L'arrivée d'une cargaison de vaccins dans un pays, son dédouanement et son transport vers le magasin central de vaccins sont les étapes les plus critiques du processus d'expédition. C'est souvent à ce moment que des erreurs et des retards se produisent, entraînant des dommages aux vaccins.

Réception à la douane

En ce qui concerne le dédouanement des vaccins, les mêmes procédures que celles décrites dans le thème des douanes s'appliquent, mais avec des exigences spécifiques supplémentaires liées à la gestion des vaccins. Notez que les exigences varient d'un pays à l'autre.

La première étape du processus de dédouanement consiste à contacter les entités suivantes pour obtenir ou vérifier les procédures d'importation :

• Les autorités réglementaires nationales (ARN) ou le chef des douanes du pays de destination. Pour être approuvés, les vaccins doivent avoir reçu une autorisation de mise sur le marché et un certificat de diffusion de l'autorité réglementaire nationale.
• Ministère de la santé local (MOH) : en fonction des exigences spécifiques du pays, le MOH peut délivrer une lettre approuvant l'envoi.

À titre de référence, les étapes générales sont les suivantes :

• Présentation des documents d'expédition des vaccins (dès leur réception) avec une demande aux autorités douanières pour le dédouanement provisoire de l'expédition à l'agent de dédouanement et d'expédition (C&F) désigné.
• L'agent de C&F traite immédiatement les documents d'expédition conformément aux règles et règlements établis par le gouvernement et contacte les douanes et les compagnies aériennes pour coordonner l'arrivée, le transport, le contrôle et le stockage des vaccins en toute sécurité.
• Un contact permanent est maintenu bien à l'avance avec les compagnies aériennes concernées pour obtenir des informations précises et actualisées sur l'arrivée des vols des envois.
• Une fois le vol arrivé, des mesures immédiates sont prises pour libérer et prendre livraison de la cargaison de vaccins et pour transporter les vaccins en toute sécurité vers les entrepôts frigorifiques.
• L'agent C&F vérifie le(s) moniteur(s) de la chaîne du froid et tout autre mécanisme (si nécessaire) pour identifier et reconfirmer que les vaccins sont arrivés en bon état avant de retirer la cargaison de l'aéroport.
• Quel que soit l'état des vaccins au moment de l'autorisation, l'agent C&F autorise les vaccins et les livre conformément aux procédures habituelles.
• L'agent C&F informe le(s) fonctionnaire(s) concerné(s) en temps utile et prend les dispositions nécessaires pour que la chambre froide et le personnel requis soient prêts et disponibles pour recevoir/stocker les vaccins.
• Il convient de mettre en place un système permettant d'ouvrir la chambre froide et d'établir une liaison/contact avec le magasinier/le personnel de la chambre froide à tout moment (24 heures sur 24, y compris les week-ends et les jours fériés).
• En aucun cas, un vaccin ne peut être laissé sans surveillance, ni à l'extérieur de la chambre froide dans un espace ouvert.
• Les envois non annoncés sont dédouanés à temps, comme tous les autres envois.
• Un système de transport fiable, comprenant une camionnette réfrigérée/isolée, doit être disponible à tout moment pour assurer un transport et une livraison efficaces des vaccins.
• En cas d'urgence, le recours aux vols charters est très fréquent. Il existe des règles, règlements, systèmes et procédures distincts pour l'autorisation des vols charter avec vaccins, y compris l'obtention d'une autorisation spéciale pour l'atterrissage, le survol, etc. et divers certificats de non-objection (NOC) du ministère de l'aviation civile, etc.

L'importation de vaccins par des ports qui ne disposent pas d'installations frigorifiques adéquates n'est pas recommandée. En cas de réception d'une cargaison de vaccins nécessitant un dédouanement dans un port ne disposant pas d'installations de stockage frigorifique ou si la chambre froide est inaccessible, des dispositions doivent être prises pour la libération immédiate de la cargaison de vaccins. Une coordination avec les autorités compétentes pour un dédouanement rapide et/ou pour une gestion et un stockage sûrs et appropriés des vaccins à l'aéroport est donc nécessaire.

Réception au centre de stockage 

Avant la réception, assurez-vous qu'une copie des documents de fret est disponible. Reportez-vous aux informations sur la « Documentation » ci-dessus.

Assurer un déchargement prioritaire. Sortez le produit du véhicule et vérifiez que le nombre de boîtes correspond au nombre de boîtes indiqué sur la liste de colisage. Si tel n'est pas le cas, notez-le comme prévu sur le bordereau d'expédition. Indiquez également sur le bordereau d'expédition si les boîtes d'expédition ont été reçues en bon état et si toutes les étiquettes nécessaires à l'extérieur des boîtes d'expédition étaient présentes.

Déplacez immédiatement le produit vers l'installation de stockage.

Ouvrez l'emballage, récupérez et inspectez les contrôleurs de température, retirez le produit de son conteneur d'expédition passif et placez-le immédiatement dans les conditions de stockage à température contrôlée appropriées.

Si le moniteur de température (quel que soit le type utilisé : Carte de surveillance de la chaîne du froid, moniteur de flacons de vaccins, indicateurs électroniques de température ou moniteurs électroniques d'enregistrement des données) montre un changement qui indique un dommage potentiel aux vaccins, prendre une photo, photocopier ou scanner pour montrer l'état d'alarme. Ces informations doivent être utilisées pour décider d'accepter ou non le produit, ou de le mettre en quarantaine jusqu'à ce qu'une enquête ait été menée et qu'une décision finale ait été prise.

Si vous utilisez des enregistreurs de données ou des étiquettes qui enregistrent des données de temps et de température pouvant être téléchargées, récupérez et stockez de manière pratique les données de temps et de température. Le moment où une excursion de température s'est produite est important pour l'organisme d'achat et le fabricant, afin qu'ils puissent identifier la cause de l'excursion, prendre des mesures correctives, éviter des situations similaires dans les expéditions futures et à des fins d'assurance.

Identifiez clairement les vaccins dans les boîtes dans lesquelles l'indicateur indique l'exposition à des températures qui risquent de les endommager et conservez-les à la température requise pour une évaluation plus approfondie de leur état. Ne jetez pas les vaccins avant que l'évaluation ne soit terminée.

Vérifiez que tous les documents nécessaires sont présents. N'utilisez pas les vaccins si le certificat d'autorisation de mise en circulation du lot est manquant. Dans ce cas, conservez les vaccins en attente dans un entrepôt frigorifique jusqu'à ce que le document pertinent ait été obtenu du fabricant de vaccins.

Signalez toute information pertinente au transporteur et au personnel approprié de votre organisation. En cas de perte ou de dommage, examinez les clauses de la police d'assurance et suivez les instructions de l'assurance.