المركبات

ترتبط الاعتبارات الأساسية في اختيار مركبة الركاب الأكثر ملاءمة بالغرض المقصود منها، وعدد الركاب الذين يحتاجون إلى استخدام متزامن، وطول الرحلات وتواترها. يجب النظر في ثلاثة خيارات رئيسية في هذه المرحلة الأولى: الدراجة النارية، أو المركبة الخفيفة أو الشاحنة النصف نقل/الحافلة الصغيرة. في حال نقل الشحنات، يجب توقّع سعة الشحن المطلوبة. يُمكن النظر في المركبات ذات صندوق الأمتعة المستقل أو الحلول الهجينة مثل مركبات النصف نقل. يُرجى زيارة فصل النقل البري للاطلاع على المزيد من المعلومات حول اختيار شاحنة البضائع. سيؤثر سياق التشغيل والظروف البيئية وأحوال الطرق على القرار، وسيُحدد المتطلبات التقنية للمركبة مثل مركبات الدفع الرباعي، أو تكييف الهواء أو الميزات الإضافية الأخرى. يُعدّ مدى توفّر قطع الغيار في السوق المحلي، والمعرفة المحلية والقدرة على تحقيق جميع أنواع الصيانة والإصلاحات عاملًا مهمًا يجب مراعاته كذلك. 

قد تتمثّل العوامل الأخرى التي يُمكن أن تحدّ من تحديد خيارات معينة في الميزانية المتاحة، أو متطلبات الجهات المانحة، أو السياسات التنظيمية بشأن التوحيد القياسي للمركبات. يُمكن للوائح التنظيمية الخاصة بالجهات المانحة تقييد نوع أو أصل المركبات التي سيُمولونها.

التوحيد القياسي

قد يكون التوحيد القياسي للأسطول مفيدًا عند العمل على تحقيق وظائف مماثلة بواسطة مجموعة مُعينة من المركبات. يتألّف التوحيد القياسي للأسطول من تقليل تنوّع مركبات الأسطول، والمساهمة في تحقيق وفورات كبيرة في التكاليف وتحقيق الكفاءة في العمليات الرئيسية مثل:

• التخطيط - التكاليف، والتعيينات والصيانة.
• التشغيل اليومي للمركبة - الفحوصات المنتظمة، واستخدام أدوات التحكم وشاشات العرض، و"الإحساس" بالقيادة.
• عمليات الصيانة والإصلاح - التشخيص، والأدوات والخبرة.
• إدارة المخزون - قطع الغيار، والوقود، والسوائل.
• الشراء والعلاقات مع الموردين - أبحاث السوق، والعقود والفواتير.
• المراقبة - مقارنة الأداء بين المركبات، والسائقين والنفقات.

من المهم إجراء التوحيد القياسي ليس فقط على مستوى صناعة المركبات وطرازها، ولكن أيضًا للمكونات والمعدات الرئيسية للمركبة. يُمكن أن يساعد شراء نوع واحد من المرشحات، على سبيل المثال، في تتبع الاستهلاك إلى جانب تمكين مديري الأسطول من التفاوض بشأن عمليات الشراء بالجملة. يُمكن أن يؤدي التوحيد القياسي المُدار بشكلٍ غير صحيح إلى الاشتباه في التواطؤ: يجب أن تتم جميع القرارات المتعلقة بالتوحيد القياسي للأسطول بشفافية وبمستويات عالية من المساءلة.

طرائق الملكية

عندما يتعلّق الأمر باختيار المركبة والاستحواذ عليها، تصبح طريقة الملكية موضع النقاش. يُمكن امتلاك المركبات التابعة لأسطول مُدار ذاتيًا، أو تأجيرها أو استئجارها.

المركبات المملوكة:

إذا قررت إحدى المنظمات الحصول على مركباتها الخاصة، فهناك عدد من المجالات التي يجب مراعاتها. لمزيدٍ من المعلومات حول مزايا إدارة المركبات المملوكة ذاتيًا وعيوبها، يُرجى الرجوع إلى القسم الذي يتناول المركبات المملوكة ذاتيًا في قسم النقل البري من هذا الدليل.

المركبات المستأجرة:

أصبحت السيارات المستأجرة متوفّرة في كل مكان تقريبًا حول العالم. تُعرض الإيجارات من قِبَل شركات خاصة أو أفراد، مع توفير سائق أو دونه، ويعتمد ذلك عل السياق. قد تتنوّع أسباب استخدام المركبات المستأجرة؛ سواء كانت مالية، أو ذات صلة ببرنامج ما، أو تقنية أو بسبب انعدام الأمن. قد تتضمّن بعض العوامل الرئيسية التي تجب مراعاتها عند استئجار مركبة ما يلي:

• مدة الأنشطة غير معروفة، وقد يكون من الصعب استرداد استثمار شراء المركبة.
• تكلفة استيراد المركبة مرتفعة للغاية ولا توجد مركبات بجودة مناسبة في بلد التشغيل.
• هناك حاجة مُلحة لزيادة حجم الأسطول وسيستغرق شراء مركبة واحدة أو عدة مركبات قدرًا غير معقول من الوقت.
• هناك زيادة مفاجئة في الطلب على وسائل النقل، مثل حالات التقييم السريع أو الأنشطة الجديدة. 
• لا يوجد عمل كافٍ لمركبة بدوام كامل.
• النوع القياسي للمركبة غير مناسب للعمل، أو السياق أو الظروف البيئية.
• البيئات غير الآمنة حيث ترتفع مخاطر التعرّض للتلف أو السرقة لدرجة أن الأمر لا يستحق المخاطرة بشراء مركبة من الناحية الاقتصادية.

في جميع الحالات، يجب اتخاذ بعض الاعتبارات والإجراءات المحددة قبل تأجير المركبة وخلالها:

• الفحص السليم للمركبة.
• التحقق من هوية سائق المركبة المؤجرة وخضوعه لدورة توجيهية.
• صياغة عقد لتقديم الخدمة.

الفحص التقني والإداري للمركبات المؤجرة

عند استئجار مركبة ما، من المهم تقييم حالتها الميكانيكية والإدارية العامة. ويتم ذلك لعدة أغراض، تشمل ما يلي:

• تجنّب حالات التأخير في الأنشطة البرنامجية بسبب أعطال المركبة.
• تعزيز سلامة الأشخاص المشتركين في عملية التنقّل.
• تفادي تلقّي اللوم عن الأضرار الموجودة بالفعل في المركبة.
• ضمان الامتثال لجميع اللوائح الوطنية والمحلية.

يُعدّ إجراء جميع الفحوصات بواسطة ميكانيكي مؤهل هو الوضع الأمثل. يُوصى باستخدام نموذج فحص يسمح بفحص آلي ومتجانس لجميع المركبات، ما يُتيح المقارنة بصورة معقولة والتحقق من الصحة قبل التعاقد. من المُقترح الاحتفاظ بسجلات منفصلة لكل مركبة تخضع للفحص. يُمكن أن يغطي نموذج الفحص الحقول التالية:

• قراءة الكيلومترات
• مستوى الوقود
• المحرك (الضوضاء، التسرب، الدخان)
• نظام التشحيم (التسرب، الفلاتر، الضغط)
• نظام التبريد (التسرب، المبرد، السائل، المروحة، الحزام)
• دخول الهواء والحقن (فلتر الهواء، فلتر الوقود)
• نظام العادم (التثبيت، التسرب)
• خزان الوقود (التسرب، الأنابيب)
• نظام الفرامل (التسربات، الضوضاء، الدواسة، فرامل الانتظار)
• التوقف عن العمل (ناعم/صلب، الزنبرك، جلبات ممتصة للصدمات)
• الإطارات (الضغط، المداس، الحالة والعجلة الاحتياطية)
• الهيكل (الشقوق، الربط)
• الجسم (الاصطدامات، المصدات، غطاء المحرك)
• الأبواب (النوافذ، المفصلات، الضبط، الأقفال)
• الرؤية (الزجاج الأمامي، المرايا، واقيات الشمس)
• المقاعد (أحزمة المقاعد، التثبيت)
• النظام الكهربائي (البطارية، محرك بدء التشغيل، المصابيح الأمامية والخلفية، المؤشرات، مصابيح السقف، مؤشرات/تحذير لوحة العدادات، نظام المسح، البوق)
• توفّر الرافعات والأدوات
• المستندات الإدارية (التسجيل، الهيكل والمحرك Nº، التأمين على المركبات)

دليل للمستخدمين لتحديد الأماكن التي قد تظهر فيها الأضرار المادية على الجسم:

قد يبدو نموذج الفحص المادي اليومي كما يلي:

مُقتبس من الاتحاد الدولي لجمعيات الصليب الأحمر والهلال الأحمر

يلزم التحقق من هوية المركبة (رقم الهيكل ورقم المحرك) إلى جانب المستندات الإدارية وهوية المالك. يجب أن تؤدي أي شكوك بشأن الملكية أو عدم تطابق بين المركبة والوثائق المقدمة إلى استبعاد المركبة من الخدمة على الفور.

التحقق من الصحة وتحريض سائقي سيارات الأجرة

تُعدّ الحالة الصحية للسائق المستأجر، ومهارات القيادة، والتصاريح الإدارية، وسلوك القيادة والعمل، والمعرفة المطلوبة لتشغيل المركبة في السياق المطلوب، مثل التحدث باللغة المحلية والموقع الجغرافي للمنطقة التي ستنتقلون إليها، على قدر الأهمية نفسه كالحالة الميكانيكية للمركبة المستأجرة. لمزيدٍ من المعلومات حول هذا الموضوع، راجع القسم أدناه حول التوظيف: اختيار السائقين واختبارهم.

إذا كان تأجير المركبات إستراتيجية طويلة المدى، ففكِّر في الاحتفاظ بمجموعة من السائقين "المستأجرين" الذين يُمكن إشراكهم عند الطلب. سيؤدي التحقق من هوية مجموعات تضمّ العديد من السائقين وخضوعهم لدورات توجيهية في جلسة واحدة إلى تقليل الوقت المُستغرق في هذا النشاط المهم.

عقد الإيجار

من أجل إعداد عقد إيجار مناسب، تنبغي مراعاة ما يلي:

• حدد الإطار الزمني للإيجار والوحدة الزمنية المُستخدمة للسعر - الساعة، واليوم، والأسبوع والشهر. إذا تجاوز الإيجار يومًا واحدًا، فيُوصى بالاتفاق على سعر يومي ورسوم بناءً على كلمة "الأيام". إذا استُخدم سعر شهري، فقم بتوضيح ما إذا كان العقد يغطي شهرًا تقويميًا لفترة أربعة أسابيع أم 30 يومًا.
• وضِّح الجهة التي توفّر السائق - الوكالة الإنسانية أم المالك. إذا قام المالك بتوفير السائق، فقم بتوضيح أن تكلفة السائقين مشمولة في الإيجار. بالإضافة إلى ذلك، يجب الاتفاق على الساعات التي يُمكن للسائق العمل فيها إلى جانب سعر ساعات العمل الإضافية. إذا لزم الأمر، يجب على المالك توفير سائق ثانٍ. يُنصح بتعيين السائقين الذي يُوفرهم المالك مع توفير بدلات معيشة يومية/إقامة.
• حدد الجهة المسؤولة عن توفير الوقود:
  • إذا كانت الوكالة توفّر الوقود، فتأكّد من امتلاء الخزان قبل استخدامه لأول مرة.
  • إذا كان المالك/شركة التأجير ستوفّر الوقود، فتأكّد من أن الكمية الموجودة في الخزان كافية لتحقيق التحركات اليومية للبرنامج لتجنّب إضاعة الوقت الثمين في الذهاب إلى محطة الوقود.
• حدد الموقع الذي ستتوقّف فيه السيارة ليلًا - مَجمع الوكالة أم المالكين. في حال توفير الوقود من قِبَل الوكالة، يجب إيقاف السيارة في مَجمعها.
• تأكّد من عدم وجود قيود على المكان الذي يمُكن أن تذهب إليه المركبة في أي بلد معين. هذا مهم للغاية على الطرق السيئة بشكلٍ خاص أو في مناطق الصراع.
• تأكّد من تقديم المالك التأمين وإثبات التغطية التأمينية. هل الركاب مؤمَّن عليهم بالفعل أم هناك حاجة لتغطية إضافية؟ يُفضَّل الحصول على تغطية تأمينية شاملة. يجب على الوكالة تجنّب أي مسؤولية تتعلّق بحوادث السيارات عند تأجير المركبات. قد يؤدي عدم توضيح ذلك إلى نزاع ومطالب قانونية بين مالكي المركبات والوكالات الإنسانية.
• حدد المسؤول عن الأعطال والصيانة الدورية. يُوصى بشدة بأن تقع مسؤولية الاسترداد والإصلاحات على عاتق مالك المركبات: تجنّب مسؤولية الصيانة أو الإصلاحات للمركبات غير المملوكة، إذ يُمكن أن تؤدي الحالة الأوّلية للمركبة إلى أعطال متكررة، وممارسات تعسفية ومستويات هائلة من الاستثمار. اتفق على جعل المالك يوفّر مركبة بديلة دون أي رسوم إضافية في حال حدوث عطل أو صيانة، إذا أمكن ذلك، دون التسبب في تأخير لا داعي له للأنشطة البرنامجية.
• قم بإجراء جرد كامل للأدوات/اللوازم، واحتفظ بسجل لهذه العناصر، وتأكّد من أن المركبة تحمل الحدّ الأدنى من الأدوات المطلوبة على الأقل في حال تعرّض الإطارات للثقب أو وجود إصلاحات بسيطة.

مقتبس من قائمة المراجعة الخاصة بأطباء بلا حدود لتأجير السيارات

إيجار البيع

في بعض الحالات، قد يكون إيجار البيع هو الطريقة الأكثر فائدة من الناحية المالية لاستئجار المركبة لفترة زمنية محدودة. يُعرَّف إيجار البيع للمركبات بأنه إيجار طويل الأجل مع التزامات معينة على المؤجر لضمان أن المركبة تعمل بشكلٍ صحيح ويتم الاحتفاظ بها في حالة جيدة.

قبل اتخاذ قرار إيجار البيع للمركبة، يجب حساب "تكلفة الأصل على مدى العمر الإنتاجي" ومقارنتها بخيارات الشراء الأخرى. إذا كان إيجار البيع هو الخيار الأرخص، فيمكن عندئذٍ استخدام تكلفة الأصل على مدى العمر الإنتاجي لتحديد فترة إيجار البيع المُثلى والمورد.

يُمكن تلخيص الأشياء التي تجب مراعاتها عند الشراء، أو الإيجار أو الاستعانة بمصادر خارجية في الجدول التالي:

مقتبس من Fleet Forum