إدارة المركبات والأسطول
تخطيط الأساطيل

يُعدّ تخطيط الأسطول نشاطًا إستراتيجيًا رئيسيًا يُستخدم لتشكيل الأساطيل ونموذج الإدارة المتوافق معها لدعم الحلول المناسبة والمستدامة للاحتياجات التنظيمية. يشمل تخطيط الأسطول الأبعاد التشغيلية، والتقنية، والإدارية والمالية للمنظمات الفردية، وبالتالي يميل إلى أن يكون تنظيميًا مُحددًا للغاية.

قد تعتمد خطة الأسطول على المتطلبات الخاصة بالجهة المانحة، وقد تكون مرتبطة بسياسات تنظيمية أخرى، مثل الموارد البشرية أو العمليات اليومية أو السياسات الأمنية. قد تتطلب بعض المنظمات أن تقتصر المركبات على مشاريع محددة بينما يستخدم البعض الآخر تجمعات المركبات لخدمة مشاريع متعددة. يُمكن أن تختلف سياسات القيادة من الاعتماد الصارم على سائق مُخصص من المنظمة إلى الاستعانة بالموظفين لقيادة المركبات.

ستُحدد السياسات الإدارية للمنظمات الفردية نهج إدارة الأسطول الذي سيتم استخدامه، ويعتمد الوصي على وظيفة إدارة الأسطول على السياسات والهياكل التنظيمية بشكلٍ كبير. في جميع الأحوال، تجب مراعاة العناصر التالية:

  • احتياجات النقل في فترة زمنية معينة:
    • التكرار.
    • الوجهات.
    • الركاب.
    • الحمولة.
  • السياق والبنية التحتية المتاحة:
    • المناطق الحضرية أو النائية.
    • وسائل النقل الأخرى المتاحة ومدى أمانها.
    • حالة الطرق.
    • المتطلبات الإدارية اللازمة لامتلاك إحدى الوكالات المركبات ولقيادة الأشخاص لها.
    • الإمدادات الأساسية المتوفّرة مثل الوقود والمستهلكات.
  • تكاليف تشغيل الأسطول والتمويل المتاح.
  • المخاطر (المالية والقانونية والأمنية ذات الصلة) لامتلاك و/أو إدارة أسطول من المركبات.

يجب تحديد عدد المركبات المطلوبة في مرحلة التخطيط. للقيام بذلك، قم بتقييم الأنشطة المختلفة التي تتطلب نقل المركبات وتحديد عدد الأشخاص والتكرار المطلوب لكل نشاط. تشمل الأنشطة النموذجية التي تجب مراعاتها ما يلي:

  • البعثات الميدانية.
  • نقل الموظفين:
    • بين المكاتب في المنطقة نفسها.
    • بين مكان الإقامة والمكتب أو مواقع العمل الأخرى.
    • بين المكاتب ومراكز النقل (أي المطار).
  • دعم الأنشطة اليومية مثل:
    • الإدارة.
    • الاجتماعات والتنسيق.
  • الاستخدام الخاص للمركبات.
  • حركة الشحنات.

يجب تطوير الخطط وإتاحة الموارد لإعادة تخصيص المركبات أو التخلص منها أو شرائها في حال توسيع نطاق المركبات أو تقليل نطاقها أو تجديد المركبات القديمة. بالإضافة إلى ذلك، يجب تقييم العدد الصحيح للسائقين وأنواعهم وتكييفهم بما يتناسب مع العمليات. تجب مراعاة سياسات الموارد البشرية مثل الحدّ الأقصى لساعات العمل في اليوم أو الإجازات. إذا كانت المنظمة تشهد تغييرات كبيرة من حيث الطلب على التنقلات أو قد تغيّر السياق التشغيلي بشكلٍ كبير، فقد تكون هناك حاجة إلى مراجعة أعمق لنموذج الإدارة، بما في ذلك:

  • الاستعانة بمصادر خارجية لبعض الخدمات المتعلقة بالأسطول مثل الصيانة.
  • نوع التأمين.
  • تعيين المزيد من الموظفين للتعامل مع مهام سير العمل المتعلقة بالأسطول.
  • تبديل أقرب وقت مغادرة أو آخر موعد وصول.
  • دمج إجراءات التصاريح الأمنية أو القوافل لتحركّات معينة.

يجب أن تتضمّن جميع مراجعات التخطيط متطلبات الميزانية والإستراتيجيات اللازمة لتقليل تكاليف الأسطول. يُوصى بشدة بوضع ميزانية سنوية مُحددة لأنشطة الأسطول، بما في ذلك تكاليف المركبات، والصيانة، واستهلاك الوقود والمواد الاستهلاكية الأخرى.

تشمل التكاليف التي تجب مراعاتها عند اتخاذ القرارات المتعلقة بالمركبة الاستحواذ، والاستيراد، والوقود، والتأمين، والإصلاحات، والصيانة، والعمالة، ورسوم المرور، ومواقف السيارات والتصريف من بين أمور أخرى. لا ينبغي إهمال الاستثمار المطلوب لتركيب المعدات في السيارة، مثل معدات الاتصالات أو السلامة، عند إعداد الميزانية. إذا لم تتحمّل المنظمات جميع التكاليف المتعلقة بامتلاك أسطول من المركبات، فقد يؤدي ذلك إلى تحديات ذات صلة بالتمويل مثل عدم كفاية الأموال لصيانة المركبات وإصلاحها، أو تعيين مدير أسطول أو تنظيم تدريب السائقين.

Jump to top