人们通常将采购视为瓶颈和一项耗时的活动,通常会联想到延误和僵化的官僚主义。 但是,如果机构理解采购的作用、存在原因、指导 原则 及其管理程序,采购活动就可以灵活且实用。 机构可通过采购活动获得日常活动所需的物资和服务。
定义
采购 是确定并获取商品和服务的过程。 它包括寻找货源和购买,并涵盖从确定潜在供应商到供应商向用户或受益人交付的所有活动(“全球物流和供应链管理”,2008 年)。
必须注意的是,采购 不是一个行动,而是一个流程: 一系列旨在满足人道主义项目及整体运营需求的活动。 此流程应标准化,无论地点、时间或背景如何,都可以重复此流程。 同时,此流程应足够灵活,可涵盖采购经理面临的各种挑战。
“购买” 和“采购” 这两个词经常互换使用;虽然常见,但是互换使用这两个词未必准确。 购买只是采购流程的一部分,虽然很重要,但只是与从供应商那里实际购买商品和服务相关的特定职能。 本指南中按以上思路来区分采购和购买。
采购中的常用术语
评标委员会/小组 |
一个由奇数成员(至少三名)组成的委员会,其成员具有必要的技术和行政专长,可就招标或批准申请而发表成熟的意见。 |
---|---|
BVM |
“最佳性价比”的缩写;指组织可以通过供应商选择所得到的货币和非货币要求的最佳组合。 |
HPC |
“人道主义采购中心”的缩写。 为人道主义行动的实施所必需的物资和服务提供专业技术和商业管理的非营利组织。 他们可在采购中提供技术协助,或提供预建立的存货、采购或物流能力 |
ISO |
“国际标准化组织”的缩写。 一个一直在研讨和标准化用于描述最佳工作方法的方案的独立实体。 |
认证 |
产品和/或公司遵循质量流程的保证。 |
交货提前期 |
开始购买商品和服务至其最终交付之间的时间。 |
市场分析 |
背景分析的重要组成部分,收集有助于规划干预措施及其实施方法的信息。 |
市场研究 |
在特定市场中识别供应商的活动和方法。 |
竞争性谈判 |
无需事先发布采购通知的程序,其中签约机构与其选择的一名或多名候选人协商,并与其中一名或多名候选人就合同条款进行谈判。 |
采购 |
识别与获取商品和服务的过程 |
购买 |
与向供应商实际购买商品和服务相关的特定职能。 |
QA |
“质量保证”的缩写;通过防止成品中的错误和缺陷以及避免在向受益人交付产品或服务时出现问题来确保产品或服务质量的程序。 |
QC |
“质量控制”的缩写;为确保产品或服务质量而进行的检查。 |
质量 |
构成产品并有助于其符合已定义技术规格的所有要素和特性。 |
寻找货源 |
识别合适的供应商并与之合作。 |
服务 |
智力型和非智力型服务。 |
职责分工 |
根据此原则,必须有多人来完成采购活动。 |
TCO |
“总拥有成本”的缩写;购买和在一段时间内使用产品所涉及的成本。 |
招标程序 |
对合同进行招标的整个过程,从发布采购通知开始,到签订投标合同结束。 |
作业 |
根据之前具体规定的要求进行的设计和/或执行的修复、施工等。 |