Contratación de transporte por cuenta ajena | Logistics Operational Guide

Términos recomendados - Todos los movimientos

Si las organizaciones humanitarias tienen previsto solicitar y contratar servicios de transporte de terceros, a continuación se ofrece una guía general de términos y condiciones a disposición de los planificadores.

La empresa de transporte contratada debe asegurarse de que los conductores rellenen toda la información requerida en los diarios de a bordo o en las hojas de actividades proporcionadas, según las instrucciones y lo acordado con la agencia contratante.
Se recomienda que la empresa de transporte contratada se asegure de que se cumplimente diariamente una lista de comprobación adecuada y apropiada de la inspección del vehículo .
La empresa de transporte contratada debe asegurarse de que todos los camiones dispongan del equipo de sujeción y anclaje adecuado y de todo el equipo de manipulación necesario.
La empresa de transporte contratada debe asegurarse de que todos los camiones cuenten con equipo de seguridad a disposición del conductor cuando sea necesario.
Se recomienda que los organismos humanitarios exijan a las empresas de transporte por carretera contratadas la utilización de cuadernos de bitácora, hojas de actividad y listas de comprobación de inspección de vehículos , que deben estar a disposición de todos los conductores y equipos con fines de garantía de calidad. Los organismos humanitarios contratantes deben inspeccionar los cuadernos de bitácora y las hojas de actividades de forma rutinaria.
En la medida de lo posible, la empresa de transporte contratada y la agencia humanitaria contratante deberán estar localizables durante el transporte siempre que sea necesario.

Formación de conductores

La empresa de camiones contratada debe asegurarse de que el conductor utilizado para el transporte de bienes humanitarios cuente con la formación oportuna, que podrá acreditarse a los organismos humanitarios contratantes que lo soliciten.
La empresa de transporte contratada debe asegurarse de que los conductores utilizados para la entrega de productos farmacéuticos u otras mercancías sensibles a la temperatura cuenten con la formación adecuada y conozcan los requisitos de temperatura correspondientes.
La empresa de transporte contratada debe asegurarse de que los conductores utilizados para la entrega de mercancías peligrosas cuenten con formación adecuada en materia de manipulación y transporte de artículos peligrosos, así como de cumplimiento de las leyes y normativas nacionales y locales.

Responsabilidades de la empresa de transporte contratada

Si la empresa de transporte contratada subcontrata algún camión, el vehículo subcontratado será responsabilidad exclusiva de aquella, la cual deberá asegurarse de que los subcontratistas cumplan las condiciones acordadas con la organización humanitaria.
La empresa de transporte contratada es responsable de garantizar que toda la carga se entregue dentro del plazo de tránsito acordado.
La empresa de transporte contratada debe asegurarse de que los conductores lleguen al punto de entrega correcto y de que el destinatario firme y selle el comprobante de entrega.
La empresa de transporte contratada debe garantizar la entrega de las cargas en el lugar designado.
La empresa de transportes contratada debe presentar las facturas y los recibos al organismo humanitario contratante en el plazo contractual predefinido tras la entrega.

Informes y comunicaciones

La empresa de transporte contratada debe comunicar claramente los requisitos diarios de transporte.
La empresa de transporte contratada debe asegurarse de que, en el caso de que los conductores no están localizables, se pueda enviar un informe de actualización del estado una vez que se haya logrado el contacto con ellos. Los informes de actualización deben enviarse en un periodo predefinido, establecido en el contrato.
El conductor utilizado para un transporte debe informar de los casos siguientes dentro de un plazo predefinido por contrato:
- Accidente, robo o daños en cualquier punto durante el transporte.
- Incidentes de seguridad, como puestos de control, detenciones, conflictos armados en la carretera, acoso por parte de agentes de seguridad o cualquier otro asunto relacionado con la seguridad.
- Impedimentos físicos, como infraestructuras dañadas, cierres de carreteras, condiciones meteorológicas intransitables o cualquier otra cosa que pueda impedir la circulación de vehículos.
No deben aceptarse cargos adicionales facturados sin el conocimiento del supervisor o gestor de transporte y eliminarse de la factura o "extracto de cuenta" correspondiente de la empresa de transporte contratada.
La empresa de transporte contratada debe informar rápidamente a la agencia humanitaria contratante, por teléfono o correo electrónico, en caso de discrepancias en el punto de descarga de destino, como envíos incompletos, daños, robos, variaciones de temperatura o cualquier otro problema relacionado con retrasos en la entrega de la carga en el lugar designado.

Seguros y limitaciones de responsabilidad

Los costes de reposición por pérdida o daños de los objetos transportados debidos a negligencia deben correr a cargo de la empresa de transporte contratada; a tal fin, todas las condiciones y plazos de reembolso deben figurar en el contrato entre las partes.
La empresa de transporte contratada deberá indemnizar a la organización humanitaria contratante, a sus filiales, directivos y empleados por todas las reclamaciones, responsabilidades, daños y gastos derivados o incidentales a la prestación de los servicios, por:
- Cualquier lesión, muerte o enfermedad de cualquier persona.
- Cualquier daño o pérdida de bienes.
- Cualquier daño o pérdida de los bienes de la organización humanitaria bajo el cuidado, custodia y control exclusivo de la empresa de transporte contratada en la ejecución de los servicios.
- Todas y cada una de las infracciones de las leyes y reglamentos aplicables, excepto en casos de negligencia grave o conducta dolosa de la organización humanitaria contratante.
Se recomienda encarecidamente exigir a la empresa de transporte contratada la suscripción y mantenimiento, en su propio nombre y a su cargo, de un seguro adecuado para cubrir sus responsabilidades que tenga vigencia durante el proceso de transporte contratado
- Póliza de seguro de responsabilidad civil que cubra todos y cada uno de los artículos faltantes, daños, hurtos, extravíos, asignación errónea o cualquier otra pérdida de las mercancías mientras estén bajo el cuidado, custodia o control de la empresa de transporte contratada, sujeta a una responsabilidad máxima de una cantidad adecuada para compensar a la agencia humanitaria contratante por cualquier pérdida o daño de las mercancías de acuerdo con las leyes y reglamentos locales aplicables; el que sea de mayor valor.
- Seguro de responsabilidad civil para vehículos a motor, con límites mínimos de indemnización por lesión corporal, fallecimiento o daños materiales, de conformidad con la legislación y la normativa locales aplicables
Todas las pólizas de seguro efectuadas por la empresa de transporte contratada deben reflejar la imposibilidad de ser modificadas, suprimidas o vencidas sin la aprobación previa y expresa de la empresa contratada.
Las franquicias de los seguros mantenidos por la empresa de transporte contratada o su subcontratista deben ser responsabilidad de éstos.

Términos recomendados - Traslados a temperatura controlada / Requisitos

En caso de traslado de mercancías a temperatura controlada, se recomienda lo siguiente.

Antes de la carga, los remolques deben estar a la temperatura necesaria para el transporte. La carga sólo debe iniciarse cuando la temperatura alcance el punto solicitado por la agencia humanitaria contratante.
El interior del remolque debe estar limpio, ordenado y libre de malos olores.
Si es necesario, la empresa de transporte contratada debe asegurarse de programar las unidades de refrigeración para un funcionamiento permanente antes de efectuar carga según las instrucciones.
La empresa de transporte contratada debe asegurarse de que el camión disponga de un informe de calibración válido.
La empresa de transporte contratada debe asegurarse de que el conductor mantenga una hoja de actividad en la que se registren las lecturas de temperatura en cada transición, punto de contacto y lugar de parada.
Los conductores deben permanecer presentes en la zona del muelle mientras se cargan las mercancías en origen y se descargan en destino.
Los conductores deben asegurarse de que las puertas se cierren inmediatamente una vez efectuada la carga. Las puertas deben tener rejas y cerradura si es necesario.
Siempre que haya que abrir las puertas del remolque, por ejemplo, para efectuar una carga o descarga, deben cerrarse inmediatamente después para evitar disparidades de temperatura.
En caso de cualquier inspección aduanera o de terceros, la empresa de transporte contratada debe informar inmediatamente a la agencia contratante, detallando la duración de apertura y cierre de la puerta y las lecturas de temperatura deben registrarse en la hoja de actividad.
La empresa de transporte contratada debe proporcionar un equipo frigorífico calibrado y que funcione correctamente, y asegurarse de que el conductor compruebe la temperatura y el estado de funcionamiento del equipo frigorífico en cada parada.
En caso de irregularidad o variación de temperatura, la empresa de transporte contratada deberá informar inmediatamente a la agencia humanitaria contratante.
La empresa de transporte contratada debe asegurarse de que los conductores no retiren ningún monitor de temperatura ni registrador de datos una vez colocados dentro del remolque hasta que el camión llegue al punto de entrega.
La empresa de transporte contratada debe asegurarse de la devolución de los monitores de temperatura y los registradores de datos después de la entrega.

Desviaciones de temperatura

En caso de desviación de los términos y condiciones contenidos en el acuerdo o contrato, el conductor deberá notificarlo a la empresa de transporte contratada, que deberá comunicarlo inmediatamente a la agencia humanitaria contratante.
La empresa de transporte contratada debe asegurarse de que se lleve a cabo una investigación en caso de que la agencia humanitaria contratante plantee una queja o informe de un problema de variación de temperatura.
En caso de reclamación o queja, la empresa de transporte contratada y la agencia humanitaria contratante estudiarán el caso, adoptarán las acciones correctivas y preventivas pertinentes y, a continuación, procederán con el proceso y los procedimientos de reclamación.

Mantenimiento y calibración

La empresa de transporte contratada debe asegurarse de que el sistema frigorífico utilizado para el transporte de mercancías a temperatura controlada se someta a un mantenimiento preventivo periódico.
La empresa de transporte contratada debe asegurarse de que los camiones frigoríficos utilizados se calibren anualmente y estén certificados.
La empresa de transporte por carretera contratada debe proporcionar a la agencia humanitaria contratante los registros de los certificados de mantenimiento y calibración de los camiones cuando ésta lo solicite.