Рекомендуемые условия — все передвижения

Если гуманитарные организации планируют привлекать сторонние транспортные службы и заключать с ними контракты, ниже приводится общее руководство по условиям, которые могут быть приняты во внимание специалистами по планированию.

• Подрядная компания грузовых перевозок должна обеспечить, чтобы водители заполняли всю необходимую информацию в предоставленных журналах или ведомостях работ, как указано и согласовано с нанимающей организацией.
• Рекомендуется, чтобы подрядная компания грузовых перевозок ежедневно составляла надлежащий и соответствующий контрольный перечень для осмотра транспортного средства.
• Подрядная компания грузовых перевозок должна обеспечить наличие на всех грузовых автомобилях соответствующего крепежного или стяжного оборудования, а также всего необходимого погрузочно-разгрузочного оборудования.
• Подрядная компания грузовых перевозок должна обеспечить, чтобы все водители носили защитную экипировку, присутствующую в грузовом автомобиле, для использования водителем по мере необходимости.
• Гуманитарным организациям рекомендуется требовать от подрядных автотранспортных компаний использования журналов, ведомостей деятельности и контрольных перечней осмотра автотранспортных средств, которые ведутся для всех водителей / оборудования в целях обеспечения качества. Нанимающие гуманитарные организации должны на регулярной основе проверять журналы и ведомости деятельности.
• По возможности, в течение всего времени перевозки водители должны быть доступны для связи с подрядной компанией грузовых перевозок и нанимающей гуманитарной организацией в случае необходимости.

 Обучение водителей

• Подрядная компания грузовых перевозок должна обеспечить, чтобы водитель, используемый для перевозки гуманитарных грузов, был хорошо обучен, при этом доказательство обучения может быть продемонстрировано нанимающим гуманитарным организациям по запросу.
• Подрядная автотранспортная компания должна обеспечить, чтобы водители, используемые для доставки фармацевтических препаратов или других товаров, чувствительных к температуре, были хорошо обучены и были осведомлены о требованиях к температуре перевозимых грузов.
• Подрядная автотранспортная компания должна обеспечить, чтобы водители, используемые для доставки опасных грузов, были хорошо обучены обращению с опасными предметами и их перевозке, а также обеспечивали соответствие национальным и местным законам и нормативным требованиям.

Обязанности подрядной компании грузоперевозок

• Если какой-либо грузовой автомобиль передается на субподряд подрядной компанией грузоперевозок, субподрядное транспортное средство является исключительной ответственностью подрядной компании грузоперевозок, и необходимо гарантировать, что субподрядчики соблюдают условия, согласованные между гуманитарной организацией и подрядной компанией грузоперевозок.
• Подрядная компания грузоперевозок несет ответственность за то, чтобы весь груз был доставлен в течение согласованного периода времени транзита.
• Подрядная компания грузоперевозок должна обеспечить, чтобы водители достигли правильного пункта доставки, а подтверждение доставки было подписано грузополучателем с проставлением его печати.
• Подрядная компания грузоперевозок должна обеспечить передачу грузов в пункте доставки.
• Подрядная компания грузоперевозок должна представить счет и квитанции нанимающей гуманитарной организации в течение заранее определенного договорного периода после доставки.

Отчеты и коммуникации

• Подрядная компания грузоперевозок должна четко сообщать о ежедневных транспортных потребностях.
• В случае недоступности водителя подрядная компания грузоперевозок должна обеспечить возможность отправки отчета о состоянии непосредственно после того, как водитель станет снова доступен. Отчеты об обновлении статуса должны быть отправлены в заранее определенный период, установленный в контракте.
• Водитель, используемый для любой перевозки, должен сообщить о любом случае из нижеперечисленного в течение заранее определенного в договоре периода времени:
  • Несчастный случай, кража или повреждение в любой момент во время транспортировки.
  • Инциденты, связанные с безопасностью, включая контрольно-пропускные пункты, задержания, вооруженные конфликты на дорогах, преследования со стороны сотрудников служб безопасности или любые другие инциденты, имеющие отношение к безопасности.
  • Физические препятствия, включая поврежденную инфраструктуру, закрытие или перекрытие дорог, погодные условия, препятствующие прохождению транспортных средств, или любые другие факторы, которые могут помешать движению транспортных средств.
• Любые дополнительные расходы, выставленные без ведома руководителя / менеджера по транспорту, не должны приниматься и должны быть удалены из любого счета или «выписки по счету» подрядной компании грузоперевозок.
• Подрядная компания грузоперевозок должна незамедлительно информировать гуманитарную организацию по телефону или электронной почте о любых несоответствиях в пункте разгрузки на месте назначения, таких как недопоставка, повреждения, кража, перепады температуры или о любых других проблемах, связанных с задержками доставки груза в пункт назначения.

 Страхование и ограничения ответственности

• Затраты на замену утраченных или поврежденных перевозимых предметов в результате небрежности должны быть возложены на подрядную транспортную компанию, при этом все условия и сроки возмещения средств должны быть включены в договор между сторонами.
• Подрядная транспортная компания должна возместить нанимающей гуманитарной организации, ее аффилированным и должностным лицам, а также сотрудникам все затраты по претензиям и обязательствам, а также убытки и расходы, возникающие в результате или в связи с оказанием услуг, а именно:
  • Все без исключения травмы, смерть или болезни любого лица.
  • Все без исключения повреждения или утрата имущества.
  • Все без исключения повреждения или утрата товаров гуманитарной организации, находящихся в исключительном ведении, на хранении и под контролем подрядной компании грузоперевозок при выполнении услуг.
  • Все без исключения нарушения применимых законов и нормативных требований, за исключением случаев грубой небрежности или умышленного неправомерного поведения нанимающей гуманитарной организации.
• Настоятельно рекомендуется обязать подрядную компанию грузоперевозок заключить и поддерживать от своего имени и за свой счет договор на страхование, достаточное для покрытия своих обязательств, в полной силе и действии в течение всего процесса перевозки по контракту:
  • Полис страхования ответственности для покрытия любых недостач, повреждений, кражи, пропажи, неправильного распределения или любых других потерь груза, находящегося в ведении, на хранении или под контролем подрядной компании грузоперевозок, при условии максимальной ответственности в размере, достаточном для компенсации нанимающей гуманитарной организации любых потерь или повреждений груза в соответствии с применимыми местными законами и нормативными требованиям, в зависимости от того, что имеет преимущественную силу.
  • Страхование автогражданской ответственности с минимальными лимитами компенсации за телесные повреждения, смерть или материальный ущерб в соответствии с местным применимым законодательством и нормативными требованиями.
• Все страховые полисы, оформляемые подрядной компанией, должны содержать положение о том, что они не могут быть изменены, удалены или прекращены без предварительного явного согласия подрядной компании.
• Ответственность за франшизы по страховым полисам, оформляемым подрядной компанией грузоперевозок или ее субподрядчиком, должна быть возложена на подрядную компанию грузоперевозок или ее субподрядчика.

Рекомендуемые условия – Перемещения с контролем температуры / требования

В случае перевозки грузов с контролем температуры рекомендуется следующее.

• Перед погрузкой прицепы должны иметь температуру, необходимую для транспортировки. Погрузка должна начинаться только тогда, когда температура достигает заданного значения, требуемого нанимающей гуманитарной организацией.
• Внутренняя часть прицепа должна быть чистой, аккуратной, и не иметь неприятного запаха.
• При необходимости подрядная компания грузоперевозок должна убедиться, что охлаждающие установки были запрограммированы на постоянную работу до погрузки в соответствии с инструкциями.
• Подрядная компания грузоперевозок должна обеспечить наличие в грузовом автомобиле копии действующего протокола калибровки.
• Подрядная компания должна обеспечить, чтобы водитель вел листок активности, в котором регистрируются показания температуры в каждой точке перехода / контакта / остановки.
• Водители должны оставаться на территории дока во время погрузки товаров в пункте отправления и разгрузки в пункте назначения.
• Водители должны убедиться, что двери закрыты непосредственно после погрузки. Двери должны быть заперты на засов и при необходимости заперты на замок.
• Всякий раз при необходимости открывания дверей прицепа, включая, в частности, погрузку / разгрузку, двери следует незамедлительно закрывать, во избежание перепадов температур.
• В случае таможенного досмотра или досмотра третьей стороной, подрядная компания грузоперевозок должна немедленно проинформировать нанимающую организацию с подробным указанием продолжительности открывания и закрывания дверей, при этом показания температуры должны быть записаны в листе активности.
• Подрядная компания грузоперевозок должна предоставить откалиброванное и исправное рефрижераторное оборудование и убедиться, что водитель проверяет температуру и рабочее состояние рефрижераторного оборудования на каждой остановке.
• В случае нарушения / отклонения от нормы температурного режима, подрядная компания грузоперевозок должна немедленно проинформировать об этом нанимающую гуманитарную организацию.
• Подрядная компания грузоперевозок должна проследить за тем, чтобы водители не снимали устройства контроля температуры / регистраторы данных после их размещения в прицепе до тех пор, пока грузовой автомобиль не достигнет места доставки.
• Подрядная компания грузоперевозок должна обеспечить возврат устройства контроля температуры / регистраторы данных после доставки.

Вариации / отклонения температуры

• В случае отклонений от условий, содержащихся в настоящем соглашении/контракте, водитель должен уведомить подрядную компанию грузоперевозок, которая должна немедленно сообщить об этом нанимающей гуманитарной организации.
• Подрядная компания грузоперевозок должна обеспечить проведение расследования в случае поступления жалобы / возникновения проблемы с изменением температуры со стороны нанимающей гуманитарной организации в связи с перепадами температур.
• В любом случае претензии/жалобы подрядная компания грузоперевозок и нанимающая гуманитарное организация должны изучить дело, обеспечить корректирующие и предупреждающие действия, а затем приступить к процессу и процедурам рассмотрения претензий.

Техническое обслуживание и калибровка

• Подрядная компания грузоперевозок должна обеспечить регулярное профилактическое обслуживание рефрижераторной системы, используемой для перевозки товаров с контролем температуры.
• Подрядная компания грузоперевозок должна обеспечить ежегодную калибровку используемых рефрижераторных грузовых автомобилей и их сертификацию.
• Подрядная компания грузоперевозок должна предоставить нанимающей гуманитарной организации записи о техническом обслуживании грузового автомобиля и сертификаты калибровки по запросу.