Este guia não pretende abordar a segmentação nem as decisões sobre o que distribuir a quem e outras questões-chave; deve haver uma equipa técnica dedicada especializada em segurança alimentar, WASH, educação, abrigo ou outros setores que terão um melhor contributo sobre estas necessidades. No entanto, devido às múltiplas atividades necessárias para distribuir mercadorias a tempo, recomenda-se o envolvimento do pessoal de logística no processo de planeamento e tomada de decisões. Isto assegurará que o que for decidido poderá ser viável e que o plano decidido faz sentido juntamente com outros planos logísticos.  

A distribuição deve ocorrer assim que provas claras informem o plano de distribuição. Infelizmente, por vezes não é possível esperar até que sejam feitas avaliações completas, como na primeira fase de uma emergência. Nestas situações, as distribuições podem começar sem um bom planeamento a fim de salvar vidas e/ou aliviar o sofrimento. No entanto, é fortemente aconselhado que seja necessária alguma forma de verificação para assegurar que os beneficiários identificados tenham uma necessidade legítima.  Terá ainda de ser concluída uma avaliação adequada o mais rapidamente possível, mas as distribuições podem potencialmente começar sem avaliações se os planeadores modificarem gradualmente o seu conteúdo e sistematização para se alinharem com novas provas e informação contextual.

Números

Saber quantas pessoas são afetadas por uma catástrofe é essencial para planear uma distribuição, no entanto, nem sempre é fácil desenvolver um número fiável das pessoas necessitadas - podem surgir grandes diferenças entre os números dados pelas autoridades, agências da ONU, ou pelos representantes da população - e podem sofrer profundas modificações ao longo do tempo. Em grandes catástrofes naturais, o número de beneficiários definidos pode mudar à hora; e com o passar do tempo, os números de registo inicial tornam-se pouco fiáveis devido a nascimentos, mortes e movimentos populacionais.  As incertezas sobre os números são uma constante, mas é fundamental que todos os parceiros e intervenientes-chave compreendam que o número exato de pessoas que necessitam de assistência nem sempre será conhecido. À medida que o programa se desenvolve e mais informação está disponível, os pressupostos mudarão e as distribuições alinhar-se-ão mais de perto com as necessidades verificadas.

É necessária alguma forma de registo para todas as distribuições, mas o tipo de registo pode variar desde a simples estimativa do número total de beneficiários, até à recolha de informações detalhadas sobre cada família e/ou indivíduo. O método de registo utilizado está estreitamente ligado ao sistema de distribuição adotado, e tanto as próprias comunidades como as agências externas podem registar os potenciais beneficiários de um programa. Na maioria dos programas, a lista inicial de beneficiários é produzida com a assistência de líderes comunitários ou por funcionários governamentais. O registo é um exercício contínuo, que requer uma verificação regular através da verificação dos dados de registo, e comparações com outras estimativas de números de população.      

Plano de distribuição

Um plano de distribuição precisa de considerar os interesses dos beneficiários, as restrições de segurança e logísticas, a forma e frequência das distribuições previstas, o número de indivíduos que irão receber distribuições, e os recursos disponíveis.

Se for seguro, logisticamente possível, e apropriado para a população, a distribuição de todos os artigos de uma só vez ou ao longo de um único dia minimiza o custo e o esforço para a agência de distribuição. As distribuições únicas são também uma escolha mais conveniente para os beneficiários que têm de percorrer longas distâncias para chegar aos locais de distribuição.

Noutros contextos, uma abordagem faseada pode ser mais apropriada, com a distribuição a ocorrer em vários dias, ou mesmo distribuições diferentes separadas por vários dias. A entrega faseada pode dever-se a:

• Espaço de distribuição dedicado a outras atividades.
• Atrasos ou insuficiências na aquisição de artigos distribuídos.
• Feriados nacionais ou religiosos.
• Insegurança.
• Acordos prévios com as populações beneficiárias.

Uma abordagem faseada pode ainda satisfazer as necessidades mais urgentes de uma população, e o foco pode ser colocado em grupos priorizados de alto risco. Pode então seguir-se uma segunda ou mais rondas de distribuições em conformidade.

Deve conceber-se um calendário de distribuição cuidadosamente. Deve incluir um horário de trabalho claro e estabelecer um objetivo de distribuição realista. O calendário deve ser partilhado com pontos focais logísticos para armazenamento e transporte, a fim de assegurar que as mercadorias possam ser preparadas e entregues como planeado.

Uma boa forma de planear o movimento de abastecimento de uma distribuição é fazer recuar o tempo necessário para a preparação com base num dia de distribuição previsto.

Se estiver prevista uma distribuição no dia D, a logística deve desencadear a receção em:

$D – (2 dias) – (5 dias) – (15 dias) = 22 dias de ante\mathrm{ce}\mathrm{dên}\mathrm{cia}$

O pragmatismo é essencial, mas podem surgir problemas quando os princípios técnicos originais são esquecidos.