Логістика включає в себе широкий набір понять, які можуть охоплювати кілька аспектів, від закупівель до дистрибуції, весь ланцюжок поставок або автопарк, управління енергоресурсами або приміщеннями можуть підпадати під обов'язки логістики.  

Кожен розділ цього посібника містить інформацію про те, як контролювати та забезпечувати якість послуг, що надаються кожною відповідною функцією логістики. Кожен окремий інструмент надає інформацію про конкретні частини процесу, тоді як для формування повної картини ефективності логістики в цілому слід прийняти ширшу та цілісну систему моніторингу. 

Інструменти моніторингу та оцінки в цьому посібнику:

Що слід відстежувати

Якщо докладаються зусилля для створення системи моніторингу, краще переконатися, що процес або діяльність з М&іО є важливими для безперервності логістичної діяльності та матимуть вплив на загальну ефективність. Ретельний аналіз контексту, завдань, бажаних результатів і цілей організації допоможе правильно визначити конкретні аспекти для поглибленого моніторингу. Нижче наведено деякі аспекти, які можна відстежувати під час логістичної діяльності.

Час виконання замовлення

Час виконання це час між розміщенням замовлення та отриманням товару або послуги. У ситуаціях стихійних лих/надзвичайних ситуацій час доставки має вирішальне значення.

• Занадто рання доставка може означати, що товари доведеться зберігати до тих пір, поки вони не знадобляться, що призведе до додаткових витрат на зберігання або управління.
• Доставка товарів занадто пізно може означати, що витрати на створення об'єктів, наприклад, пунктів харчування та підготовку людей, готових роздавати товари, є марними через те, що товари не були доставлені. Затримка доставки також може призвести до додаткових транспортних витрат організації, якщо для швидшого переміщення товарів по ланцюгу поставок доводиться використовувати спеціальні транспортні засоби, такі як літаки.

Інформація про замовлення

Внутрішня ефективність логістичної функції залежить від ефективності та результативності кожного з окремих компонентів логістики. Наприклад, одним з показників ефективності закупівель може бути здатність поширювати інформацію про кількість виданих замовлень. Знання про незавершені замовлення дозволить складу планувати складські площі, тоді як неочікувані поставки можуть порушити роботу.

Ефективність

Вимірювання ефективності інколи є відносним та залежить від того, що саме організація визначає як ефективність. В управлінні логістикою ефективність — це задовільне надання логістичної послуги, що дозволяє кінцевому користувачеві виконати поставлену мету запиту. Хорошим прикладом є запит на ліки, які потрібно заздалегідь розмістити перед сезоном малярії. Несвоєчасна поставка означатиме збільшення кількості випадків захворювання на малярію та зростання попиту на ліки від малярії, а не на препарати для профілактики малярії.

Загальні витрати

TКонцепція «загальних витрат» фокусується на зниженні загальних витрат на логістику, а не на вартості кожного виду діяльності. Організація повинна відслідковувати скорочення витрат по всіх напрямках і оцінювати вплив на кожен з компонентів логістики. Наприклад, закупівля оптом може знизити вартість товару, але в той же час збільшити витрати на зберігання запасів.

Витрати на запаси

Витрати на зберігання запасів включають:

• Витрати на обслуговування запасів — страхування та податки.
• Витрати на складські приміщення — витрати на оренду або вартість землі.
• Витрати, пов'язані з ризиком запасів — крадіжки, застарівання, пошкодження.
• Поточні витрати — зберігання, амортизація активів, накладні витрати.

Вартість запасів

Останніми роками поняття вартості стало загальноприйнятим як різниця між цінністю, яку покупець надає товару чи послузі, та вартістю його придбання. Надмірне зберігання запасів є не лише ризиком у надзвичайних ситуаціях — у разі евакуації запаси можуть бути залишені — але й економічно неефективним, коли гроші вкладені в запаси, які не використовуються вчасно або відповідно до потреб, що швидко змінюються. Моніторинг та тісна співпраця з програмами щодо ставок дистрибуції допомагає збалансувати переваги. Розпорядникам складів рекомендується ділитися щомісячними звітами про запаси із зацікавленими сторонами, щоб вони знали, що у них є в наявності.

Витрати на управління замовленнями

Витрати на управління замовленнями включають витрати на видачу та закриття замовлень, обробку та комунікаційні витрати. Іншими словами — витрати на персонал та інфраструктуру, пов'язані з розміщенням замовлень, а не лише вартість самих товарів. Скільки сукупних годин співробітників потрібно для виконання одного замовлення, помножених на їхню погодинну заробітну плату? А як щодо витрат на обслуговування систем зв'язку та оренду офісних приміщень? Бажано проводити порівняльний аналіз і тримати ці витрати під пильним контролем для забезпечення економічної ефективності надання послуг.

Вартість відходів

Вартість відходів включає витрати на утилізацію упаковки товарів, зіпсованих, прострочених або пошкоджених товарів, а також на утилізацію непридатного для використання обладнання. Витрати на утилізацію відходів різко зросли через вплив на навколишнє середовище та національне законодавство. Огляд екологічних витрат можна переглянути в  розділі Стала логістика цього посібника, а інформацію про утилізацію та регулювання — у розділі Складування.