Управление парком транспортных средств может быть как простым, так и сложным рабочим процессом в зависимости от количества и разнообразия транспортных средств и интенсивности их использования.
Базовый рабочий процесс
Управление автопарком можно разбить на пять основных компонентов:
| 
|
Следуя этой логике, управление парком транспортных средств также можно рассматривать как несколько рабочих потоков, которые одновременно выполняются одним или несколькими лицами.
- Управление транспортными средствами — обеспечение доступности и пригодности транспортных средств для выполнения регулярных проверок, технического обслуживания и ремонта, административных разрешений и т. д.
- Управление водителями — обеспечение доступности и пригодности водителей, организация графика работы, обучение, обмен соответствующей информацией, получение медицинского освидетельствования и т. д.
- Управление пользователями — обеспечение своевременного и безопасного доступа пользователей к услугам автопарка. Это включает в себя понимание потребностей пользователей и обработку запросов, выделение соответствующих ресурсов, предоставление необходимой информации для надлежащего выполнения перевозок и сбор отзывов о предоставлении услуг.
- Управление перевозками — обеспечение удовлетворительного выполнения перевозок, организация перевозок в соответствии с потребностями пользователей, мониторинг перемещений для обеспечения их выполнения в соответствии с планом, а также обеспечение стандартных рабочих процедур и процедур безопасности.
- Мониторинг рабочих процессов — индивидуально и в целом (автопарк) — обеспечение надлежащей производительности, соответствующего баланса и корректировки при необходимости. Чрезмерное использование ресурсов и механический отказ, выгорание водителей и ненадлежащее поведение или недовольство пассажиров являются типичными симптомами нарушений в работе парка, которые должны быть устранены.
Функции управления автопарком
Управление автопарком и рабочими процессами может помочь определить типичный набор ролей и обязанностей для различных сторон. Объединение или разделение задач между одним или несколькими профилями будет зависеть от масштаба флота, интенсивности его использования и данного эксплуатационного контекста. В местном отделении с парком от 1 до 6 автомобилей и гаражом, переданным на внешний подряд, один человек может контролировать все рабочие процессы и команду из 6–8 водителей. Если количество транспортных средств и водителей значительно шире, или механический гараж, используемый для обслуживания транспортных средств, управляется агентством самостоятельно, в команду могут быть добавлены новые и специализированные профили.
Типичные роли и обязанности в рамках управления парком транспортных средств могут включать:
| Водитель | Водители несут ответственность за перевозку грузов и пассажиров в транспортных средствах организации, обеспечение ее технических условий и безопасности, а также соблюдение правил дорожного движения страны и рабочих процедур, а также процедур безопасности организации для обеспечения безопасного, бесперебойного и эффективного обслуживания. Для этого водитель должен проводить регулярные проверки назначенного транспортного средства, убедиться, что все документы на транспортное средство и водительские удостоверения действительны и доступны в транспортном средстве; при необходимости заправлять топливный бак и обеспечивать надлежащую погрузку и разгрузку транспортного средства. Кроме того, водитель отвечает за информирование руководства учреждения о любых инцидентах, связанных с перевозкой пассажиров или грузов, и должен знать, как использовать все виды необходимого оборудования для связи (телефоны, спутниковые телефоны или радиостанции), безопасности (аптечка первой помощи и огнетушитель), восстановления транспортного средства и выполнения базового ремонта и технического обслуживания (замена шин, проверка давления в шинах и т. д.). |
|---|---|
| Старший водитель | Старший водитель — это особая должность, используемая в том случае когда в отдельном автопарке используется значительное количество водителей. Старший водитель иногда может брать на себя многие обязанности, которые обычно возлагаются на управляющего автопарком, при условии соблюдения рабочего графика. Старший водитель координирует команду водителей, подготавливая и контролируя их работу: регулярные проверки транспортных средств, инвентаризацию транспортных средств, заправку и т. д. Он отвечает за уведомление о любых проблемах с транспортными средствами, а также за обеспечение технического обслуживания парка транспортных средств и за то, чтобы автомобили обслуживались в требуемое время для обеспечения их надлежащего использования и предоставления услуг. Кроме того, старший водитель организует курсы подготовки для водителей, проводит экзамены по вождению для всех новых водителей и регулярно проводит аттестацию водителей. Старший водитель может также отвечать за распределение транспортных средств в зависимости от доступности водителей, подготовку графиков работы и замену в случае отсутствия водителя. Он может также участвовать в некоторых задачах мониторинга, таких как ежемесячные отчеты об услугах, ремонте и потреблении топлива каждым транспортным средством. |
| Механик | Механик выполняет необходимое сервисное и техническое обслуживание и ремонт транспортных средств (и других двигателей в качестве генераторов), чтобы убедиться, что они находятся в рабочем состоянии. Механик также проводит инструктаж и обучение команды водителей по обслуживанию и техническому обслуживанию транспортных средств. Настоятельно рекомендуется использовать механика, когда организации управляют собственной механической мастерской, однако механики могут быть наняты также для проведения ремонта и технического обслуживания транспортных средств в различных контекстах. Механик несет ответственность за оборудование и инструменты в гараже, проверяя их правильное и безопасное использование, поддерживая и обновляя их, когда это необходимо, и поддерживая инвентаризацию в актуальном состоянии. Хотя механик может управлять запасами некоторых основных расходных материалов, не рекомендуется, чтобы он осуществлял управление запасами запасных частей, т. к. это будет препятствовать подотчетности и противоречить основному разделению обязанностей в цепочке поставок. Механик может также оказать поддержку в оценке внешних мастерских для последующего субподряда, а также в проверке легковых и грузовых транспортных средств перед их арендой. Промежуточное решение, обычно используемое в тех случаях, когда механик на полный рабочий день не требуется, заключается в совмещении функций водителя и механика, когда водителю выделяется несколько (полных) дней для выполнения обязанностей механика. |
| Менеджер по мобильности/перевозкам | Менеджер по перевозкам обеспечивает организацию и реализацию всех перемещений. Он собирает регулярные и специальные запросы на перевозку и соответствующим образом распределяет имеющиеся ресурсы (транспортное средство, водитель и оборудование связи, когда это необходимо), информируя соответствующих сотрудников о плане перевозки и любых изменениях в графике. Кроме того, он контролирует и регистрирует любое передвижение людей, транспортных средств и грузов, обеспечивая его осуществление в соответствии с установленными рабочими процедурами и процедурами безопасности: отъезд, прибытие, количество пассажиров, маршрут следования, стандартные пункты связи и т. д. Он должен информировать о любой задержке или инциденте, о которых сообщают какие-либо из находящихся на маршруте водителей транспортных средств. |
| Управляющий автопарком | Управляющий автопарком является общим руководителем автопарка. В его задачи входит разработка и внедрение стратегий, гарантирующих надлежащее состояние автопарка. Сюда входит разработка и пересмотр годового плана и бюджета на техническое обслуживание, обновление и масштабирование, когда это необходимо, а также планирование и надзор за человеческими ресурсами для обеспечения как размеров, так и необходимых знаний и компетенций. В зависимости от размера организации и потребностей транспортного средства, управляющий автопарком может принимать на себя обязанности менеджера по перевозкам и старшего водителя или может выбрать выполнение отдельных должностных обязанностей, с тем, чтобы способствовать управлению более широкого набора задач в рамках более крупных операций. Управляющий автопарком должен контролировать производительность автопарка и поддерживать принятие решений с помощью регулярных отчетов. Он должен также предоставлять консультации по таким связанным с автопарком темам, как страхование автотранспортных средств, тип и периодичность технического обслуживания, оценка всех арендованных автотранспортных средств и транспортных компаний, а также составление необходимых контрактов. Кроме того, и если это применимо, управляющий автопарком должен определить заказ на запасные части, а также оценить и выявить потенциальных местных поставщиков. |
