进口货物之前，机构应全面分析所有海关准则和要求，包括所有限制规定和必要的文件。 清关代理人/海关经纪人和国家当局可在所需步骤和文件方面协助指导进口商。 在一国的物流集群紧急启动时，参与成员还可根据需要共享进口相关信息。 无论是否存在紧急情况，在任何情况下都应清楚地了解需要哪些步骤，并就如何采取行动制定明确的计划。

应当注意的是，在突发的紧急情况中，这一流程可能会发生改变，但并非总是如此。 

上游规划

随着国际运输需求的发展，任何进行运输的组织或实体都需要采取一些关键步骤。 作为出口商/托运人的人道主义响应组织，为获取信息和协调运输而需要采取的关键措施包括：

下游规划

作为进口商或收货人而计划接收运输货物的组织或实体，也应采取措施以妥善准备和确定需求。

文件

进口过程通常需要具体的文件，有时会需要大量文件。  

在紧急情况下，当局通常会要求提供以下文件的原件或副本：

• 商业发票/形式发票 ——注明货物内容概述以及货物采购/付款方。 发票中通常会列出用于关税的货物总成本。 许多人道主义机构倾向于使用自行开具的形式发票来特别说明货物将用于人道主义援助。
• 装箱单——应足够详细和准确，使得海关官员无需检查每件货物。 当运输货物中包含大量货号时，装箱单通常比发票更加详细。
• 提货单/空运单/铁路运单/卡车运单。

其他经常需要的进口文件：

• 捐赠和/或人道主义货物函/证明——许多机构都会附上自制的人道主义意向书或捐赠函，以协助简化关税豁免程序。
• 免税证明——可能在清关时被要求提供的某种形式的函件，已注册的人道主义机构通常能从相关税务当局获得。 但是，每次进口可能都需要提供一份函件。 
• 原产地证书 (COO)——通常由制造商颁发和认证，但在需要时，也可由发货代理人出示。 一些国家有着严格的原产地要求。 
• 检验证书 (COI)——检验证书通常适用于受监管的人用产品，例如： 药物或可能对人体健康产生不利影响的产品，例如：易燃的塑料庇护所材料。 检验证书通常需要外部实验室测试机构进行认证，且该测试机构也必须经过认证，具备测试相关货物具体化学特性的资质。
• 符合性证书 (COC)——符合性证书用于确认产品符合或超过特定的行业标准，并需要外部测试和认证公司的检验。 
• 植物检疫证书——证明进口的植物基材料符合相关国家检疫要求的认证，通常由外部实验室出具。 
• 特殊搬运装卸说明（危险品、冷链、药品、食品）。

入境口岸程序

大多数大型海港和国际机场都有能力现场完成海关检查、储存和清关。 正式清关时，要求设有由相关海关当局指定的办公室以及存放清关中货物的空间。

在进出口贸易中，当局处理货物的主要手续包括：

1. 在清关任何货物前，必须将货物清单/装箱单的一份副本和提货单/空运单提交给相关海关和港口/机场当局。
2. 从船舶/飞机上卸货时，由指定的代理人在地面上计数。
3. 所有抵达的货物均按规定费率加收码头费和/或地面服务费。
4. 未在允许的免费储存期内离开海关保管的货物，按规定的滞期费率收取租金。
5. 对于未在交货后规定时间内离开的未列舱单货物，将收取滞期费。
6. 未能支付滞期费最终可能导致货物被公开拍卖出售。
7. 在以下情况下，可以免除滞期费：
   1. 在抵达时受损且已向托运人提出索赔的货物，可允许延长一定免费时间，以便调查受损货物。
   2. 因卸货而损坏且港务局已收到相应“调查申请”的货物。
   3. 被海关当局扣留以进行特殊检查、化学检验等的货物。
   4. 并非进口商过失或疏忽而导致延迟离开的货物。
8. 用于卸载和储存进口货物的区域必须是根据相应海关法申报的海关区，通常是高安全等级的保税设施。
9. 危险货物只允许储存在专用的指定地点。
10. 收货人或清关代理人向港务局出示由货运代理人签发的交货单以及代表收货人准备的入境单后，海关方可检查货物。

空运到达货物：

• 大型机场通常会在指定海关区内提供相应设施，以拆包过境货物并将其与当地出口货物一同打包。

海运到达货物：

• 对于集装箱货物来说，在将货物交给海关检查之前，可在港口区卸下集装箱中的货物。 或者，可将集装箱运输至内陆集装箱装卸站、仓库或收货人的工厂，并在此卸下集装箱中的货物，然后在完成海关手续后再交给收货人。
• 在船舶装货泊位上，允许装运或运输出口货物（如果是散装货物）。 对于集装箱货物来说，允许将货物装运至港务局分配给航运公司的位置。
• 与进口货物相似，出口货物在装卸时间到期后也会产生滞期费，但港务局有时会免除特殊货物的这一费用。 如果船舶延迟到港，港口可以推迟接受出口货物。
• 出口货物在被带到内陆清关装卸站时，可在此办理海关手续，然后装入集装箱中，最后运输至港口直接装船。 在托运人的工厂或仓库装载集装箱时，也可遵循相同的程序。

在计划货物到达时，必须了解清关是否可行，尤其是在突发的紧急事件后。 在某些情况下，飞机或船虽然能到达海港或机场，但实际上无法合法进口货物。 

清关货物

以下步骤详述了货物抵达和卸货后海关的处理和检查流程：

1. 所有进口的货物必须在指定的海关港口卸货，且未经海关当局的书面许可，不得脱离海关管制。
2. 在允许货物脱离海关管制之前，货主或其代理人必须以规定的形式按法律要求提交文件，以便海关当局检查货物。 所有文件中的具体货物详细信息必须一致。
3. 当货物的目的地是保税仓时，文件中必须包括货物仓储许可申请书和保证金。
4. 海关当局有权检查所有进口货物。 检查形式可以是实物检查（目视检查、计数、称重、测量、化学检验等），也可以是文件检查（包括审查相关文件，例如发票、银行票据、保险单以及列出货物数量和描述的表格）。
5. 如果商品应付关税，必须立即支付关税，或者进口商必须提供保证缴纳关税的保证金。
6. 如果货物未在进口船只或飞机抵达后的规定期限内被移走，港务局有权将其公开拍卖出售，并从销售收入中收回应收的所有费用，包括关税。
7. 海关当局有权根据规定的程序和法律，向进口商追缴所有关税差额或错误退还的关税。
8. 需要进口许可证时，海关当局将根据这些许可证检查进口货物的合法性。
9. 一旦当地海关当局认为所有手续和付款已充分满足要求，收货人或收货人的代理人即可从指定的货运设施提取货物。

海关当局将使用所有相关文件的纸质副本和电子副本（取决于背景和其能力） 确认接受 实物检查的货物。 

如果进口商或其清关代理人未能在计划开始清关日期之前完成手续，将延迟提交程序，导致货物放行延迟或不放行货物。 货物受阻会导致向受益人交货发生延迟，或者带来滞期费等额外费用。 接收人可能需要在短时间内承担高额累计费用。