Управление всем жизненным циклом автотранспортных средств имеет важное значение для обеспечения эффективного использования ресурсов, включая вывод из эксплуатации или утилизацию автотранспортных средств. Предпочтительно продавать и/или заменять транспортные средства до того, как они станут слишком дорогими в обслуживании, и таким образом обеспечить достижение их оптимальной стоимости при перепродаже или замене.

Преимущества надлежащего вывода из эксплуатации, утилизации и замены транспортных средств включают:

• Содействие снижению затрат на техническое обслуживание.
• Более низкий уровень CO2
• Оптимизация продажной цены транспортного средства.

Экономический ресурс 

 Экономический ресурс — это ожидаемый период времени, в течение которого актив остается полезным для среднего владельца. Когда актив перестает быть полезным для своего владельца, он считается утратившим свою экономическую ценность. Экономический ресурс транспортного средства должен определяться каждой организацией в рамках ее политики управления активами: некоторые могут считать, что срок службы составляет 48 месяцев, другие — 60 месяцев.

В приведенном ниже примере показана линейная оценка с течением времени стоимости закупленного транспортного средства стоимостью 20 000 долл. США с учетом 48-месячного экономического ресурса.

Для представления стоимости транспортного средства с течением времени могут применяться более сложные модели. Например, криволинейный экспоненциальный подход может быть более точным для определенных целей, поскольку транспортное средство теряет большую часть своей стоимости после его первого использования. Экономический ресурс может быть рассчитан путем определения точки, в которой оценочная стоимость перепродажи транспортного средства становится ниже, чем годовые эксплуатационные расходы.

Ввиду характера и стоимости многих автотранспортных средств, принадлежащих гуманитарным учреждениям и эксплуатируемых ими, многие организации могут предпочесть продать автотранспортное средство задолго до того, как расходы на техническое обслуживание достигнут того же уровня, что и расходы на ремонт. Это особенно актуально для операций, в которых риск непредвиденной поломки выше, чем просто стоимость ремонта. Сюда может входить следующее:

• Реальная безопасность транспортного средства может снизиться, если учреждения работают в небезопасной среде, где постоянно требуются автомобили экстренной помощи.
• Пересеченная местность или бездорожье, требующие постоянной производительности от автомобилей.

Ниже приведен пример изменения стоимости перепродажи по сравнению с расходами на техническое обслуживание по сравнению с первоначальной стоимостью покупки:

Учреждения должны всегда помнить о том, что экономический срок службы актива отличается от его фактического физического срока службы. Срок службы транспортных средств, как правило, всегда превышает срок их экономического ресурса для организации, и соотношение между этими двумя показателями зависит от использования транспортного средства и условий эксплуатации. В этом смысле принято устанавливать предельный пробег для начала рассмотрения вопроса о замене автомобиля. В качестве основного правила часто используется 200 000 км (+/- 50 000 км).

Некоторые учреждения могут принять решение о продлении срока службы транспортного средства по истечении его экономического ресурса. Это особенно актуально в тех случаях, когда применяется надлежащая схема технического обслуживания, и учетная документация свидетельствует о том, что расходы на техническое обслуживание автотранспортного средства все еще ниже рыночной стоимости его перепродажи. Решение о замене транспортного средства должно подкрепляться согласованными записями по управлению автопарком, отражающими затраты, использование, безопасность и возраст активов.

Кроме того, в зависимости от законодательства страны, касающегося гуманитарных учреждений, и механизмов финансирования, используемых для приобретения транспортного средства, к этой логике могут применяться некоторые ограничения. Некоторые страны не разрешают частным НПО перепродавать активы, такие как транспортные средства, а некоторые доноры требуют пожертвования или передачи транспортных средств в конце проекта другой финансируемой организации или проекту. Знание национального законодательства и конкретных процедур доноров, связанных с управлением активами и транспортными средствами, имеет ключевое значение во избежание возникновения значительных правовых или финансовых рисков.

Вывод из эксплуатации и утилизация

После принятия решения о замене транспортного средства следует рассмотреть различные варианты вывода из эксплуатации и утилизации старых транспортных средств. Наиболее распространенными методами утилизации являются:

• Пожертвование — транспортные средства в хорошем состоянии и отвечающие требованиям безопасности могут быть переданы в дар партнерским организациям или ключевым заинтересованным сторонам. Пожертвования должны соответствовать национальному законодательству и внутренней политике, и должны быть надлежащим образом задокументированы.
• Продажа — транспортные средства, которые не нужны и имеют приемлемую рыночную стоимость, могут подлежать перепродаже. Во избежание любых подозрений в отношении предоставления преимуществ определенным юридическим или физическим лицам рекомендуется проводить полностью документированные аукционы. Перепродажа транспортного средства должна осуществляться в соответствии с национальным законодательством и внутренней политикой, и должна быть надлежащим образом задокументирована.
• Передача — транспортные средства, находящиеся в хорошем состоянии и отвечающие требованиям безопасности, могут быть переданы другой организации или программе. Это является предпочтительным вариантом для большинства доноров, когда транспортное средство остается в пределах своего экономического ресурса. Кроме того, это удобное решение при закрытии проектов или демонтаже местных офисов с закрепленными за ними транспортными средствами.
• Уничтожение или разбор на запасные части – транспортные средства, находящиеся в плохом состоянии или не отвечающие требованиям безопасности, должны быть уничтожены или разобраны для извлечения пригодных для использования частей. Следует определить государственное или частное учреждение, способное надлежащим образом выполнять данную задачу. Необходимо провести оценку экологических рисков, и компетентным органам может потребоваться свидетельство об уничтожении для обновления реестра транспортных средств и официального оформления транспортного средства, изъятого из обращения. Уведомление соответствующих органов может быть особенно важным для того, чтобы избежать дальнейших налоговых начислений или обязательств.

В рамках процесса вывода из эксплуатации учреждения должны помнить о необходимости восстановления и перераспределения всего автотранспортного оборудования, которое может быть использовано повторно, включая оборудование связи, защитные материалы, комплекты для восстановления, элементы идентификации/визуального опознавания и многое другое. Учреждения также должны помнить о необходимости информирования органов власти и страховых компаний после вывода транспортных средств из эксплуатации.