Gestão do inventário de produtos médicos | Logistics Operational Guide

O processo de gestão adequada dos produtos de saúde deve seguir as diretrizes gerais para toda a gestão do inventário, incluindo a previsão global da procura e os mecanismos de controlo do inventário. Existem, no entanto, conceitos adicionais que são especiais para a gestão de produtos de saúde.

Primeiro a expirar, primeiro a sair (FEFO)

A FEFO, como regra geral, é importante para os produtos de saúde, pois dá ênfase aos prazos de validade dos produtos, independentemente da data em que esses produtos possam ter entrado em armazenagem geral. Segundo a FEFO, os produtos são retirados do armazém com base na proximidade do seu prazo de validade. Nas Cadeia de Abastecimento em Saúde, pode haver vários produtos exatamente do mesmo tipo que têm datas de produção/expiração diferentes. A FEFO ajuda a reduzir a perda de produtos, assegurando que, sempre que possível, os produtos com prazo de validade mais curto são utilizados em primeiro lugar.

Para que a FEFO seja eficaz:

Os prazos de validade devem ser claramente identificáveis nos produtos colocados em prateleiras e estantes. Se o prazo de validade não puder ser facilmente identificado na caixa ou na embalagem, pode ser anotado em autocolantes ou pedaços de papel no exterior das caixas/paletes.
Os prazos de validade devem ser registados em todas as fichas de existências e nos livros de registo do armazém/sistemas de inventário.
Produtos semelhantes mas com prazos de validade diferentes devem ser separados de acordo com esses prazos. Sempre que possível, os produtos com os prazos de validade mais próximos devem ser deslocados para a frente das estantes ou prateleiras, algo que pode ser mais útil em instalações de armazenamento mais pequenas com produtos soltos em prateleiras.
Os inventários físicos devem ser realizados frequentemente, com ênfase na identificação de produtos com um prazo de validade reduzido, que possam ter sido ignorados ou misturados com outros produtos em stock.
As pessoas que gerem o inventário devem ser informadas de que, sempre que possível, devem emitir primeiro os produtos de curto prazo de validade.
Os produtos que se estejam a aproximar do respetivo prazo de validade, estando entre três e seis meses das datas, devem ser assinalados. Quaisquer produtos com menos de três meses de vida útil devem ser imediatamente comunicados aos gestores de projeto para que possam ser tomadas as medidas necessárias.

Inspeção de produtos

As caraterísticas físicas dos produtos de saúde podem alterar-se ao longo do tempo e podem constituir sinais claros de degradação da qualidade do produto. Para além de procurarem danos físicos na embalagem ou rastrearem os prazos de validade, há coisas que os gestores de logística de produtos de saúde podem procurar para determinar se um produto tem problemas de qualidade:

Tipo de produto	Sinais de problemas de qualidade
Todos os produtos	Embalagens partidas ou rasgadas (frascos, garrafas, caixas, etc.) Rótulo(s) em falta, incompleto(s) ou ilegível(eis)
Líquidos	Descoloração Turvação Sedimentação Selo quebrado da garrafa Fissuras na ampola, garrafa ou frasco Humidade na embalagem
Produtos sensíveis à luz (por exemplo, película de raios X)	Embalagens rasgadas ou rasgadas
Produtos de látex	Seco Frágil Rachado
Produtos de látex lubrificados	Embalagem pegajosa Produto ou lubrificante sem cor Embalagem manchada Fuga de lubrificante (embalagem húmida ou molhada)
Comprimidos (pastilhas)	Descoloração Comprimidos partidos Comprimidos em falta (no blister) Pegajosidade (especialmente em comprimidos revestidos) Cheiros anormais
Injetáveis	O líquido não volta a ficar em suspensão após agitação
Produtos esterilizados (incluindo os sistemas DIU)	Embalagens rasgadas ou rasgadas Peças em falta Peças partidas ou dobradas Humidade no interior da embalagem Embalagem manchada
Cápsulas	Descoloração Aderência Cápsulas trituradas
Tubos	Tubo(s) adesivo(s) Conteúdo com fugas Perfurações ou orifícios no tubo
Embalagens de alumínio	Perfuração(ões) na embalagem
Reagentes químicos	Descoloração

Retirado de: JSI - Diretrizes para o armazenamento de medicamentos essenciais e outros produtos de saúde

Os sinais de defeitos dos produtos podem ser causados por uma variedade de fatores e podem ser sinais de um problema maior.

Se for identificado um produto que apresente algum dos defeitos acima referidos, o pessoal da logística deve:

Separar os problemas identificados do stock geral e interromper qualquer distribuição ou utilização dos produtos.
Contactar o distribuidor e/ou o fabricante do produto e/ou os especialistas em garantia de qualidade das organizações para verificar se existe uma causa conhecida ou se o produto ainda pode ser utilizado.
Contactar outros locais de armazenamento ou instalações de saúde com produtos semelhantes para verificar se o problema ocorre noutro local.

Os produtos só devem ser eliminados ou reintroduzidos na rotação geral depois de identificada uma ação adequada. No caso de o produto estar danificado e eliminado, devem ser implementadas medidas de mitigação para evitar danos futuros noutros produtos, se estiverem sob o controlo da organização/armazém.

Gestão de recolhas

No decurso de qualquer cadeia de abastecimento relacionada com a saúde, os profissionais de saúde podem ser confrontados com a gestão de recolhas de produtos. Uma recolha de produtos ocorre quando um fabricante ou uma autoridade sanitária local indica que um ou mais produtos de saúde são considerados impróprios para consumo humano e não devem ser distribuídos nem utilizados em atividades de rotina. Existem várias razões pelas quais um produto pode ser recolhido, incluindo produção defeituosa, adulteração do produto, alterações aos regulamentos locais ou qualquer outro defeito que possa afetar a adequação do produto para consumo humano. Normalmente, os fabricantes referem os números dos lotes dos produtos quando identificam os produtos recolhidos, mas podem ser recolhidas linhas de produtos completas ou mesmo produtos de períodos de produção específicos. O importante é que o fabricante ou a autoridade sanitária local forneçam critérios específicos sobre os produtos que devem ser recolhidos, e os atores humanitários devem esforçar-se por cumpri-los sempre que possível.

Os produtos recolhidos são ocasionalmente devolvidos ao fabricante, no entanto, em muitos contextos, os proprietários dos produtos de saúde terão de colocar ativamente em quarentena todos os produtos recolhidos e gerir diretamente o processo de destruição/eliminação. Na maioria dos contextos humanitários, os produtos farmacêuticos e os dispositivos médicos são frequentemente importados de fora do país de operação, e o processo de recolha e reexportação dos produtos recolhidos pode ser proibitivo ou mesmo impossível. Sempre que ocorre uma recolha, os planeadores logísticos devem avaliar o que é viável.

Os passos gerais para a gestão de recolhas incluem:

Um fabricante de produtos ou uma autoridade sanitária local identifica um produto específico ou produtos baseados em critérios-chave, que devem ser recolhidos.
(Se possível) as organizações humanitárias devem consultar todos os sistemas de aquisição e de controlo de inventário para saber se os produtos recolhidos se encontram atualmente nas suas cadeias de abastecimento. Nota: devido à natureza complexa ou ad-hoc das cadeias de abastecimento humanitárias, estas informações podem não estar disponíveis. Se não existirem registos, as organizações humanitárias devem agir como se estivessem na posse de produtos recolhidos.
As organizações humanitárias devem contactar imediatamente todos os armazéns, depósitos, instalações de saúde ou outros locais para onde os produtos recolhidos possam ter sido enviados. Todos os locais devem ser informados de que devem efetuar um inventário completo para identificar todos e quaisquer produtos recolhidos. Os produtos recolhidos identificados devem ser separados dos produtos de inventário principais e colocados numa área de quarentena segura.
(Se necessário) as organizações humanitárias devem contactar as comunidades locais, o gabinete do Ministério da Saúde e as organizações parceiras que possam ter recebido bens recolhidos no âmbito de atividades programáticas regulares e informar cada uma das partes sobre os produtos que foram recolhidos e sobre as medidas que devem tomar para garantir a segurança dos produtos recolhidos. Dependendo do contexto, a organização humanitária pode ser obrigada a recolher todos os produtos recolhidos diretamente de cada entidade externa, a fim de evitar qualquer má gestão ou distribuição acidental.
(Se necessário) A organização humanitária em questão pode ter de organizar a recolha e a deslocação de todos os produtos fora de prazo para a capital ou para a instalação de distribuição principal, a fim de permitir a devolução ou eliminação adequadas dos produtos recolhidos. Em muitos contextos humanitários, pode não haver infraestruturas locais para apoiar a eliminação a nível local.
Em cada contexto, podem ser necessários passos diferentes para a eliminação correta dos produtos recolhidos.
- Os fabricantes podem oferecer ou podem ser obrigados a retirar do mercado os produtos recolhidos diretamente junto das organizações que gerem os próprios produtos.
- As autoridades sanitárias locais ou nacionais podem dispor de instalações ou meios específicos para recolher ou receber determinados produtos recolhidos.
- Os regulamentos locais ou nacionais podem exigir que os produtos de saúde recolhidos sejam eliminados pelo proprietário do produto de uma forma específica, ou que alguns produtos sejam reexportados. No caso de os produtos serem reexportados, é provável que sejam necessárias autorizações especiais.

Mesmo que não exista uma regulamentação específica, as organizações humanitárias devem procurar eliminar corretamente os produtos recolhidos utilizando os métodos mais éticos e ecológicos disponíveis. Os métodos de eliminação adequados podem ser encontrados na secção sobre gestão de resíduos médicos.