عملية إدارة الأسطول

1. السائقون

2. المركبات

3. المستخدمون

4. التنقلات

5. المراقبة

يتولّى السائقون مسؤولية نقل البضائع والركّاب في مركبات المنظمة، والتأكّد من الظروف المتعلقة بالحالة التقنية والسلامة، ومراعاة قواعد المرور في البلاد وإجراءات العمل والأمن لدى المنظمة لتوفير خدمة آمنة، وسلسة وفعّالة.

لتحقيق ذلك، يجب على السائق إجراء فحوصات دورية للمركبة المُخصصة له، والتأكد من أن جميع مستندات المركبة ورخص القيادة سارية وموجودة بالمركبة، وإعادة تعبئة خزّان الوقود عند الضرورة والتأكد من تحميل المركبة وتفريغها بشكلٍ صحيح.

بالإضافة إلى ذلك، يتحمّل مسؤولية إبلاغ إدارة الوكالة بأي حوادث تتعلق بنقل الركاب أو البضائع، ويجب أن يكون على علم بكيفية استخدام جميع أنواع المعدات الضرورية، وذلك فيما يتعلّق بالاتصالات (الهواتف، أو هواتف الأقمار الصناعية أو أجهزة الراديو)، والسلامة (عدة الإسعافات الأولية وطفاية حريق)، وإصلاح المركبة وإجراء عمليات الإصلاح والصيانة الأساسية (تغيير الإطارات، وفحص ضغط الإطارات وما إلى ذلك).

السائق الرئيسي عبارة عن ملف شخصي مُحدد يتم تعيينه عند الاستعانة بعدد كبير من السائقين في أسطول معين. يمكن للسائق الرئيسي في بعض الأحيان أن يتولى العديد من المهام المنسوبة عادةً إلى مدير الأسطول، بشرط أن تكون ترتيبات العمل منطقية. يُنسق السائق الرئيسي فريق السائقين، من خلال إعداد أعمالهم والإشراف عليها: الفحوصات الدورية للمركبات، وحصر المركبات، وإعادة التعبئة وما إلى ذلك. يُعدّ المسؤول عن الإبلاغ عن أي مشكلات في المركبات، بالإضافة إلى ضمان صيانة أسطول المركبات، وأن تُجرى أعمال الصيانة على السيارات في الوقت المطلوب لضمان الاستفادة بشكلٍ جيد منها ولتقديم الخدمات.

بالإضافة إلى ذلك، يُنظم السائق الرئيسي دورات تدريبية للسائقين، ويُجري اختبارات القيادة لجميع السائقين الجُدد ويُجري تقييمات للسائقين بانتظام.

قد يكون السائق الرئيسي مسؤولًا كذلك عن تخصيص المركبات وفقًا لمدى توفّر السائقين، وإعداد القوائم والبدائل في حالة الغياب. كما قد يشارك في بعض مهام المراقبة مثل التقارير الشهرية حول الخدمات، والإصلاحات واستهلاك الوقود لكل مركبة.

يقوم الميكانيكي بأداء الصيانة اللازمة، وصيانة المركبات وإصلاحها (وغيرها من المحركات كمولدات) لضمان أنها في ظروف تشغيل صالحة للاستخدام. كما يقوم بإحاطة فريق السائقين وتدريبهم فيما يتعلّق بخدمات المركبات وصيانتها.

يُنصح الميكانيكي بشدة في حال كانت تدير الوكالات ورشة عمل ميكانيكية مملوكة ذاتيًا، ومع ذلك يُمكن الاستعانة بالميكانيكيين أيضًا لإجراء عمليات إصلاح وصيانة للمركبات في مجموعة متنوعة من السياقات. يُعدّ الميكانيكي مسؤولًا عن المعدات والأدوات الموجودة في المرآب، والتحقق من استخدامها بشكلٍ صحيح وآمن، وصيانتها وتجديدها عند الضرورة وتحديث المخزون. على الرغم من أن الميكانيكي يُمكنه إدارة مخزون من بعض العناصر الاستهلاكية الأساسية، إلا إنه لا يُنصح بإدارة مخزون قطع الغيار - فهذا من شأنه أن يعوق المساءلة ويتعارض مع التقسيم الأساسي لمسؤوليات سلسلة التوريد.

يستطيع الميكانيكي كذلك دعم تقييم ورش العمل الخارجية للتعاقد من الباطن في نهاية المطاف وكذلك فحص المركبات الخفيفة والثقيلة قبل تأجيرها.

الحل الوسط الذي يشيع استخدامه عند عدم الحاجة إلى تعيين ميكانيكي بدوام كامل، هو الجمع بين دور السائق والميكانيكي، وتخصيص عدد من الأيام (كاملة) لواجبات الميكانيكي.

يضمن مدير التحرك تنظيم جميع التحركات وتنفيذها. يجمع طلبات التحرك العادية والمُخصصة ويُعيّن الموارد المتاحة وفقًا لذلك (المركبة، والسائق ومعدات الاتصالات عند الضرورة)، مع إبلاغ الأشخاص المعنيين بخطة التحرك وأي تغيير في الجداول الزمنية.

بالإضافة إلى ذلك، يُراقب أي تحرك للأشخاص والمركبات والشحنات ويُسجلها، مع ضمان تنفيذها بموجب إجراءات العمل والأمن المعمول بها: المغادرة، والوصول، وعدد الركاب، والمسار المُتّخذ، ونقاط الاتصال القياسية وما إلى ذلك. يجب عليه الإبلاغ عن أي تأخير أو حادث تم الإبلاغ عنه من قِبَل أي من المركبات على الطريق.

مدير الأسطول هو المشرف العام على الأسطول. يجب عليه وضع إستراتيجيات وتنفيذها لضمان مدى ملاءمة الأسطول. ويشمل ذلك تطوير الخطة السنوية والميزانية المُخصصة للصيانة، والتجديد والتوسيع ومراجعتها عند الضرورة، بالإضافة إلى تخطيط الموارد البشرية والإشراف عليها لضمان كلٍ من تقدير الحجم وتوفّر المعرفة والكفاءات اللازمة. قد يضطلع مدير الأسطول، بناءً على حجم المنظمة واحتياجات المركبة، بواجبات مدير التحركات والسائق الرئيسي، أو قد يختار تعيين اختصاصات وظيفية مميزة ومنفصلة للمساعدة في إدارة مجموعة أكبر من المهام في عمليات أكبر.

يجب على مدير الأسطول مراقبة أداء الأسطول ودعم اتخاذ القرار من خلال تقديم التقارير بصورة منتظمة. يجب عليه أيضًا تقديم المشورة بشأن الموضوعات المتعلقة بالأسطول مثل التأمين على المركبات، ونوع الصيانة ومدى تكرارها، وتقديم تقييمات لجميع المركبات المستأجرة وشركات النقل وصياغة العقود اللازمة.

بالإضافة إلى ذلك، يجب على مدير الأسطول تحديد طلب قطع الغيار، وتقييم مقدمي الخدمة المحليين المحتملين وتحديدهم إذا أمكن ذلك.