No decurso das operações humanitárias, as agências de auxílio humanitário poderão ter de organizar caravanas para a entrega adequada de artigos de socorro. A necessidade de organizar uma caravana pode ser muito dependente do contexto - em mercados bem desenvolvidos com elevados graus de segurança rodoviária e previsibilidade, pode não haver qualquer razão para utilizar caravanas. A utilização de caravanas é geralmente baseada na insegurança do ambiente operacional, na incerteza das condições das estradas, na ausência de comunicações persistentes ao longo da rota, no valor da carga, ou em qualquer combinação das mesmas. As diretrizes gerais para a organização de caravanas podem ser as seguintes:

Necessidades operacionais

• Embora a decisão seja em última análise da gestão de cada organização humanitária, é fortemente aconselhável que os veículos não façam parte de caravanas militares, ou mesmo de caravanas humanitárias civis com escolta armada.
• O contacto por rádio/telefone/comunicações deve ser mantido entre, pelo menos, o primeiro e o último veículo da caravana.
• Sempre que possível, os veículos devem transportar equipamento de comunicação capaz de atingir um local ou ponto focal num local diferente.
• As datas e conteúdos planeados das caravanas não devem ser partilhados amplamente, ou com partes não autorizadas.
• As comunidades locais, a polícia, os militares ou os governos podem ter procedimentos para organizar caravanas, ou para passar por áreas específicas. As organizações humanitárias devem estabelecer ligação com figuras de autoridade adequadas antes de se deslocarem através de áreas desconhecidas.
• As agências humanitárias podem optar por operar as suas próprias caravanas, ou colaborar para formar caravanas conjuntas. Se mais de uma organização estiver a participar numa caravana, todas as partes devem concordar e compreender antecipadamente as regras, e até desenvolver acordos escritos, se necessário.  
• As agências podem utilizar veículos comerciais, ou podem utilizar os seus próprios veículos ou veículos alugados. As políticas e regras em vigor para as caravanas devem refletir o acordo de transporte. Se forem utilizados transportadoras comerciais numa caravana, os termos da caravana poderão ter de ser escritos em contratos de transporte. 
• A pessoa/equipa na receção de uma caravana deve, idealmente, ser informada com antecedência do que é a carga prevista e, se possível, deve receber uma cópia antecipada da lista de embalagem , bem como uma estimativa das datas/horas de chegada. Toda a carga deve ser contada - e, se necessário, pesada/medida - aquando da receção para garantir que nenhuma carga desapareceu pelo caminho. 

No caso de uma operação transfronteiriça:

• Toda a documentação relacionada com a alfândega deve ser identificada e fornecida antecipadamente ao condutor, ao líder da caravana e ao destinatário previsto. 
• Uma pessoa de confiança da agência humanitária organizadora deve inspecionar a carga e os veículos antes da chegada e da passagem da fronteira e depois de as mercadorias serem desalfandegadas, a fim de garantir que a carga não foi adulterada e evitar a acusação de contrabando. 
• Se a carga for descarregada e transportada em veículos novos, um representante da agência humanitária organizadora deverá estar presente para observar o processo. Idealmente, a carga deve ser contada após a conclusão da transferência, para garantir que não ocorreu qualquer roubo ou perda. 
• Os organizadores devem planear os horários de passagem de fronteira.
  • Os veículos podem esperar dias ou mesmo semanas nos postos fronteiriços em alguns casos. Os condutores devem ter a capacidade de comer e dormir em segurança, mantendo ao mesmo tempo a presença física perto dos veículos de carga.
  • O ideal seria que os veículos pudessem regressar em segurança durante o dia se fossem rejeitados na fronteira. 
  • Todo e qualquer atraso ou problema associado à alfândega ou à passagem da fronteira deve ser comunicado ao ponto focal designado para a organização o mais rapidamente possível. 

Organizadores de caravanas

Aconselha-se vivamente que os organizadores de caravanas:

• Nomeiem um líder de caravana com experiência e conhecimento da rota.
• Sempre que possível, planeiem cuidadosamente o percurso com antecedência, com locais de paragem designados.
• Gerem e forneçam toda a documentação necessária, incluindo as guias de remessa e as listas de embalagem.
• Decidam antecipadamente quais os procedimentos a seguir se a caravana estiver obstruída ou bloqueada, e informem todos os condutores antes de iniciar a deslocação.
• Identifiquem um ponto focal de segurança e/ou organizador fora da caravana que estará de serviço durante a mesma.
• Conduzam sessões de informações detalhadas com transportadoras/condutores.
• Se assegurem de que têm os nomes de condutores, detalhes de contacto, e números de matrícula/registo dos veículos antes da partida.
• Mantenham a comunicação com os líderes das caravanas em intervalos pré-determinados, sempre que possível.
• Após cada viagem, registem quaisquer incidentes de segurança ou pontos de controlo para planeamento futuro.
• Desenvolvam um plano de reparação e recuperação (peças sobressalentes, um veículo de acompanhamento, fácil acesso a um veículo de recuperação, etc.).
• Recuperem itens de visibilidade uma vez concluída a missão, especialmente nos casos em que se utilizem veículos comerciais.

Veículos de caravanas

Antes da partida de uma caravana, aconselha-se vivamente que os veículos:

• Estejam em boas condições mecânicas. Tenham sido verificados quanto à existência de desgaste significativo, pressão dos pneus, etc., pelas organizações e os planeadores.
• Viagem com um complemento completo de peças sobressalentes (filtros, correias, pneus sobressalentes, óleo de motor, etc.), sempre que possível.
• Sempre que necessário, sejam bem marcados com os logótipos da respetiva organização. Sugere-se a utilização de pelo menos um dos seguintes itens: bandeiras, faixas ou autocolantes de grande dimensão.
• Estejam totalmente abastecidos e prontos para partir ao chegar ao ponto de agrupamento.
• É fortemente aconselhado que os veículos tenham um condutor alternativo. O condutor alternativo deve estar legalmente habilitado a conduzir, e ter experiência com camiões de longo curso.

Durante uma caravana, aconselha-se vivamente que os veículos:

• Obedeçam aos limites de velocidade, e se desloquem apenas tão rápido quanto as condições o permitam.
• Obedeçam a todas as regras e regulamentos locais e nacionais. 
• Mantenham uma velocidade constante.
• Não ultrapassem outros veículos dentro da caravana.
• Se necessário, utilizar bandeiras para distinguir o primeiro e o último veículo de cada secção.
• Mantenham uma distância constante entre si. A distância recomendada é de 100 metros de dia, 50 à noite; contudo a distância entre veículos dependerá do terreno, da velocidade necessária, da visibilidade, e de outras condições limitativas.
• Não transportem qualquer carga que não esteja indicada nas guias de remessa/listas de embalagem associadas, que não faça parte do plano original de entrega, e que não seja destinada a uso humanitário.
• Sempre que possível, não se mover em caravana antes do nascer do sol e/ou depois do pôr-do-sol.
• Não abandonar a caravana ou deixar qualquer camião para trás sem instruções do líder da caravana ou de pessoa autorizada.
• Não dar boleia ou transportar pessoas que não estejam originalmente no plano da caravana. Os veículos devem ser especialmente avisados contra o transporte de soldados ou intervenientes armados não estatais, em quaisquer circunstâncias.

No caso de um veículo avariar durante o trânsito:

• Todos os veículos da caravana devem parar. O líder da caravana deve contactar o organizador designado e o ponto focal de segurança.
• As caravanas só devem ser retomadas depois de se determinar que está em curso um esforço de reparação/recuperação, ou se o ponto focal de segurança determinar que é seguro deixar um veículo para trás.

Condutores de caravanas

Como guia geral, os motoristas de caravanas não devem:

• Transportar qualquer tipo de armas, narcóticos e/ou bebidas alcoólicas.
• Partir sem a autorização do líder da caravana e/ou do organizador autorizado da caravana.
• Entregar qualquer combustível ou equipamento de comunicação, dinheiro, ou conteúdo de carga a qualquer pessoa na estrada, a menos que façam parte de um processo de entrega/distribuição planeado.
• No participar em qualquer comportamento inadequado (incluindo, mas não limitado a, qualquer forma de intoxicação, assédio, assédio sexual, abuso de poder). O comportamento adequado do pessoal da caravana deve ser obrigatório.
• Os condutores devem levar toda a documentação legal necessária para conduzir nas áreas de operação.