Снабжение | Logistics Operational Guide

Обычно снабжение рассматриваются как «узкое место» и трудоемкая деятельность, как правило, связанная с задержками и жесткой бюрократией. Однако деятельность по снабжению может быть гибкой и практичной, если организации понимают, какую роль играют закупки, почему они существуют, каковы руководящие принципы , и как управлять процедурами. Посредством деятельности по снабжению организации приобретают необходимые материалы и услуги для выполнения нашей повседневной организационной деятельности.

Определение

Снабжение — это процесс идентификации и получения товаров и услуг. Он включает в себя поиск поставщиков, закупки, и охватывает все виды деятельности, начиная с выявления потенциальных поставщиков и заканчивая доставкой от поставщика пользователям или бенефициарам ("Global Logistics and Supply Chain Management", 2008).

Важно отметить, что снабжение — это не единовременное действие, а процесс; это серия мероприятий, направленных на удовлетворение потребностей гуманитарных проектов, а также нашей деятельности в целом. Данный процесс стандартизирован таким образом, что его можно воспроизвести независимо от места, времени или контекста. В то же время процесс должен быть достаточно гибким, чтобы охватить каждую из различных проблем, с которыми сталкивается менеджер по закупкам.

Понятия «закупки» и «снабжение» часто используются взаимозаменяемо; хотя общепринятое использование этих двух слов как взаимозаменяемых не обязательно является точным. Закупки — это лишь часть процесса снабжения, важная, но только отдельная функция, связанная с фактическим приобретением товаров и услуг у поставщиков. В рамках данного руководства закупки и снабжение будут различаться по этим признакам.

Общие термины для снабжения

Комитет/ группа по оценке	Комитет, состоящий из нечетного числа членов (не менее трех), обладающих необходимой технической и административной квалификацией для вынесения обоснованного заключения по тендерам или заявкам на предоставление субсидии.
BVM	Сокращение от англ. “Best Value for Money” («Оптимальное соотношение цены и качества»); наилучшее сочетание денежных и неденежных требований, которое организация может получить от выбора поставщиков.
HPCS	Сокращение от англ. “Humanitarian Procurement Centres” («Гуманитарные закупочные центры»). Некоммерческие организации, специализирующиеся на техническом и коммерческом управлении поставками и услугами, необходимыми для осуществления гуманитарной деятельности. Они могут оказать техническую помощь в снабжении или предоставить заранее созданные запасы, закупочные или логистические мощности.
ISO	Сокращение от англ. “International Organisation for Standardisation” («Международная организация по стандартизации»). Независимая организация, которая занимается осмыслением и стандартизацией формул, описывающих наилучший способ выполнить какое-либо действие.
Сертификация	Гарантия того, что продукт и/или компания следовали процессу обеспечения качества.
Время выполнения заказа	Время от начала приобретения товаров и услуг до момента поставки.
Анализ рынка	Важнейший компонент контекстного анализа, сбор информации, которая будет полезна для составления программы вмешательства и способов ее реализации.
Исследование рынка	Мероприятия и средства для выявления поставщиков на конкретном рынке.
Согласованная процедура	Процедура без предварительного опубликования уведомления о закупках, при которой закупающий орган консультируется с кандидатом или кандидатами по своему выбору и согласовывает условия контракта с одним или несколькими из них.
Снабжение	Процесс идентификации и получения товаров и услуг
Закупка	Конкретная функция, связанная с фактическим приобретением товаров и услуг у поставщиков.
QA	Сокращение от англ. “Quality Assurance” («Обеспечение качества»). Процедура обеспечения качества продукции или услуг путем предотвращения ошибок и дефектов в производимой продукции и избежания проблем при поставке продукции или услуг бенефициарам.
QC	Сокращение от англ. “Quality Control” («Контроль качества»); проверки для обеспечения качества продукта или услуги.
Качество	Все элементы и характеристики, которые составляют продукт и которые способствуют его соответствию определенным техническим характеристикам.
Поиск поставщиков	Выявление и работа с соответствующими поставщиками.
Услуги	Интеллектуальные и неинтеллектуальные услуги.
Разделение обязанностей	Принцип, согласно которому для реализации закупочной деятельности необходимо иметь более одного сотрудника.
TCO	Сокращение от англ. “Total Cost of Ownership” («Общая стоимость владения»). Стоимость, связанная с приобретением и использованием продукта с течением времени.
Тендерная процедура	Общий процесс выставления контракта на тендер, начиная с публикации уведомления о закупках и заканчивая присуждением контракта, представленного на тендере.
Работы	Проектирование и/или выполнение работ по восстановлению, строительству и т. д. в соответствии с ранее указанными требованиями.