantage de la séparation par forme pharmaceutique est que des formes pharmaceutiques similaires sont souvent soumises à des exigences de manipulation similaires. Par exemple, les produits injectables sont souvent présentés dans des flacons en verre qui doivent être manipulés comme des articles fragiles.

Classement alphabétique – Dans des environnements où les employés de l’entrepôt ne connaissent pas nécessairement les articles de santé, la séparation et le stockage des articles par ordre alphabétique, sur la base de leur dénomination commune, permettent de repérer rapidement les emplacements de stockage. Le stockage par ordre alphabétique ne fonctionne très bien que dans des entrepôts dans lesquels:

• Il n’y a que peu ou pas de différence dans les contrôles de température pour les différents articles en stock.
• Il existe des locaux de stockage plus petits sans grandes variations de température ni grands volumes d’unités de gestion des stocks.
• Une langue principale est comprise par tous au sein de l’environnement de stockage. 

Fréquence – À l’instar des plans de stockage par zone pour les marchandises en vrac, certains planificateurs peuvent souhaiter disposer les articles en stock dans un entrepôt en fonction de leur fréquence d’utilisation. Il s’agit notamment de placer les articles les plus souvent utilisés sur les étagères ou les rayons plus les plus proches des portes et à l’avant des salles de stockage. 

Codification prédéfinie – Les organisations humanitaires intervenant en réponse à une situation d’urgence sanitaire peuvent avoir recours à diverses méthodes et raisons pour définir leurs propres systèmes de codification. Exemples de types de codification:

• Projet ou donateur: séparation des articles en fonction du projet pour lequel ils ont été acquis et pour lequel ils doivent être utilisés. 
• Réglementation: certaines autorités locales ou nationales peuvent avoir leur propre système de codification des produits en fonction des réglementations sanitaires en vigueur.
• Systèmes de gestion des stocks: si les organisations humanitaires disposent déjà de leur propre système de gestion des stocks permettant de classer de nombreux articles, y compris les articles de santé, par catégories. 

Zones de stockage sécurisées

Quel que soit l’endroit où les produits pharmaceutiques sont stockés et transportés, des "substances contrôlées" spéciales peuvent nécessiter un stockage sécurisé. Exemples d’articles nécessitant un stockage sécurisé:

• Articles de grande valeur.
• Articles impliquant un risque élevé de dépendance ou d’abus de substance. 
• Articles spécifiquement réglementés par des lois locales ou nationales.

En règle générale, tout article classé comme stupéfiant, psychotrope ou toute autre forme de médicament analgésique doit être placé dans un lieu de stockage sécurisé, l’accès en deux étapes étant l’option privilégiée. Dans de nombreux cas, les listes nationales de médicaments essentiels décrivent les médicaments qui doivent être stockés en toute sécurité en vertu de la législation nationale. Dans certains cas, les organisations humanitaires peuvent se voir interdire totalement le stockage d’articles particuliers.

Tiré de: JSI Deliver Principes directeurs applicables au stockage des médicaments essentiels

Tout article nécessitant un stockage sécurisé doit être stocké de manière sûre et adéquate dans un endroit approprié. En fonction des volumes de substances contrôlées et de l’espace disponible dans les installations de stockage, le stockage sécurisé peut comprendre les éléments suivants:

• Salle avec portes verrouillables.
• Étagères ou rayonnages à cage verrouillable.
• Coffre-fort verrouillé, solidement fixé à une surface permanente.

L’avantage de disposer d’une salle séparée avec portes verrouillables est qu’elle peut être réglée à sa propre température lorsque cela est nécessaire pour les produits. Toutefois, dans de nombreux cas, les substances contrôlées doivent être conservées dans le même espace général ouvert que le reste des produits de l’entrepôt. Lorsque des substances contrôlées sont conservées dans le même local que les marchandises générales, les organisations peuvent utiliser des étagères ou des rayonnages à cage:

Les rayons/étagères à cage doivent être verrouillables et être suffisamment solides pour résister aux effractions. 

Règles générales pour la maintenance d’un local de stockage sécurisé:

• Les clés ne doivent être confiées qu’au personnel autorisé. Dans l’idéal, un responsable d’entrepôt devrait contrôler l’accès à l’entrepôt, et seul le personnel autorisé à accéder au lieu de stockage des substances contrôlées au sein de l’entrepôt devrait détenir les clés du local de stockage verrouillable. Dans certains pays, les personnes ayant accès aux clés des articles à stocker sous verrou doivent se soumettre à une procédure d’autorisation. 
• La carte de stock doit être utilisée dans tous les cas de figure, et le personnel doit signer une feuille d’émargement au fur et à mesure que des articles sont retirés.
• Le cas échéant, un système d’alarme doit être utilisé. 
• Le cas échéant, un système de caméras avec capacité d’enregistrement doit être installé, en particulier dans des scénarios de stockage d’importants volumes de substances contrôlées. 

Autres espaces prévus

En plus des autres exigences spécifiques en matière d’infrastructure d’entreposage et de stockage de produits de santé dans un contexte humanitaire, les responsables de la planification des opérations logistiques doivent tenir compte des espaces prévus pour les activités clés. 

Réception/envoi – Des entrepôts de taille suffisamment importante devraient dans l’idéal comporter des zones spécialement délimitées pour les marchandises qui viennent d’arriver ou qui sont en cours de regroupement pour envoi. Dans de nombreuses installations de stockage, les zones de chargement/réception sont situées à proximité immédiate des quais de chargement/portes, dans une chambre intermédiaire, voire à l’extérieur de l’installation de stockage. Lors de la conception d’une zone de chargement/réception, les planificateurs doivent tenir compte des besoins en marchandises et articles de santé à température contrôlée: tout comme les espaces de stockage à température contrôlée, les zones spécialement conçues pour l’envoi/la réception doivent être à température contrôlée dans la mesure du possible. En outre, les zones d’envoi peuvent disposer d’un espace spécialement réservé au conditionnement de boîtes réfrigérantes si les besoins du projet l’exigent.

Zone de quarantaine – voir la section "Articles de santé endommagés et périmés".

Zone de regroupement en kit – Les zones de regroupement en kit sont courantes dans les entrepôts humanitaires; toutefois, le regroupement d’articles de santé en kit peut nécessiter une attention particulière. Les zones utilisées pour le regroupement d’articles de santé en kit, y compris de produits pharmaceutiques et de dispositifs médicaux, peuvent nécessiter une attention supplémentaire. Les zones utilisées pour le regroupement d’articles de santé en kit doivent être soigneusement nettoyées et peuvent nécessiter des zones de travail à température contrôlée afin de maintenir des conditions appropriées pour les articles. Le regroupement en kit peut prendre des heures, voire des jours, en fonction de la commande de travail, et la zone de regroupement en kit doit être aussi adaptée au stockage d’articles de santé que l’installation de stockage principale.