Em qualquer local de armazenamento onde possam ser armazenados produtos de saúde, existem várias regras gerais que ajudarão a evitar a perda de stock devido a danos ou a um prazo de validade imprevista.

Colocação e visibilidade do produto:

• Evite guardar caixas ou produtos de saúde expostos em locais que recebam luz solar direta. Mesmo curtos períodos de exposição à luz solar podem danificar alguns produtos de saúde, especialmente os rotulados como sensíveis à luz.
• A menos que exista um sistema avançado de gestão de inventário, recomenda-se vivamente a utilização de fichas de existências. As fichas de existências devem conter informações sobre:
  • Números de lotes.
  • Prazos de validade.
  • Intervalos de temperatura.
  • Códigos dos produtos.
  • Utilização programática.
• Evitar misturar o mesmo medicamento de lotes/prazos de validade diferentes - se a sua instalação de armazenamento armazena o mesmo produto de saúde, mas de lotes/prazos de validade diferentes, esses produtos devem ser mantidos e registados em separado. 

Se armazenar produtos de saúde em caixas de cartão: 

• Assegure-se de que as indicações de caixas de cartão com setas que indicam o lado que deve ficar virado para cima são corretamente seguidas. 
• Assegure-se de que as caixas de cartão estão corretamente rotuladas, com conteúdo, prazos de validade, lote e outras informações relevantes visíveis. Se não forem utilizadas etiquetas ou se as caixas não estiverem marcadas, escrever as informações pertinentes na parte lateral. 
• Seguir as instruções do fabricante sobre empilhamento e manuseamento. 

É sempre importante lembrar que a maioria dos produtos de saúde são classificados como frágeis. O pessoal e as práticas de manuseamento devem estar em vigor para garantir a gestão segura das mercadorias.

Qualquer instalação de armazenamento utilizada para armazenar produtos de saúde deve proteger todos os produtos contra danos físicos, humidade, calor ou frio excessivos, luz solar, poeira, sujidade e parasitas.  A limpeza num armazém utilizado para armazenar produtos médicos é ainda mais importante do que para algumas outras categorias de mercadorias.

Colocação com outros materiais - Os produtos farmacêuticos e os dispositivos de apoio médico devem ser sempre armazenados separadamente de produtos químicos ou alimentos. Entre os exemplos de produtos químicos habitualmente encontrados em contextos humanitários podem incluir-se:

• Pesticidas
• Fertilizantes
• Agentes de limpeza
• Combustível
• Géneros alimentícios e produtos alimentares a granel

No entanto, mesmo os materiais que não são tipicamente perigosos, como sacos de cimento, podem afetar os produtos de saúde, tanto no armazenamento como no transporte. Sempre que possível, os produtos relacionados com a saúde devem ser armazenados em espaços adequadamente preparados e separados.

Armazenamento em prateleiras:

O armazenamento em prateleiras é muito comum na gestão de produtos de saúde. O armazenamento em prateleiras é útil para armazenar facilmente pequenas quantidades de um grande número de SKU, permitindo aos lojistas retirar discretamente quantidades de produtos, ao mesmo tempo que os podem separar e rastrear. 

Frequentemente, o armazenamento em prateleiras é utilizado no mesmo local que o armazenamento em paletes; este último é mais adequado para gerir grandes caixas de cartão ou paletes e pode ser utilizado antes de as caixas serem abertas e os produtos de linha serem divididos em unidades de inventário distintas, enquanto que o armazenamento em prateleiras é mais adequado para gerir unidades individuais que são retiradas, consoante o caso. Ambos os métodos têm a sua utilização em instalações de saúde.

Para além das práticas normais de utilização de prateleiras, existem algumas considerações especiais quando se utilizam prateleiras para armazenar produtos de saúde:

• Colocar os frascos de vidro na prateleira inferior para minimizar os riscos de danos provocados pela queda de objetos.
• Colocar os líquidos na prateleira inferior para evitar danificar outros produtos em caso de rutura ou fuga.
• Assegurar que todos os produtos estão claramente visíveis e que, quando rotulados, os rótulos ficam visíveis.
• Mesmo que as quantidades sejam pequenas, utilize fichas de existências para registar as transações. As fichas de várias existências podem ser guardadas numa única bolsa ou recipiente para poupar espaço.
• Nas áreas de armazenamento com zonas de temperatura, os produtos de saúde sensíveis à temperatura devem ser armazenados onde as temperaturas são mais adequadas para os requisitos especificados pelo fabricante, normalmente nas prateleiras inferiores. 

Paletização:

Se os produtos de saúde forem armazenados em paletes, existem algumas regras fundamentais para uma gestão adequada, para além das diretrizes normais para a gestão de paletes e o empilhamento no solo:

• Todas as caixas de cartão que contenham produtos de saúde devem ser claramente rotuladas com as informações relevantes e os rótulos devem estar virados para o exterior e visíveis. 
• Os medicamentos são frequentemente leves e as subembalagens podem ter muito espaço vazio. As caixas de cartão que contêm produtos de saúde podem ser facilmente esmagadas ou danificadas e não devem ser empilhadas a alturas excessivas. Nunca exceda os 2,5 metros de altura máxima das caixas empilhadas numa palete e, idealmente, coloque os produtos à menor altura possível. 
• Ao armazenar paletes com vários tipos de produtos de saúde, as paletes podem ter de ser fisicamente separadas por um mínimo de 30 centímetros para permitir o acesso a todos os lados da palete para efeitos de inspeção e manuseamento. 
• Sempre que possível, armazene produtos semelhantes em conjunto, tais como produtos de saúde do mesmo lote e com o mesmo prazo de validade. A mistura de diferentes produtos torna mais difícil a seleção de produtos específicos.
• Recomenda-se a utilização de paletes de plástico ou tratadas termicamente para armazenar produtos de saúde sempre que possível.

Produtos de saúde danificados e fora do prazo

Devido à natureza sensível dos produtos farmacêuticos e de outros dispositivos médicos, é extremamente importante que os gestores dos estabelecimentos de saúde controlem, identifiquem e isolem os produtos danificados ou fora do prazo procedendo à sua reparação ou eliminação adequadas e impeçam a colocação acidental desses produtos em distribuição, a fim de evitar danos para o utilizador final.

Os gestores de produtos de saúde devem controlar sempre os prazos de validade dos produtos de saúde e realizar regularmente inspeções e contagens de inventário físicas para garantir que todas as ocorrências de expiração de prazos de validade ou ocorrências de danos são identificadas. Os intervalos necessários para a contagem do inventário dos produtos de saúde podem ser mais frequentes do que os dos produtos não médicos e os gestores podem desejar efetuar um inventário físico de três em três meses ou mesmo uma vez por mês. Com base no número de produtos individuais em qualquer loja de produtos médicos, um inventário físico completo pode ser proibitivamente complexo, pelo que os gestores podem também desejar efetuar uma amostragem aleatória numa base contínua, com inventários físicos intermitentes ao longo do ano.

Os produtos de saúde que tenham sido identificados como danificados ou fora do prazo de validade devem ser retirados da sua localização habitual no espaço de armazenamento e isolados numa "zona de quarentena" especialmente identificada dentro da instalação de armazenamento. Uma área de quarentena não significa que os produtos de saúde sejam infecciosos, mas sim que devem ser tratados separadamente do resto dos produtos em stock.  As áreas de quarentena devem estar:

• Claramente marcadas e rotuladas como sendo um stock que não pode ser emitido como stock normal.
• Separação física clara dos principais produtos em stock. Isto pode incluir áreas pintadas no chão ou até mesmo divisões separadas.
• Idealmente, as áreas de quarentena devem poder ser fechadas à chave e as chaves devem ser guardadas pelo gestor do armazém. 
• Em alguns contextos, o isolamento e a gestão de produtos de saúde danificados/expirados podem ter regulamentações específicas, incluindo a monitorização e a limitação de tempo seguras. O pessoal da logística deve ter em conta a legislação local antes de conceber a estratégia de quarentena.

Os produtos colocados em quarentena devem:

• Ser controlados separadamente dos produtos de stock não afetados, incluindo as suas próprias fichas de existências e o seu próprio registo num sistema de inventário eletrónico. 
• Estar preparado e pronto para a eliminação. 
• Qualquer medicamento, quer esteja fora do prazo ou danificado, não deve ser considerado próprio para consumo humano e deve ser eliminado em segurança e em conformidade com os regulamentos locais. Para mais informações, consulte a secção sobre gestão de resíduos médicos.