A chegada de um carregamento de vacinas a um país, e o seu subsequente desalfandegamento e transporte para o armazém central de vacinas são as fases mais críticas do processo de expedição. Estes são frequentemente os momentos em que ocorrem erros e atrasos, resultando em danos para as vacinas.

Receção na alfândega

Relativamente ao desalfandegamento das vacinas, aplicam-se os mesmos procedimentos descritos no tópico Alfândega, mas com requisitos específicos adicionais ligados à gestão das vacinas. Note-se que os requisitos variam de país para país.

O primeiro passo no processo de desalfandegamento, é contactar as seguintes entidades para obter ou verificar os procedimentos de importação:

• Autoridades reguladoras nacionais (ARN) ou chefe da alfândega no país de destino. Para serem desalfandegadas, as vacinas devem ter recebido autorização de comercialização e um certificado de liberação da autoridade reguladora nacional.
• Ministério da Saúde Local (MISAU): dependendo dos requisitos específicos do país, o MISAU pode emitir uma carta de aprovação da remessa.

Como referência, os passos gerais são os seguintes:

• Apresentação de documentos de expedição de vacinas (assim que são recebidos) com um pedido à autoridade aduaneira para o desalfandegamento provisório da expedição ao agente de desalfandegamento e encaminhamento (C&F) nomeado.
• O agente C&F processa imediatamente os documentos de expedição de acordo com as regras e regulamentos estabelecidos pelo governo e contacta as alfândegas e as companhias aéreas para coordenar a chegada, o transporte, a verificação e o armazenamento seguro das vacinas.
• O contacto contínuo é mantido com bastante antecedência com as companhias aéreas interessadas para obter informações precisas e atualizadas sobre as chegadas dos voos dos carregamentos.
• Quando o voo chega, são tomadas medidas imediatas para libertar e receber o carregamento de vacinas e para transportá-las em segurança para os locais de armazenamento a frio.
• O agente C&F verifica o(s) monitor(es) da cadeia do frio e outro(s) mecanismo(s) (se necessário) para identificar e reconfirmar que as vacinas chegaram em boas condições antes de retirar a remessa do aeroporto.
• Independentemente do estado das vacinas no momento da liberação, o agente C&F libera as vacinas e entrega de acordo com os procedimentos regulares.
• O agente C&F informa o(s) funcionário(s) atempadamente e providencia para que a câmara de frio e o pessoal necessário estejam prontos e disponíveis para receber/armazenar as vacinas.
• Deve haver um sistema para organizar a abertura da câmara de frio e a ligação/contacto com o pessoal do depósito/câmara de frio em qualquer momento (24 horas/dia, incluindo fins de semana e feriados).
• Em circunstância alguma pode qualquer vacina ser deixada sem vigilância, ou fora da câmara de frio num espaço aberto.
• As remessas sem aviso prévio são desembaraçadas a tempo, como todas as outras remessas.
• Um sistema de transporte fiável, incluindo uma carrinha refrigerada/isolada, deve estar sempre disponível para o transporte e entrega eficazes das vacinas.
• Em situações de emergência, a utilização de voos charter é muito comum. Existem regras, regulamentos, sistemas e procedimentos distintos para a autorização de voos charter com vacinas, incluindo a obtenção de autorização especial para aterrar, sobrevoar, etc. e vários certificados de não objeção (NOC) do Ministério da Aviação Civil, etc.

Não se recomenda a importação de vacinas através de portos que não disponham de instalações adequadas de armazenagem a frio. No caso de receber um carregamento de vacinas que necessite de autorização num porto sem instalações de armazenamento a frio ou se a câmara de frio estiver inacessível, devem ser tomadas medidas para a liberação imediata da remessa de vacinas. Por conseguinte, é necessária a coordenação com as autoridades competentes para uma autorização ágil e/ou para uma gestão e armazenamento seguro e adequado das vacinas no aeroporto.

Receção nas instalações de armazenamento 

Antes da receção, certifique-se de que uma cópia dos documentos da remessa está disponível. Consultar a informação sobre Documentação acima.

Garantir o descarregamento prioritário. Retirar o produto do veículo e verificar se o número de caixas corresponde ao número de caixas indicado na lista de embalagem. Se não o fizer, anote-o convenientemente na conta da forma prevista. Indicar também na fatura se as caixas de embarque foram recebidas em bom estado e se todas as etiquetas necessárias no exterior das caixas de embarque estavam presentes.

Deslocar imediatamente o produto para a instalação de armazenamento.

Abrir a embalagem, resgatar e inspecionar os monitores de temperatura, retirar o produto do seu recipiente de transporte passivo e movê-lo imediatamente para as condições corretas de armazenamento com temperatura controlada.

Se o monitor de temperatura (o que for utilizado: Cartão de monitorização de cadeia do frio, Monitorização da ampola da vacina, Indicadores Eletrónicos de Temperatura ou Monitores Eletrónicos de Registo de Dados) mostra uma alteração que indica potenciais danos nas vacinas, tirar uma fotografia, fotocópia ou scan que mostram o estado do alarme. Esta informação deve ser utilizada para tomar decisões sobre a aceitação do produto, ou sobre a sua colocação em quarentena até realizar uma investigação e seja tomada uma disposição final.

Se utilizar registadores de dados ou etiquetas que registem dados de hora e temperatura que possam ser descarregados, resgatar e armazenar convenientemente esses dados. O momento em que ocorreu uma excursão à temperatura é importante para a agência de compras e para o fabricante para que possam identificar a causa dessa excursão, para tomar medidas corretivas, evitar situações semelhantes em futuros envios, e para efeitos de seguro.

Identificar claramente as vacinas em caixas nas quais o indicador mostra a exposição a temperaturas que correm o risco de ser danificadas e mantê-las à temperatura necessária para uma avaliação mais aprofundada do seu estado. Não rejeitar vacinas até que a avaliação esteja concluída.

Verificar se todos os documentos necessários estão presentes. Não utilizar as vacinas se faltar o certificado de liberação do lote. Nesse caso, manter as vacinas em espera em armazenamento a frio até que o documento relevante tenha sido obtido junto do fabricante da vacina.

Comunicar qualquer informação relevante ao transportador e ao pessoal apropriado da sua organização. Em caso de avulsas ou danos rever as cláusulas de apólices de seguro e seguir as instruções de reclamação de seguros.