La planification du parc automobile est une activité stratégique clé utilisée pour façonner les parcs automobiles et leur modèle de gestion correspondant afin d’offrir des solutions adéquates et durables aux besoins organisationnels. La planification du parc automobile englobe les dimensions opérationnelles, techniques, administratives et financières des organisations individuelles, et tend donc à être très spécifique à l’organisation.
Un plan de parc automobile peut dépendre des exigences spécifiques du donateur, et peut être lié à d’autres politiques organisationnelles, telles que les ressources humaines, les opérations quotidiennes ou les politiques de sécurité. Certaines organisations peuvent exiger que les véhicules soient réservés à des projets spécifiques, tandis que d’autres utilisent des flottes de véhicules pour servir plusieurs projets. Les politiques de conduite peuvent varier d’une dépendance stricte à l’égard d’un conducteur dédié de l’organisation à l’utilisation de plus de personnel pour conduire les véhicules.
Les politiques administratives des organisations individuelles dicteront l’approche de gestion du parc automobile qui sera utilisée, et le responsable de la fonction de gestion du parc automobile est très dépendant des politiques et structures organisationnelles. Dans tous les cas, les éléments suivants doivent être pris en compte :
- Les besoins de transport sur une période donnée :
- La fréquence.
- Les destinations.
- Les passagers.
- La cargaison.
- Le contexte et les infrastructures disponibles :
- En milieu urbain ou isolé.
- Les autres moyens de transport disponibles et leur degré de sécurité.
- L’état des routes.
- Les exigences administratives pour qu’une organisation puisse posséder un véhicule et que des personnes puissent le conduire.
- Les fournitures de base disponibles, comme le carburant et les consommables.
- Les coûts d’exploitation d’un parc automobile et les fonds disponibles.
- Les risques (financiers, juridiques et de sécurité) liés à la possession et/ou à la gestion d’une flotte de véhicules.
Le nombre de véhicules requis doit être déterminé lors de la phase de planification. Pour ce faire, il convient d’évaluer les différentes activités nécessitant le transport par véhicule et de déterminer le nombre de personnes et la fréquence requise pour chaque activité. Les activités typiques à prendre en compte sont les suivantes :
- Les missions sur le terrain.
- Le transport du personnel :
- Entre les bureaux d’une même région.
- Entre le logement et le bureau ou d’autres sites de travail.
- Entre les bureaux et les centres de transport (par exemple l’aéroport).
- Le soutien des activités quotidiennes, telles que :
- L’administration.
- Les réunions et la coordination.
- L’utilisation privée des véhicules.
- Le déplacement de fret.
Des plans doivent être élaborés et des ressources doivent être mises à disposition pour réaffecter, céder ou acheter des véhicules en cas d’augmentation ou de diminution des effectifs, ou pour renouveler les véhicules obsolètes. En outre, le nombre et les types de conducteurs doivent être correctement évalués et ajustés en fonction des opérations. Les politiques RH, telles que le nombre maximum d’heures de travail par jour ou les congés, doivent être prises en compte. Si l’organisation connaît des changements importants en termes de demande de mobilité ou si le contexte opérationnel change de manière significative, une révision plus approfondie du modèle de gestion peut s’avérer nécessaire, notamment :
- L’externalisation de certains services liés au parc automobile, tels que l’entretien.
- Le type d’assurance.
- Le recrutement de plus de personnel pour gérer les flux de travail liés au parc automobile.
- Le décalage de l’heure de départ au plus tôt ou de l’heure d’arrivée au plus tard.
- L’intégration de procédures d’habilitation de sécurité ou de convoi pour des déplacements spécifiques.
Toute révision de la planification doit intégrer les exigences budgétaires et les stratégies visant à réduire les coûts du parc automobile. Il est fortement recommandé de prévoir un budget annuel spécifique pour les activités du parc automobile, y compris les coûts des véhicules, de l’entretien, de la consommation de carburant et d’autres articles consommables.
Les coûts à prendre en compte lors de la prise de décisions concernant les véhicules sont notamment l’acquisition, l’importation, le carburant, l’assurance, les réparations, l’entretien, la main-d’œuvre, le péage, le stationnement et l’élimination. L’investissement nécessaire pour les équipements à installer dans le véhicule, tels que les équipements de communication ou de sécurité, ne doit pas être négligé lors de la budgétisation. Si les organisations ne prennent pas en compte tous les coûts liés à la possession d’une flotte de véhicules, cela peut entraîner des problèmes de financement, tels que des fonds insuffisants pour entretenir et réparer les véhicules, pour engager un responsable de parc automobile ou pour organiser la formation des conducteurs.
