Управление транспортными средствами и автопарком
Выбор и приобретение транспортного средства

Транспортные средства

Основные соображения при выборе наиболее подходящего пассажирского транспортного средства связаны с его предполагаемым назначением, количеством пассажиров, требующих одновременного использования, а также длительностью и частотой поездок. На данном первом этапе необходимо рассмотреть три основных варианта: мотоцикл, легковой автомобиль или микроавтобус. При перевозке грузов следует предусмотреть требуемую грузоподъемность. Можно рассмотреть транспортные средства с независимым багажником или гибридные решения, например, пикапы. Дополнительную информацию о выборе грузовых автомобилей см. в главе «Автомобильный транспорт». Условия эксплуатации, экологические и дорожные условия будут влиять на решение и определять технические требования к транспортному средству, такие как полный привод, кондиционер или другие дополнительные функции. Также важным фактором является наличие запасных частей на местном рынке, а также знание и способность местных жителей выполнять все виды технического обслуживания и ремонта. 

Другими факторами, которые могут ограничить выбор вариантов, могут быть доступный бюджет, требования донора или организационная политика по стандартизации транспортных средств. Нормативные требования доноров могут ограничивать тип или происхождение транспортных средств, которые они будут финансировать.

Стандартизация

Стандартизация автопарка может быть полезна, когда определенный набор транспортных средств должен выполнять схожие функции. Стандартизация автопарка заключается в уменьшении разнообразия автопарка, что способствует значительной экономии средств и повышению эффективности ключевых процессов, таких как:

  • Планирование – Затраты, задания, техническое обслуживание.
  • Ежедневная эксплуатация транспортного средства – регулярные проверки, использование органов управления и дисплеев, «ощущение» вождения.
  • Техническое обслуживание и ремонт – диагностика, инструменты, знания и опыт.
  • Управление запасами – запасные части, топливо, жидкости.
  • Закупки и отношения с поставщиками – исследование рынка, контракты, счета.
  • Мониторинг - сравнение показателей по транспортным средствам и водителям, расходы.

Важно провести стандартизацию не только на уровне марки и модели транспортного средства, но и на уровне основных компонентов и оборудования транспортного средства. Например, приобретение одного типа фильтра может помочь отслеживать потребление и одновременно дать возможность управляющим автопарков договариваться об оптовых закупках. Неправильно управляемая стандартизация может привести к подозрениям в сговоре: все решения о стандартизации автопарка должны приниматься прозрачным образом и с высоким уровнем подотчетности.

Способы владения

Когда речь идет о выборе и приобретении транспортных средств, вопрос о форме собственности становится предметом соответствующих дискуссий. Транспортные средства, входящие в самоуправляемый автопарк, могут находиться в собственности, аренде или лизинге.

Собственные транспортные средства:

Если организация решает приобрести свои собственные транспортные средства, необходимо рассмотреть ряд областей. Для получения дополнительной информации о преимуществах и недостатках управления собственными транспортными средствами, обратитесь к разделу, посвященному собственным транспортным средствам в главе «Автомобильный транспорт» настоящего руководства.

Арендованные транспортные средства:

Аренда автомобилей стала доступна почти повсюду в мире. В зависимости от контекста аренда предоставляется частными компаниями или частными лицами, с водителем или без него. Причины использования арендованных транспортных средств могут быть различными: финансовыми, программными, техническими или по причине отсутствия безопасности. Некоторые ключевые факторы, которые следует учитывать при аренде автомобиля, могут включать:

  • Продолжительность мероприятий неизвестна, и возврат инвестиций в приобретение транспортных средств может быть сопряжен с трудностями.
  • Стоимость импорта транспортного средства слишком высока, и в стране, где оно эксплуатируется, нет транспортных средств надлежащего качества.
  • Существует острая необходимость в увеличении автопарка, и закупка одного или нескольких транспортных средств займет необоснованное количество времени.
  • Резкое увеличение спроса на транспорт, например, быстрая оценка или новые виды деятельности. 
  • Недостаточно работы для автомобиля, использующегося полный рабочий день.
  • Стандартный тип транспортного средства не подходит для работы, контекста или условий окружающей среды.
  • Небезопасная среда, где риск повреждения или кражи настолько высок, что экономически не стоит риска приобретения транспортного средства.

В любом случае перед и во время аренды транспортного средства необходимо принять некоторые меры и предпринять определенные действия:

  • Надлежащий осмотр транспортного средства.
  • Проверка на соответствие требованиям и вводный инструктаж водителя арендованного автомобиля.
  • Разработка договора на оказание услуг.

Технический и административный осмотр арендованных транспортных средств

При аренде автомобиля важно оценить его общее механическое и административное состояние. Это выполняется для нескольких целей:

  • Предотвращение задержек с запланированными мероприятиями вследствие поломки транспортного средства.
  • Повышение безопасности лиц, участвующих в перевозке.
  • Возможность избежать обвинений в повреждениях, уже присутствующих в транспортном средстве.
  • Обеспечение соблюдения всех национальных и местных нормативных требований.

В идеале все проверки должны выполняться квалифицированным механиком. Рекомендуется использовать шаблон осмотра, который позволит проводить автоматическую и однородную проверку всех транспортных средств, обеспечивая разумное сравнение и валидацию до заключения контракта. Предлагается вести отдельные записи по каждому осмотренному транспортному средству. Шаблон проверки может охватывать следующие области:

  • Км пробега (по спидометру)
  • Уровень топлива
  • Двигатель (шум, утечка, дым)
  • Система смазывания (утечка, фильтры, давление)
  • Система охлаждения (утечка, радиатор, жидкость, вентилятор, ремень)
  • Впуск воздуха и впрыск топлива (воздушный фильтр, топливный фильтр)
  • Выхлопная система (крепление, утечка)
  • Топливный бак (утечка, трубопроводы)
  • Тормозная система (утечки, шум, педаль, стояночные тормоза)
  • Подвеска (мягкая/жесткая, пружины, амортизаторы-втулки)
  • Шины (давление, протектор, состояние и запасное колесо)
  • Шасси (трещины, крепление)
  • Кузов (удары, бамперы, капот)
  • Двери (окна, петли, регулировка, замки)
  • Видимость (лобовое стекло, зеркала, солнцезащитные козырьки)
  • Сиденья (ремни безопасности, крепление)
  • Электрическая система (аккумулятор, двигатель стартера, передние и задние фары, индикаторы, фонари на крыше, предупреждающие лампы/индикаторы на приборной панели, система стеклоочистителей, звуковой сигнал)
  • Наличие домкратов и инструментов
  • Административные документы (регистрация, номер шасси и двигателя, страхование транспортного средства)

Руководство для пользователей по отметке мест присутствия физических повреждений на кузове:

 

 

 

Седан

Sedan

 

 

 

SUV

SUV

 

 

 

Фургон

Van

Шаблон для ежедневного физического осмотра может выглядеть следующим образом:

Адаптировано на основе материалов Международной федерации Красного Креста и Красного Полумесяца (IFRC)

Необходимо провести перекрестную проверку идентификационных данных транспортного средства (номер шасси и номер двигателя) с административными документами и идентификационными данными владельца. При выявлении любой неопределенности в отношении владения или несоответствия между транспортным средством и представленной документацией следует немедленно вывести транспортное средство из эксплуатации.

Проверка на соответствие требованиям и вводный инструктаж водителей арендованных автомобилей

Не менее важными для механического состояния арендованного транспортного средства являются состояние здоровья водителя, навыки вождения, административные разрешения, поведение за рулем и на работе, а также необходимые знания для управления автомобилем в требуемом контексте, такие как знание местного языка и география поездки. Для получения дополнительной информации по данному вопросу обратитесь к разделу ниже: Найм: отбор и тестирование водителей.

Если аренда транспортных средств является долгосрочной стратегией, рассмотрите возможность наличия пула водителей арендных автомобилей, которых можно привлечь по запросу. Проверка и инструктаж партий нескольких водителей за один сеанс позволит сократить время, затрачиваемое на это важное мероприятие.

Договор аренды

Для составления удобного договора аренды необходимо учитывать следующее:

  • Определите временные рамки аренды и единицу времени, используемую для ставки — час, день, неделя, месяц. Если срок аренды превышает один день, рекомендуется согласовать суточную ставку и взимать плату в зависимости от количества дней. Если используется месячная ставка, уточните, покрывается ли контрактом календарный месяц, период в четыре недели или 30 дней.
  • Уточните, кто предоставляет водителя — гуманитарная организация или владелец. Если водитель предоставляется владельцем, следует уточнить, что стоимость услуг водителя включена в стоимость аренды. Кроме того, необходимо согласовать часы работы водителя, а также тариф за дополнительные отработанные часы. При необходимости владелец должен предоставить второго водителя. Рекомендуется, чтобы владелец предоставлял водителям суточные/проживание.
  • Определите сторону, ответственную за обеспечение топливом:
    • Если топливо поставляется организацией, перед первым использованием убедитесь, что бак полный.
    • Если владелец/арендная компания предоставляет топливо, убедитесь, что его количества в баке достаточно для достижения запрограммированных ежедневных перемещений, избегая потери драгоценного времени на поездку на заправочную станцию.
  • Определите место, где транспортное средство будет припарковано в ночное время — территория комплекса организации или владельцев. Если топливо предоставляется организацией, автомобиль должен быть припаркован на территории комплекса.
  • Убедитесь в отсутствии каких-либо ограничений в отношении пунктов назначения в той или иной стране. Это особенно важно для особо плохих дорог или зон конфликтов.
  • Убедитесь, что владелец предоставляет страховку и подтверждение страхового покрытия. Пассажиры уже застрахованы или требуется дополнительное покрытие? Предпочтение отдается комплексному страховому покрытию. Организация должна избегать любой ответственности в связи с авариями с арендованными автомобилями. Отсутствие разъяснений может привести к спорам и судебным разбирательствам между владельцами транспортных средств и гуманитарными организациями.
  • Определите, кто несет ответственность за поломки и регулярное техническое обслуживание. Настоятельно рекомендуется, чтобы ответственность за восстановление и ремонт несли владельцы транспортных средств: следует избегать ответственности за техническое обслуживание или ремонт транспортных средств, которые не принадлежат владельцам, поскольку первоначальное состояние автотранспортных средств может приводить к частым поломкам, злоупотреблениям и огромным инвестициям. Если возможно, договоритесь о предоставлении владельцем подменного автомобиля без дополнительной оплаты в случае поломки или на время проведения технического обслуживания, что позволит избежать неоправданной задержки запланированных мероприятий.
  • Проведите полную инвентаризацию инструментов / принадлежностей, ведите учет этих предметов и убедитесь, что в автомобиле присутствуют по крайней мере минимально необходимые инструменты на случай спущенной шины или мелкого ремонта.

Адаптировано на основе контрольного списка MSF для аренды транспортных средств

Лизинг

В некоторых случаях лизинг может быть наиболее выгодным с финансовой точки зрения способом аренды транспортного средства на ограниченный период времени. Лизинг транспортных средств определяется как долгосрочная аренда с определенными обязательствами арендодателя по обеспечению надлежащей эксплуатации и поддержанию транспортного средства в хорошем состоянии.

Прежде чем принять решение об аренде транспортного средства, необходимо рассчитать «стоимость всего срока службы» и сравнить ее с другими вариантами закупок. Если лизинг является наиболее дешевым вариантом, то для определения оптимального срока аренды и поставщика можно использовать калькуляцию стоимости всего срока службы.

Аспекты, которые следует учитывать при покупке, аренде или внешнем подряде, можно обобщить в следующей таблице:

Метод

Преимущества

Недостатки

Местная закупка

  • Снижение транспортных расходов.
  • Быстрая доставка.
  • Поддерживает национальную экономику.
  • Может не иметься в необходимом качестве или количестве.
  • Высокий спрос на транспортные средства может породить конкуренцию между организациями и привести к чрезвычайно высоким ценам.
  • Доноры могут неохотно выделять средства для краткосрочных чрезвычайных ситуаций.

Иностранные закупки/импорт

  • Возможность приобретения большего количества транспортных средств хорошего качества.
  • Может привести к снижению затрат, если организация имеет глобальную структуру с производителем транспортных средств.
  • Более длительные сроки доставки.
  • Более высокие расходы на поставку и импорт транспортных средств.
  • В зависимости от национальной политики и таможенных правил организации могут быть не в состоянии импортировать транспортное средство в страну.

Аренда транспортных средств (с использованием местных поставщиков услуг аренды)

  • Транспортные средства будут заказываться / использоваться только при необходимости и могут выполнять короткие поездки.
  • Расходы на текущее техническое обслуживание обычно включаются в договоры аренды.
  • Отсутствие накладных расходов на обустройство и техническое обслуживание гаража.
  • Отсутствие высоких первоначальных затрат на покупку.
  • Арендные компании могут предоставить страховку и водителей, которые знают окружающую среду и маршрут.
  • Организация теряет контроль над некоторыми аспектами управления своим автопарком.
  • Прекращение предоставления услуг может привести к сбоям в повседневной работе.
  • Если договор аренды по какой-либо причине аннулируется, организации, возможно, придется вложить значительные средства в покупку или временную аренду транспортных средств для обеспечения непрерывности бизнеса.
  • Если арендованный автомобиль поставляется с водителем, качество водителя должно быть гарантировано.

Внешний подряд транспортных услуг

  • Внешний поставщик предоставит все необходимое: водителей, транспортные средства, топливо, техническое обслуживание, страхование, телематику, отчетность и многое другое.
  • Управление автопарком не является основным видом деятельности; организации могут сосредоточиться исключительно на выполнении программ.
  • Увеличивает экономию средств, производительность труда и денежные потоки.
  • Несколько вариантов контрактов: на основе транспортного средства за поездку, транспортного средства в день или за тонну.
  • Организация теряет контроль над некоторыми аспектами управления своим автопарком.
  • На практике, безопасность, скорость и качество подлежат тщательной оценке.
  • Прекращение предоставления услуг приведет к сбоям в повседневной деятельности.

Адаптировано на основе материалов Fleet Forum 

Jump to top