Контроль, як правило, запроваджується для відстеження слабких місць, неякісних проєктів та неналежного виконання програм. На основі оцінки результатів, ці слабкі сторони або недоліки у порівнянні з поставленими цілями або завданнями можуть бути виправлені або переглянуті з метою постійного підвищення ефективності.
Кожне оцінювання має проводитися відповідно до заздалегідь встановленої мети, яка визначає не лише бажаний результат втручання, але й процес і потреби для його досягнення. Оцінювання полягає у визначенні ступеня досягнення та перевірці того, наскільки добре чи погано виконані дії призвели до цих результатів.
Логістична стратегія
Щоб забезпечити досягнення запланованих цілей, логістичний підрозділ або команда повинні розробити стратегію, яка вирішуватиме проблеми та спрямовуватиме команди до поставлених цілей. Організації завжди повинні прагнути оптимізувати використання ресурсів, щоб забезпечити ефективне здійснення діяльності.
На основі аналізу та відповідно до загальних цілей проєкту логістична команда або підрозділ повинні встановити власну кінцеву мету або цілі, які визначатимуть пріоритетність оперативних завдань.
Objectives and Key Results
Цілі та ключові результати функціонують як «дорожня карта», яка веде команди до визначеної мети. Цілі мають бути сформульовані як бажані конкретні результати, виражені у вигляді позитивних змін, яких очікується досягти через певний період у відповідь на визначені виклики. Цілі досягаються через сукупність результатів, які є наслідками діяльності.
Мета зазвичай має два-три ключові результати з тих самих причин, з яких GPS-пристрою потрібні два-три супутники для точного визначення місцезнаходження. Кожен ключовий результат покликаний позитивно вплинути на певну метрику, усунути двозначність шляхом уточнення та кількісного визначення того, як виглядає успіх у досягненні тієї чи іншої цілі, а також допомогти виміряти прогрес у досягненні цієї цілі.
Склад ключового результату схожий на KPI, за винятком того, що ключовий результат включає в себе часові рамки як початкову і кінцеву точку.
Ключовий результат складається з наступних компонентів:
- Визначена метрика та поточне значення - Будь-який показник, який вимірює організація, є метрикою, а поточне значення - це просто значення, яке вимірює метрика в будь-який момент часу.
- Початкове та цільове значення - Результати повинні мати часові рамки для демонстрації досягнення. Початкове значення - це початковий базовий рівень, тоді як цільове значення - це бажана мета в кінці цього періоду.
- Одиниця виміру - Одиниця виміру повинна бути зрозумілою, так само як і те, чого намагаються досягти самі результати. Одиниця виміру повинна містити всі складові ключового результату. Наприклад, для ключової цілі «скоротити час виконання з 7 до 5 днів» визначеною метрикою є «час виконання» в днях, початкове значення «7 днів» і цільове значення «5 днів».
План дій
Результати - це підсумки різних видів діяльності, виміряні разом як єдине ціле, які ведуть до досягнення загальної мети. На щоденній основі ці дії є найпростішими кроками, на яких слід зосередитися. За умови правильного планування, виконання кожної дії призведе до досягнення мети.
Щоб правильно визначити кожен з цих кроків, необхідно створити чіткий план дій. План дій встановлює часові межі, індикатори, відповідальних осіб та витрати на кожен вид діяльності, і має бути доведений до відома всіх залучених осіб.
Звіти з логістики
Звіт використовується для аналізу фактів та інформації, щоб проінформувати про кроки на шляху до досягнення мети та можливі проблеми, з якими стикаються, тоді як оцінка візьме ці дані та встановить ступінь досягнення та оцінить, як спрацювала визначена стратегія та/або план.
Важливо створити систему звітності, яка буде відслідковувати хід виконання стратегічних планів та надавати зворотній зв'язок про діяльність конкретної ланки за певний проміжок часу. Звіти загалом мають бути якомога стислішими, але при цьому необхідно зафіксувати всю важливу інформацію.
Цілями звіту є:
- Надати керівникам/менеджерам необхідну інформацію для моніторингу діяльності.
- Вести облік історії логістичної діяльності.
- Надати огляд того, як організована логістична діяльність у програмі або на місці, які є основні обов'язки та наскільки добре здійснюється управління операціями.
- Чітко визначити, в чому полягають поточні проблеми та які заходи ще не виконані.
- Відстежувати та вести облік KPI.
Чим краще структура звіту, тим простішою і точнішою буде оцінка ефективності.
Найкращі практики
Невід'ємною частиною моніторингу та оцінки є збір даних. Однак якісний збір даних не гарантує, що цілі та завдання будуть досягнуті. Дані, що часто збираються, використовуються лише для реагування та розуміння минулих подій, а не для планування майбутніх дій. Щоб отримати максимальну віддачу від моніторингу та оцінки, необхідно розробити належний план моніторингу ефективності для короткострокових, середньострокових та довгострокових заходів.
Наявність процесу вимірювання забезпечує частий, конструктивний перегляд визначених метрик і створює культуру вимірювання та вдосконалення. Співробітники повинні бачити, як їхня робота впливає на досягнення загальних цілей.
Відстеження прогресу виконання KPI за певний період часу означає, що організація та її команди мають чітке уявлення про пріоритети організації або проєкту, а також дозволяє членам команди легко визначати тенденції, сильні та слабкі сторони та можливості. Наявність цієї інформації під рукою дає можливість фахівцям з планування приймати кращі, прораховані рішення.
KPI слід ретельно підбирати, уважно обмірковуючи стратегію та пріоритети організації. KPI прозоро повідомляють про те, що очікується, про що слід пам'ятати і як треба здійснювати свою повсякденну діяльність.
