Avant d'importer des marchandises, les organismes doivent procéder à une analyse approfondie de toutes les directives et exigences douanières, y compris les restrictions éventuelles et les documents nécessaires. Les agents de dédouanement/courtiers en douane et les autorités nationales peuvent aider à guider les importateurs sur les étapes et les documents requis. Dans les situations d'urgence où un Cluster Logistique national est activé, les membres participants peuvent également partager les informations relatives à l'importation si nécessaire. Dans toute situation, qu'il s'agisse d'une urgence ou non, il convient de comprendre précisément les étapes requises et d'établir un plan d'action clair.

Il convient de noter que cette procédure peut être modifiée en raison de situations d'urgence à déclenchement rapide, mais pas systématiquement. 

Planification en amont

Le besoin d'expéditions internationales se développant, il existe des étapes essentielles que toute organisation ou entité initiant une expédition doit suivre. Les organisations d'intervention agissant en qualité d'exportateurs/expéditeurs doivent prendre des mesures clés pour obtenir des informations et coordonner les expéditions :

Planification en aval

Une organisation ou une entité agissant comme importateur ou réceptionnaire prévu d'une expédition doit également prendre des mesures pour se préparer correctement et repérer les besoins.

Documentation

La procédure d'importation exige généralement une documentation spécifique, et parfois substantielle.  

En cas d'urgence, les autorités demandent en général les originaux ou les copies des documents suivants :

• Facture commerciale/proforma - Indique un aperçu du contenu de l'expédition et la partie responsable de l'acquisition/du paiement de la cargaison. Les factures mentionnent en général le coût total de la cargaison, qui peut servir à calculer les droits de douane. De nombreux organismes humanitaires préfèrent employer des factures proforma autogénérées afin d'indiquer spécifiquement que la cargaison sera utilisée pour l'aide humanitaire.
• Liste de colisage - Doit être suffisamment détaillée et précise pour que les fonctionnaires des douanes n'aient pas besoin d'inspecter chaque article. Les listes de colisage sont habituellement beaucoup plus détaillées que les factures lorsque les expéditions comportent un grand nombre de postes.
• Connaissement/lettre de transport aérien/lettre de transport ferroviaire/lettre de transport routier.

Autres documents d'importation souvent requis :

• Lettre/certificat de don et/ou de biens humanitaires - De nombreux organismes incluent des lettres d'intention humanitaire ou de don rédigées par leurs soins pour faciliter le processus d'exonération douanière.
• Preuve d'exonération des droits - Peut être exigée au moment du dédouanement. En général, un organisme humanitaire immatriculé devrait être en mesure d'obtenir une lettre de l'autorité fiscale compétente. Une lettre peut toutefois être exigée pour chaque importation. 
• Certificats d'origine (COO) - Généralement générés et certifiés par le fabricant, ils peuvent cependant être produits par l'organisme expéditeur si nécessaire. Certains pays imposent des exigences strictes en matière de provenance. 
• Certificats d'inspection (COI) - Les COI sont généralement associés à des marchandises réglementées qui peuvent être consommées par des êtres humains, par exemple médicaments, ou peuvent avoir des effets néfastes sur la santé humaine, par exemple matériau d'abri en plastique inflammable. Les COI nécessitent en général une certification par un laboratoire d'essai extérieur, agréé pour tester les propriétés chimiques spécifiques des articles en question.
• Certificats de conformité (COC) - Les COC sont utilisés pour confirmer que les produits respectent ou dépassent une certaine norme industrielle, et nécessitent une inspection par des sociétés de test et de certification externes. 
• Certificats phytosanitaires - Certification attestant que le matériel végétal importé satisfait aux exigences sanitaires du pays en question, généralement attribuée par un laboratoire extérieur. 
• Instructions spéciales de manipulation (marchandises dangereuses, chaîne du froid, médicaments, denrées alimentaires).

Procédures au point d'entrée

La plupart des grands ports maritimes et des aéroports internationaux ont la capacité de procéder aux inspections douanières, au stockage et au dédouanement sur place. Pour que le dédouanement soit officiel, il faut disposer de bureaux dédiés à l'autorité douanière compétente et d'un espace pour le stockage des marchandises soumises à la procédure douanière.

Les principales formalités liées au traitement des marchandises par les autorités dans le cadre du commerce d'exportation ou d'importation sont les suivantes :

1. Avant que la cargaison ne soit transportée, une copie du manifeste de cargaison/de la liste de colisage et du connaissement/de la lettre de transport aérien doit être remise aux autorités douanières et portuaires/aéroportuaires compétentes.
2. Lorsque la cargaison est déchargée du navire/de l'aéronef, elle est comptée par un agent désigné au sol.
3. Des droits de quai et/ou de manutention au sol aux taux en vigueur sont prélevés sur toutes les marchandises arrivées.
4. Les marchandises qui ne sont pas retirées de la garde des autorités douanières dans le délai d'entreposage gratuit accordé sont soumises à un loyer au taux de surestaries en vigueur.
5. Des surestaries sont facturées sur toute cargaison sans manifeste qui n'est pas enlevée dans le délai prescrit après la livraison.
6. Si les frais de surestaries ne sont pas réglés, la cargaison peut finir par être vendue aux enchères publiques.
7. Les frais de surestaries peuvent être annulés dans les cas suivants :
   1. Marchandises arrivant en mauvais état pour lesquelles une réclamation est déposée à l'encontre du transporteur : une certaine prolongation de la durée d'entreposage gratuit peut être accordée pour permettre une enquête sur la cargaison endommagée.
   2. Marchandises endommagées après le déchargement et pour lesquelles une « demande d'enquête » a été reçue par les autorités portuaires.
   3. Marchandises retenues par les autorités douanières pour un examen spécial, des tests chimiques, etc.
   4. Enlèvement des marchandises retardé sans faute ni négligence de la part des importateurs.
8. Les zones utilisées pour le déchargement et le stockage des marchandises importées doivent être déclarées comme zones douanières en vertu d'une loi sur les douanes, et sont en général des installations sous douane hautement sécurisées.
9. Le stockage de cargaisons dangereuses n'est autorisé que dans des endroits spécialement dédiés à cet effet.
10. L'examen de la cargaison par les douanes n'est autorisé que si le réceptionnaire ou l'agent de dédouanement présente aux autorités portuaires le bon de livraison émis par l'agent maritime ainsi que la déclaration de marchandises préparée au nom du réceptionnaire.

Pour les cargaisons arrivant par voie aérienne :

• Les grands aéroports mettent en général à disposition des installations à l'intérieur des zones douanières désignées pour que les marchandises en transit soient déconsolidées et reconsolidées avec les marchandises locales destinées à l'exportation.

Pour les marchandises arrivant par voie maritime :

• Dans le cas de cargaisons conteneurisées, les conteneurs peuvent être dépotés dans la zone portuaire avant que les marchandises ne soient présentées pour examen par les douanes. Les conteneurs peuvent également être acheminés vers un dépôt intérieur de conteneurs, un entrepôt ou une usine du réceptionnaire, où ils sont dépotés et livrés à celui-ci après l'accomplissement des formalités douanières.
• Le charriage ou le transport d'une cargaison destinée à l'exportation, si elle est fractionnée, est autorisé au poste d'amarrage où le navire est prêt à charger. Dans le cas de cargaisons conteneurisées, le charriage est autorisé jusqu'à l'emplacement attribué à la compagnie maritime par l'autorité portuaire.
• Comme les importations, les exportations entraînent des surestaries après l'expiration de la durée d'entreposage gratuit, mais les autorités portuaires renoncent parfois à facturer ces frais en cas de cargaison spéciale. Les ports peuvent différer l'acceptation d'une cargaison destinée à l'exportation si l'arrivée du navire est retardée.
• Lorsqu'une cargaison destinée à l'exportation est acheminée vers un dépôt intérieur de dédouanement, les formalités douanières y sont accomplies et les marchandises sont empotées dans des conteneurs, qui sont ensuite transportés au port pour être chargés directement sur le navire. La même procédure peut également être suivie si les conteneurs sont empotés dans l'usine ou l'entrepôt de l'expéditeur.

Lors de la planification de l'arrivée d'une cargaison, il est extrêmement important de savoir s'il est obligatoire de passer par la douane, en particulier dans les situations d'urgence à déclenchement rapide. Il peut arriver que des avions ou des bateaux soient physiquement en mesure d'arriver dans un port maritime ou un aéroport, mais qu'ils ne puissent en réalité pas importer légalement les marchandises. 

Dédouanement de marchandises

Les étapes suivantes détaillent le processus de traitement et d'inspection de la cargaison par les douanes après son arrivée et son déchargement :

1. Toutes les cargaisons importées doivent être déchargées dans un port douanier désigné et ne doivent en aucun cas être soustraites au contrôle douanier sans l'autorisation écrite des autorités douanières.
2. Avant d'obtenir l'autorisation de soustraire des marchandises au contrôle douanier, le propriétaire ou l'agent agissant en son nom est tenu de présenter les documents requis par la loi, sous la forme prescrite, afin de permettre aux autorités douanières d'examiner les marchandises. Les détails spécifiques de la cargaison doivent concorder dans tous les documents.
3. Lorsque des marchandises sont destinées à l'entreposage sous douane, une demande d'autorisation d'entreposage de ces marchandises et une caution doivent accompagner la documentation.
4. Les autorités douanières sont habilitées à examiner toutes les marchandises importées. L'examen peut être physique (inspection visuelle, comptage, pesage, mesure, test chimique, etc.) ou documentaire (examen des documents pertinents tels que factures, billets à ordre, polices d'assurance et formulaires indiquant la quantité et la description des marchandises).
5. Si les marchandises sont passibles de droits, soit les droits de douane doivent être payés sur-le-champ, soit l'importateur doit fournir une caution pour garantir le paiement des droits.
6. Si les marchandises ne sont pas enlevées dans le délai prescrit après l'arrivée du navire ou de l'aéronef importateur, elles sont susceptibles d'être vendues aux enchères publiques par les autorités portuaires qui recouvrent sur le produit de la vente tous les frais qui leur sont dus, y compris les droits de douane.
7. Les autorités douanières sont habilitées à récupérer auprès de l'importateur toute insuffisance sur les droits perçus ou tout remboursement erroné de droits de douane, conformément aux procédures et lois en vigueur.
8. Dans les cas où des licences d'importation sont requises, les autorités douanières vérifient la légalité des marchandises importées par rapport à ces licences.
9. Une fois que les autorités douanières locales ont jugé que tous les documents et le paiement étaient suffisants, le réceptionnaire ou l'agent agissant en son nom peut récupérer la cargaison dans l'installation désignée.

Les autorités douanières utilisent des exemplaires sur papier de tous les documents associés et, selon le contexte et la capacité de l'autorité douanière, des exemplaires électroniques, afin d'identifier la cargaison qui passe par le processus d'inspection physique. 

Si l'importateur ou le courtier en douane agissant en son nom n'obtient pas les documents au moment où le dédouanement doit commencer, la procédure de présentation des marchandises sera retardée, et la mainlevée de la cargaison sera retardée ou ne se fera pas du tout. Les conséquences d'une cargaison entravée se traduisent par des retards dans la livraison aux bénéficiaires ou par des coûts supplémentaires tels que les surestaries. En peu de temps, des frais importants peuvent s'accumuler, dont le destinataire est tenu pour responsable.