为正确控制库存，可采用两种主要记录类型：跟踪存货变动的记录和跟踪存货水平的记录。 因为任何给定地点的每一次存货变动都会影响库存水平，所以这两类记录相互关联。 应为记录建立正式的索引，以便在从接货到发货的过程中追溯每件货物。

现有文件系统应尽可能标准化，同时要避免不必要的复杂情况。 此系统需要在运营之初就建立起来，并让负责实际操作的工作人员充分理解。 从这个意义上说，对仓库人员的培训至关重要。

记录存货水平

库存控制的基本目的是随时了解储存设施中有哪些物资。 存货水平的记录精度可不同。

库存控制的基本工具是存货卡和存料卡。这两者都记录每个 SKU 的实际数量变动，且放置在仓库中的货物旁边，而存货明细分类账则存放在中心位置，用于跟踪库存交易。 

在为不同捐助者持有库存时，可为捐助者单独保存记录。 这将简化问责和报告流程，尤其是在项目结束时。

记录存货变动

所有存货变动都应记录在案，并附有证明其收发的相应文件。 只有当供应链中的下一个接收环节签署相应文件后，才应交付物资。 交货所涉及的所有文件都必须妥善存档。

储存设施接收的所有货物都应随附包含货物明细和来源的运单或交货单。  如果供应商或运输商没有提供运单或交货单，仓库管理员应填写收货单。 收货人和交货人均应保留已签署文件的副本。

从仓库中发货时，应提供一份完全授权的存货放行通知单。 未见到存货放行通知单时，仓库管理员不应放行任何产品。

所有交易文件都应标明收发货物的名称和确切数量，以及收发货物个人或机构的名称。 相关的存货卡上应包含交易的参考编号，以便全面跟踪库存中的所有货物。

最关键的是，所有存货接收、放行、转移、处置和调整都要有记录和授权。 所有重要的记录任务均不可延误；所有存货变动记录必须得到立即更新。 存货卡和运单/交货单的纸质副本应在仓库内妥善存档，并可供授权人员查阅。