يجب أن تساهم إدارة الأسطول في الفعالية من حيث التكلفة وفعالية المنظمة أثناء تحقيق أهدافها التشغيلية. يُعدّ التقاط البيانات، وتحليل البيانات واتخاذ قرارات مستنيرة عملية أساسية من ثلاث خطوات لمراقبة أداء الأساطيل وتحسينه.
جمع البيانات
يجب تسجيل بيانات الأسطول بطريقة مُنظمة، مع الأخذ في الاعتبار دومًا أن البيانات المُجمعة يجب أن تساهم في صنع القرار. يُمكن تصنيف معايير أداء الأسطول في التكتلات التالية:
|
من أجل إصدار المؤشرات الأساسية، يُوصى بجمع المعلومات التالية على أساس شهري:
- عدد أيام العمل للفترة الحالية.
- عدد أيام استخدام السيارة خلال الفترة الحالية.
- عدد الأيام خلال الفترة الحالية التي كانت فيها المركبة في ورشة العمل للصيانة أو الإصلاح.
- المسافة المقطوعة خلال الفترة الحالية.
- الوقود المُستهلك خلال الفترة الحالية.
- التكاليف المُتكبدة خلال الفترة الحالية عن:
- الوقود.
- أعمال الصيانة.
- الإصلاحات.
- إطار العجلة.
- أخرى/أشياء متنوعة (التنظيف، فحص ضغط الإطارات).
- حوادث الاصطدام وحوادث المركبات
- عدد حوادث المركبات خلال الفترة الحالية.
- عدد الإصابات خلال الفترة الحالية.
- عدد القتلى خلال الفترة الحالية.
سجلات المركبات
تُسجَّل معلومات المراقبة على مستويات مختلفة ومن مصادر مختلفة. المستودع الأساسي لمعلومات حركة المركبة هو سجل المركبة. سجل المركبة عبارة عن كتاب يُستخدم لتسجيل جميع المعلومات ذات الصلة بمركبة معينة. يتم الاحتفاظ به دومًا في المركبة، وتقع مسؤوليته على عاتق السائق المُعيَّن للمركبة. عادةً ما تتضمّن السجلات جزأين مختلفين: أحدهما لتسجيل جميع الإصلاحات وأنشطة الصيانة والثاني لتسجيل المسافة بالأميال واستهلاك الوقود.
يتوفّر أدناه نموذج سجل صيانة المركبات:
مُقتبس من ACF
مُقتبس من ACF
تتم طباعة كل من نماذج سجل الصيانة والوقود في كتاب واحد يملؤه السائق والميكانيكي، ويجمعها مدير الأسطول بانتظام. يُوصى بتجميع جميع السجلات ومعالجتها على أساس شهري.
بعد ذلك، يجري نقل المعلومات من السجل إلى جدول بيانات لدمجها وتحليلها. يُمكن استخدام العديد من النماذج لجمع البيانات بصورة منتظمة. يوفّر Fleet Forum أداة تجميع وإعداد تقارير تستند إلى جدول بيانات طوّرتها منظمة الصحة العالمية.
استهلاك الوقود
يُعدّ استهلاك وقود المركبة أحد المعايير الأساسية لمراقبة حالة المركبة وعادات القيادة.
يجب توفير خط أساس لاستهلاك وقود المركبة من قِبَل الشركة المُصنِّعة للمركبة أو مدير الأسطول وفقًا لخبرته. يُمكن أن تؤثر ظروف الطريق، ووزن الحمولة، ووقت التباطؤ، واستخدام مُكيف الهواء، وعمر المركبة، وحالة الخدمة وأشياء أخرى على استهلاك الوقود. مع أخذ هذه العوامل في الاعتبار، يجب أن يكون استهلاك السائق لوقود المركبة بشكل ترادفي أكثر أو أقل انتظامًا بمرور الوقت، ويجب فحص الانحرافات الكبيرة لفهم الأسباب الكامنة وتصحيحها إذا أمكن ذلك.
يبدو خط الأساس لاستهلاك الوقود حسب نوع المركبة بصفة عامة كما يلي:
|
مقتبس من منظمة الصحة العالمية
يُوصى بحساب الاستهلاك بعد كل إعادة تعبئة. لحساب الاستهلاك باللتر لكل 100 كم:
| مثال |
1. احسب المسافة بين عمليتيّ التعبئة. 2. المسافة عند آخر تعبئة مطروحًا منها المسافة عند التعبئة السابقة:
3. كمية الوقود التي تم وضعها في الخزّان في آخر تعبئة:
4. استهلاك الوقود لكل 100 كم هو:
|
|---|
مصادر البيانات الأخرى
يُمكن استخراج المعلومات المتعلقة باستخدام المركبة التي يُمكن أن تساعد في حساب معدل التوفّر أو معدل الاستخدام من تخطيط التحركات وسجلات ورشة العمل.
يجب أيضًا تسجيل المعلومات المتعلقة بحوادث تصادم المركبات على النحو الواجب لتمكين مراقبة مؤشرات الأسطول المتعلقة بالسلامة. Fleet Forum لديه مجموعة أدوات شاملة قابلة للوصول إليها لإدارة تقارير الأعطال وتحليلها.
قد يوفّر جمع التعليقات بصورة منتظمة من مستخدمي الخدمة معلومات نوعية مثل مستوى الرضا، وممارسات القيادة، وسلوك السائق، والاتجاه السائد للخدمة، والسلامة وغيرها.
