Planeamento da Receção
Num processo ideal de receção de carga, os carregamentos recebidos devem ser organizados antes da chegada do veículo de entrega e a informação sobre os carregamentos recebidos deve ser comunicada à equipa do armazém com antecedência. Idealmente, o conteúdo e volume da remessa, e possivelmente até uma cópia digitalizada de uma lista das embalagens e/ou guia de remessa, também serão comunicados com antecedência.
- Se uma única organização estiver a movimentar carga entre dois armazéns/depósitos que gere diretamente, deverá ser relativamente fácil fornecer informações avançadas de entrega no local de receção.
- Se o armazém em questão estiver a receber carga de fontes externas, como um fornecedor, as agências devem esforçar-se por obter o máximo de informação possível, previamente.
- Em qualquer situação, os veículos que se aproximam do armazém ou do depósito devem ser instruídos a telefonar com pelo menos uma hora de antecedência para garantir que o armazém possa receber e descarregar adequadamente o veículo. Nas instalações de armazenamento com operações muito movimentadas, o veículo terá de ser programado para uma hora específica de descarga.
Na Receção de Carga
Os passos a dar no ponto de receção da carga num armazém incluem:
- Os pesos e volumes para cada elemento de linha são registados.
- A contagem completa é realizada conferindo a guia de remessa. As discrepâncias entre a contagem da peça e a guia de remessa ou danos devem ser anotadas na guia de remessa.
- É gerada uma nota de mercadorias recebidas (GRN) para os artigos recebidos.
- Os artigos são colocados em local apropriado, correspondente em armazém/compartimento de armazenamento.
- Cópias físicas do GRN e da guia de remessa são guardadas num local seguro no escritório do armazém.
- À medida que os artigos são colocados no armazém, as fichas de stock devem ser atualizadas. Se ainda não existir uma ficha de stock, deve ser gerada uma nova ficha de stock.
- Os carregamentos que chegam sem notificação prévia podem ser rejeitados, dependendo da segurança, capacidade do armazém e política da organização.
- Se forem recebidos artigos danificados, estes devem ser separados da remessa principal e colocados num local bem marcado, para serem reparados ou eliminados posteriormente.
Planeamento de Envio
Tal como o planeamento da receção de carga, há medidas que os armazéns e organizações podem tomar para planear também o envio de carga.
- O envio da carga deve ser planeado com antecedência e comunicado ao armazém; as ordens de recolha devem ser claras, e os armazéns devem ter tempo para retirar a carga, organizar os carregamentos, e preparar a fase de recolha.
- Os veículos que chegam para a recolha devem ser dados a conhecer e programados com antecedência. Os veículos que cheguem para recolha de carga não planeada, ou que cheguem anunciados para recolha de carga planeada, podem ser atrasados ou rejeitados com base na política da organização gestora.
No Envio da Carga
Passos a dar no ponto de liberação da carga de um armazém:
- É realizada uma contagem física da carga consolidada para confirmar o número correto.
- É gerada uma guia de remessa ou uma nota de mercadorias liberadas (se exigido pelos termos do movimento), contendo informações sobre a carga liberada, datas e nomes de pessoas que liberam e de condutores que recolhem a carga.
- Fichas de stock e registo de armazém atualizado com a nova contagem de peças.
