采购中的常用文件
以下文件在不同组织中可有不同的名称。
采购流程步骤 | 缩略语 | 文件名称 | 定义 |
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寻找货源 | BOQ | 工程量清单 | 一种建筑行业招标中使用的文件,其中逐项列出了材料、零件和劳动力(及其成本)。 |
EOI | 意向书征询 | 一份正式通知,旨在确定市场上潜在供应商交付所需商品和服务的能力、兴趣和可用性。 | |
RFI | 信息征询书 | 用于补充招标文件的技术附录,确保这些附录准确无误并包含一整套全面的要求。 | |
征询 | PR | 采购请求 | 采购请求的正式标准表格。 |
SOW | 工作说明 | 工作说明可在不同的情况中使用:
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TOR | 职责范围 | 对需执行的工作、质量水平和投入水平、时间表和交付结果的描述,用于定义不易量化服务的绩效要求。 | |
- | 技术规格 | 由签约机构起草的文件,其中阐明其对于物资供应的要求和/或目标,并具体规定需使用的方法与资源和/或要取得的成果。 | |
招标 | RFQ | 报价请求 | 向供应商提出购买商品或服务的书面请求,但不得超过组织规定的最大价值。 |
ITB | 招标邀请函 | 在限制性或竞争性谈判流程中向选定候选供应商发出的信函,邀请其提交投标书。 在本指南中,此术语可与“RFQ”互换使用。 | |
RFP | 征求建议书 | 向供应商提出的复杂采购的书面请求,但不得超过组织规定的最大价值。 在本指南中,此术语可与“投标文件”互换使用。 | |
- | 投标文件 | 签约机构汇总的文件档案,包含准备和投标所需的所有文件。 | |
评估 | ET | 评估表 | 旨在对比已收到标书的工具,结果列在对比表中。 |
- | 招标报告 | 描述招标流程中所有细节的文档,包括对比表和授予合同的合理提议 | |
订购和签约 | PO | 采购订单 | 确认采购详情(单位、数量、价格、交付时间和地点等)的财务承诺,从而使订单正式化 |
TC | 条款和条件 | 适用于产品、服务或工程采购的规则。 | |
- | 合同 | 组织与供应商之间具有法律约束力的协议。 定义了所提供的商品与服务的条款和条件,以及签字人的相关权利和义务。(参见“合同”)。 | |
LTA 或 FWA | 长期或框架协议 | 签约机构与经营者之间订立的合同,其目的是规定适用于特定时期内授予的一系列具体合同的基本条款,具体包括期限、标的、价格、履约条件和预期数量。(参见“长期协议”) | |
接收 | DN | 送货单 | 证明供应商已履行承诺的书面证明。 |
RN | 收货单 | 证明货物责任已转移的书面证据。 | |
- | 商业发票 | 说明交易各方以及所购买商品及其价值的文件。 |
文件管理
每一次采购都需要符合各组织自己的采购流程和捐助者的要求。 每一采购流程都必须有合理依据和详细记录,并有自己的文件档案,其中包含与流程有关的所有文件。 采购档案可看作是一组文件,用于证明具体流程中所采取步骤的合理性。 并非所有档案的数量和复杂性都相同,但应保留所有档案以备日后使用。
适当的存档系统可确保在固定的时间内妥善保存记录,以供内部和外部使用。
- 内部——适当的存档系统可以提高效率,减少在报告和审计准备方面浪费的时间。 相应的文件反映组织的原则,并证明组织的专业性和透明。
- 外部——组织负责向捐助者证明采购、使用和处置材料、服务、设备等的合理性。
如果文件没有正式填写和签字,存档系统就没有价值。 只有经正式指派承担此责任的员工才有权在这些文件上签字。 这些员工必须了解其签名对于组织的责任和后果。 必须将文件存档数月或数年,具体取决于捐助者的要求或内部审计准则。
标准化工具
编码
经由物流人员处理的大多数表格都有或应有唯一的编码(参考),以便将其按顺序整理并用于随后跟踪。 通常,表格中会包括一个参考编号用于轻松识别,也会有一个或多个可将其与其他文档相关联的参考编号。 表格应按其参考编号存档,所以参考编号的正确使用会直接影响档案。 当某人(内部或外部)需要有关运营历史的信息时,可通过使用正确的参考编号(编码)来实现快捷访问。
这些编码可包括国家、办公室和申请采购部门的信息以及一个顺序编号。
例如,罗马物流小组的采购请求可遵循以下惯例。
唯一编号 | 文件 类型 | 国家 | 办事处 | 部门 |
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1234 | PR | IT | RM | LOG |
"采购请求" | “意大利” | “罗马” | “物流” |
书写时,编码大概是:
"1234/PR/IT/RM/LOG" |
这一简写编码便于所有人快速找到文档,以及至少了解该文档的一定信息。 但是,信息的排序方式由管理文件的机构具体规定。 一些机构会用日期作为唯一编码,而另一些机构会选择使用连续的数字序列。 此外,一些机构更愿意为每一文件类型 (PR/PO) 使用唯一的编号序列,而另一些机构会为档案中的不同文件使用保持不变的单一编号。 编号要求因机构需求而异。
标示
应急响应中常会使用大量和各类文件。 考虑到在人道主义响应初期后查阅文件的人员,必须尽可能以一致的方式为每个文件夹和/或文件盒贴标签。 通用存档方法可让文档跟踪更加轻松,同时也可在紧急情况下更快速地找到敏感文件。 必须为所有相关文件夹贴上清晰的标签,使用颜色、数字或其他可识别图案加以区分,并存放在干燥且安全的地点。 电子存档系统应与纸质文件相一致。