تمثل عمليات وصول شحنة لقاح إلى بلد ما، والتخليص الجمركي اللاحق لها من خلال الجمارك، والنقل إلى مخزن اللقاحات المركزي أكثر المراحل أهمية في عملية الشحن. وغالبًا ما تكون هذه الأوقات التي تحدث فيها أخطاء وتأخيرات، مما يؤدي إلى تلف اللقاحات
الاستقبال في الجمارك
فيما يتعلق بالتخليص الجمركي للقاحات، يتم تطبيق الإجراءات الموضحة نفسها في موضوع الجمارك، ولكن مع متطلبات إضافية محددة مرتبطة بإدارة اللقاحات. مع ملاحظة أن المتطلبات تختلف من بلد إلى آخر.
تتمثل الخطوة الأولى من عملية التخليص الجمركي في الاتصال بالجهات التالية للحصول على إجراءات الاستيراد أو التحقق منها:
- الهيئة التنظيمية الوطنية أو رئيس الجمارك في بلد الوصول. وللموافقة على اللقاحات، يجب حصولها على تصريح تسويق وشهادة إفراج من الهيئة التنظيمية الوطنية.
- وزارة الصحة المحلية: اعتمادًا على المتطلبات الخاصة بكل بلد، قد تصدر وزارة الصحة المحلية خطابًا بالموافقة على الشحنة.
يمكن الرجوع إلى الخطوات العامة التالية:
- تقديم مستندات شحن اللقاح (بمجرد استلامها) مع تقديم طلب إلى سلطة الجمارك من أجل التخليص المؤقت للشحنة إلى وكيل التخليص والشحن المعين.
- تعامل وكيل التخليص والشحن على الفور مع مستندات الشحن وفقًا للقواعد واللوائح المعمول بها لدى الحكومة وجهات الاتصال والجمارك وشركات الطيران من أجل تنسيق الوصول والنقل والفحص والتخزين الآمن للقاحات.
- الحفاظ على الاتصال المستمر مسبقًا مع شركات الطيران المعنية للحصول على معلومات دقيقة ومحدثة عن مواعيد وصول الشحنات الجوية.
- بمجرد وصول الرحلة، يتم اتخاذ إجراءات فورية للإفراج عن شحنة اللقاح وتسليمها ونقل اللقاحات بأمان إلى مواقع التخزين البارد.
- فحص وكيل التخليص والشحن مراقب (مراقبي) سلسلة التبريد والآليات الأخرى (إذا لزم الأمر) للتأكيد على وصول اللقاحات في حالة جيدة قبل إخراج الشحنة من المطار.
- بصرف النظر عن حالة اللقاحات في وقت التخليص، يقوم وكيل التخليص والشحن بتخليص اللقاحات وتقديمها وفقًا للإجراءات العادية.
- يُبلغ وكيل التخليص والشحن المسؤول (المسؤولين) المعني في الوقت المناسب ويرتب لغرفة التبريد والموظفين المطلوبين ليكونوا جاهزين ومتاحين لاستلام/تخزين اللقاحات.
- يجب وضع نظام للترتيب لفتح غرفة التبريد والاتصال بأمين المخزن/موظف غرفة التبريد في أي وقت (على مدار 24 ساعة/يومًا، بما في ذلك عطلات نهاية الأسبوع والأعياد).
- لا يجوز تحت أي ظرف من الظروف ترك أي لقاح دون رقابة أو تركه خارج غرفة التبريد في مكان مفتوح.
- يتم تخليص الشحنات غير المعلن عنها في الوقت المناسب، مثل جميع الشحنات الأخرى.
- يجب توفير نظام نقل موثوق به يضم شاحنة مبردة/معزولة في جميع الأوقات من أجل إتمام النقل الفعَّال وتسليم اللقاحات.
- في حالات الطوارئ، يعد استخدام رحلات الطيران العارض شائعًا جدًا. ثمة قواعد ولوائح وأنظمة وإجراءات منفصلة لتخليص رحلات الطيران العارض باللقاحات، بما في ذلك الحصول على إذن خاص للهبوط والطيران وما إلى ذلك ومختلف شهادات عدم الممانعة من وزارة الطيران المدني، وما إلى ذلك.
لا يوصى باستيراد اللقاحات عبر المنافذ التي لا تحتوي على مخزن تبريد مناسب. في حال استلام شحنة لقاحات تحتاج إلى تخليص في ميناء دون مرفق تخزين بارد أو إذا تعذر الوصول إلى غرفة التبريد، ينبغي اتخاذ الترتيبات للإفراج الفوري عن شحنة اللقاح. لذا يلزم التنسيق مع السلطات المختصة للحصول على تصريح سريع و/أو من أجل إدارة اللقاحات في المطار وتخزينها بشكل آمن ومناسب.
الاستقبال في مرفق التخزين
تأكد من توفر نسخة من مستندات الشحن قبل استقبال الشحنة. يُرجى الرجوع إلى المعلومات حول "الوثائق" أعلاه.
التأكيد على أولوية التفريغ. أخرج المنتج من السيارة وتحقق من تطابق الصناديق مع العدد الموضح في قائمة التعبئة. إذا لم يحدث ذلك، فقم بتدوينه بشكل ملائم في بيان الشحنة المقدم. وضح أيضًا في بيان الشحنة ما إذا كانت صناديق الشحن التي تم استلامها في حالة جيدة وما إذا كانت جميع الملصقات المطلوبة موجودة على الجزء الخارجي من صناديق الشحن.
انقل المنتج على الفور إلى مرفق التخزين.
افتح العبوة، واسترجع أجهزة مراقبة درجة الحرارة ثم افحصها، وقم بإزالة المنتج من حاوية الشحن ذات التبريد السلبي الخاصة به، وانقله على الفور إلى ظروف التخزين الصحيحة التي يتم التحكم في درجة حرارتها.
إذا أظهر مراقب درجة الحرارة (أيًا كانت الآلية المستخدمة: بطاقة مراقب سلسلة التبريد أو مراقب قنينة اللقاح أو مؤشرات درجة الحرارة الإلكترونية أو أجهزة مراقبة تسجيل البيانات الإلكترونية) تغيرًا يشير إلى الضرر المحتمل للقاحات، أو التقاط صورة أو نسخة ضوئية أو مسح ضوئي يظهر حالة الإنذار. يجب استخدام هذه المعلومات لاتخاذ قرارات بشأن قبول المنتج أو عزله حتى يتم إجراء تحقيق واتخاذ قرار نهائي.
في حال استخدام مسجلات البيانات أو العلامات التي تسجل بيانات الوقت ودرجة الحرارة التي يمكن تنزيلها واستردادها وتخزينها بشكل ملائم وبيانات درجة الحرارة. تعتبر النقطة الزمنية التي حدثت فيها رحلة درجة الحرارة مهمة لوكالة الشراء والشركة المصنعة حتى يتمكنوا من تحديد سبب الرحلة واتخاذ التدابير التصحيحية وتجنب المواقف المماثلة في الشحنات المستقبلية وكذلك لأغراض التأمين.
حدد اللقاحات بوضوح في الصناديق التي يُظهر فيها المؤشر التعرض لدرجات حرارة تهدد بإلحاق الضرر بها واحتفظ بها في درجة الحرارة المطلوبة للقيام بمزيد من التقييم لحالتها. لا تتخلص من اللقاحات حتى اكتمال التقييم.
تحقق من وجود جميع المستندات اللازمة. لا تستخدم اللقاحات إذا كانت شهادة الإفراج عن الدفعة مفقودة. في هذه الحالة، احتفظ باللقاحات معلقة في المخزن البارد حتى يتم الحصول على الوثيقة ذات الصلة من الشركة المصنعة للقاح.
قم بالإبلاغ عن أي معلومات ذات صلة إلى شركة النقل والموظفين المناسبين في مؤسستك. في حال الضرر أو التلف، قم بمراجعة بنود وثيقة التأمين واتبع تعليمات مطالبة التأمين.
