A Gestão da Frota deve contribuir para a eficiência e a eficácia de custos da organização, ao mesmo tempo que são alcançados os seus objetivos operacionais. Obter dados, analisar dados e tomar decisões informadas é um processo básico composto por três etapas para controlar e melhorar o desempenho das frotas.
Recolha de Dados
Os dados da frota devem ser obtidos de forma estruturada, tendo sempre em mente que os dados recolhidos devem contribuir para a tomada de decisões. Os critérios de desempenho da frota podem ser classificados nos seguintes blocos:
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A fim de gerar indicadores básicos, recomenda-se que as seguintes informações sejam recolhidas mensalmente:
- Número de dias úteis para o período atual.
- Número de dias em que o veículo foi utilizado durante o período atual.
- Número de dias durante o período atual em que o veículo esteve na oficina para assistência ou reparação.
- Distância percorrida durante o período atual.
- Combustível consumido durante o período atual.
- Custos incorridos durante o período atual em termos de:
- Combustível.
- Manutenção.
- Reparação.
- Pneus.
- Outros/ Diversos (limpeza, verificação da pressão dos pneus).
- Colisões e incidentes com veículos
- Número de incidentes com veículos durante o período atual.
- Número de feridos durante o período atual.
- Número de vítimas mortais durante o período atual.
Diário de Bordo do Veículo
A informação de monitorização é obtida a diferentes níveis e de diferentes fontes. O principal repositório de informação sobre as movimentações do veículo é o diário de bordo do veículo. O diário de bordo do veículo é um livro utilizado para registar todas as informações relevantes sobre um veículo específico. É sempre guardado no veículo e é da responsabilidade do condutor atribuído ao veículo. Normalmente os diários de bordo têm duas partes diferentes: uma para registar todas as atividades de reparação e manutenção e uma segunda para registar a quilometragem e o consumo de combustível.
Abaixo encontra-se um modelo de livro de registo de manutenção do veículo:
Adaptado de ACF
Um modelo de diário de bordo de movimento do veículo:
Adaptado de ACF
Tanto os modelos de registo de manutenção como os modelos de registo de combustível são impressos num único livro que é preenchido pelo condutor e pelo mecânico, e recolhidos regularmente pelo gestor de frota. Recomenda-se a compilação de todos os diários de bordo e o seu processamento mensal.
A informação do Diário de Bordo é então transferida para uma folha de cálculo para consolidação e análise. Podem ser utilizados vários modelos para uma recolha sistemática de dados. A Fleet Forum oferece uma ferramenta de recolha e comunicação baseada em folha de cálculo desenvolvida pela OMS.
Consumo de Combustível
O consumo de combustível do veículo é um dos parâmetros básicos para monitorizar o estado do veículo e os hábitos de condução.
O fabricante do veículo ou o gestor de frota deve fornecer uma base de referência para o consumo de combustível do veículo, de acordo com a sua experiência. As condições da estrada, o peso da carga, o tempo em marcha lenta, a utilização do ar condicionado, a idade do veículo, a condição de serviço e outros elementos podem afetar o consumo de combustível. Tendo estes fatores em consideração, o consumo de uma dupla condutor-veículo deve ser mais ou menos regular ao longo do tempo e quaisquer desvios significativos devem ser analisados para compreender as razões subjacentes e corrigidos, se possível.
A base de referência para o consumo de combustível por tipo de veículo geralmente tem a seguinte apresentação:
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Adaptado da OMS
Recomenda-se calcular o consumo após cada reabastecimento. Para efetuar o cálculo do consumo em litros aos 100 Km:
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1. Tomar a distância entre 2 abastecimentos. 2. Distância no último abastecimento menos a distância no abastecimento anterior:
3. Quantidade de combustível colocada no depósito no último abastecimento:
4. O consumo de combustível aos 100 Km é:
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Outras Fontes de Dados
As informações sobre a utilização do veículo que podem ajudar a calcular a taxa de disponibilidade ou a taxa de utilização poderiam ser extraídas dos registos de planeamento de deslocações e da oficina.
As informações sobre acidentes com veículos também devem ser devidamente registadas para permitir a monitorização dos indicadores de segurança relacionados com a frota. A Fleet Forum tem disponível um kit de ferramentas abrangente para a gestão de relatórios e análises de acidentes.
A recolha regular de feedback dos utilizadores do serviço pode fornecer informações qualitativas como o nível de satisfação, as práticas de condução, o comportamento do condutor e a mentalidade de serviço, segurança, entre outros.
