При виборі місця розташування та/або структури, в якій буде створено складське приміщення, необхідно враховувати багато факторів. Шаблони швидкої оцінки для визначення складських приміщень також можна знайти в розділі Оцінка та планування цього посібника. 

Очікувані потреби у вантажах

Плануючи нове складське приміщення, організації повинні враховувати, якими будуть їхні очікувані потреби. Потреби у вантажі включатимуть щонайменше максимальний очікуваний обсяг у будь-який момент часу, однак вони також повинні враховувати особливі вимоги до обробки або спеціальних заходів, таких як комплектування. Для розуміння повного обсягу складу можуть знадобитися консультації між програмним та логістичним персоналом, а також планування програмних заходів на найближчий період часу. Навіть відносно невеликий обсяг вантажу може вимагати великої площі.

При прогнозуванні потреб у зберіганні вантажів і предметів допомоги слід враховувати деякі з наступних пунктів:

• Загальний передбачуваний обсяг вантажу для конкретного місця зберігання.
• Кількість і типи незалежних видів товарів (SKU), які необхідно враховувати.
• Внутрішній простір, достатній для передбачуваного потоку робіт.
• Потреба у навантажувально-розвантажувальному обладнанні (НРО) для вантажних одиниць - місця для паркування НРО, підзарядки і т.д.
• Тривалість зберігання товарів, протягом якої може знадобитися складське приміщення.
• Потреба в допоміжних операціях - перепакування, маркування, комплектація, розбивка на дрібні партії тощо.
• Швидкість, необхідна для пропускної здатності/допоміжних операцій - кілька вантажних майданчиків, велика зона відвантаження тощо.
• Потреба в спеціальному зберіганні - холодний ланцюг, небезпечні вантажі і т.д.
• Потрібен додатковий запланований резервний запас.

Більше інформації про ідентифікацію та оцінку вантажу можна знайти в розділі Визначення габаритів вантажу. 

Нерегулярне та спеціальне зберігання

Коли установи намагаються спланувати потребу в місці для зберігання, вони можуть зіткнутися з великогабаритними або нестандартними предметами. На додаток до планування загальних зовнішніх розмірів, планувальники простору повинні також оцінити весь необхідний об'єм для адекватного зберігання предмета, а не тільки зовнішні розміри.

Нестандартні форми - Деякі предмети неправильної форми, такі як механічне або сільськогосподарське обладнання, можуть мати складні фізичні характеристики, які ускладнюють планування простору. Якщо мова йде про дуже неправильні форми, планувальники повинні враховувати зовнішні розміри тільки найдовшої, найширшої і найвищої частин предмета, оскільки саме ці частини будуть контактувати з іншими предметами, що зберігаються на складі. Для цього слід уявити собі невидиму коробку, яка ледве вміщує нестандартну деталь, і за допомогою «країв» цієї коробки обчислити загальну площу, необхідну для її розміщення. Таким чином, загальна потреба у просторі може бути більшою, ніж здається на перший погляд.

Вкладені вантажі – Деякі вантажі можуть бути акуратно «вкладені», що означає, що вони можуть вкладатися один в одного або займати простір один всередині одного. Відра - поширений гуманітарний предмет - можуть поміщатися одне в одне, займаючи значно менше місця при правильному зберіганні. При плануванні простору організації повинні враховувати вкладені одиниці зберігання, вимірюючи зовнішні розміри предметів у складеному/вкладеному вигляді, а не зовнішні розміри окремої одиниці. Таким чином, загальна потреба у просторі може бути меншою, ніж здається на перший погляд.

Фізичні аспекти місця для зберігання

Після того, як визначено очікувані потреби проєкту та обсяги, організації, що планують зберігання, повинні проаналізувати та оцінити фізичні аспекти та зручності, пов'язані з потенційним місцем для зберігання. Хоча внутрішнього простору може бути достатньо для проведення суто об'ємних розрахунків, склади та місця зберігання можуть бути позбавлені ключової інфраструктури або потребувати суттєвого вдосконалення для задоволення операційних потреб. Невичерпний перелік потреб у фізичному просторі може включати:

Фізичний простір:

• Достатньо місця для в'їзду, паркування, завантаження/розвантаження та розвороту вантажівок
• Склад/складське приміщення не піддається повеням чи іншим екстремальним погодним явищам.
• Вплив на ґрунт/пісок/землю в місцях паркування/розвантаження вантажівок і комплектації під час звичайної діяльності - чи залишиться ґрунт непорушним, чи знадобиться його покращення та обслуговування.

Комунальні послуги/зручності:

• Місце розташування/будівля має доступ до основних комунікацій - електрики, води, зв'язку.
• Наявність санвузлів на території.
• За необхідності, складські приміщення мають окремі відсіки для різних зон зберігання/різних потреб у зберіганні - з клімат-контролем, під охороною тощо.
• Придатне для використання офісне приміщення відповідного розміру.
• Можливість заправки вантажівок - чи є на території об'єкту наявні резервуари, або ж їх потрібно встановлювати.
• Зона для перерви/відпочинку працівників.
• Молитовні кімнати (за потреби).

Конструкції:

• Запропонований складський майданчик має існуючу фізичну конструкцію.
• Наявна конструкція та прилегла територія знаходяться в хорошому стані - якщо ні, розгляньте можливість необхідної модернізації.
• За необхідності, місце розташування має під'їзні вантажні майданчики для транспортних засобів.
• Приміщення має відповідні стіни, двері та стелі - якщо не врахувати вартість та складність необхідного ремонту.
• За необхідності, приміщення має наявні стелажі/стелажні системи.
• Підлога в складських приміщеннях рівна, без тріщин та здатна забезпечити необхідні види діяльності.
• Стіни рівні, без труб, відкритої електропроводки, опорних балок або інших виступів, які можуть вплинути на зберігання.
• Конструкція не має жодних перфорацій, які можуть призвести до потрапляння води або шкідників у приміщення.
• Навколо споруди є належний дренаж - якщо його немає, врахуйте вартість та складність створення дренажу.

Загальне місце зберігання

Географічне розташування запропонованого об'єкта також важливе - невдале розташування може вплинути на вартість і час доставки гуманітарної допомоги, а також загалом зменшити можливості доступу до ринків і послуг. Основні моменти, які слід враховувати при виборі місця для складування - це його близькість до ключових речей, таких як:

• Пропоноване місце розташування знаходиться поблизу основних сфер цільового використання.
  • Якщо це столиця, розгляньте необхідність розташування складу поблизу аеропорту/морського порту.
  • Якщо це поле, розгляньте необхідність розташування складу поблизу передбачуваних місць дистрибуції.
• Пропоноване місце зберігання знаходиться поблизу основних магістральних доріг, що використовуються для транспортування.
• Пропоноване місце розташування забезпечує легкий доступ для транспортних засобів та тимчасової робочої сили.
• До сховища матиме легкий доступ персонал організації.

Безпека та охорона

Загальні питання безпеки мають бути включені до планування складських приміщень та приміщень для зберігання. Заходи безпеки можуть включати фізичні компоненти складу, а також загальний рівень безпеки навколо запропонованого місця розташування. Розглядаючи потреби безпеки на запропонованому майданчику, організації повинні також залучити до процесу планування персонал охорони.

• Фізична споруда має систему пожежогасіння та аварійні виходи - якщо не враховувати витрати на встановлення обладнання для пожежогасіння.
• Місце зберігання має зведені стіни/огорожі та під'їзні ворота.
• Місце зберігання має пост охорони та приміщення для охорони, а також, можливо, доступну службу охорони - багато місць зберігання вимагають від агентств укладення контрактів на власну охорону.
• Склад не знаходиться поблизу відомих або передбачуваних великих цілей - військових баз, поліцейських відділків, урядових установ тощо.
• Склад не знаходиться поблизу потенційно небезпечних об'єктів - хімічних складів, заправних станцій, злітно-посадкових смуг тощо.
• Район не відомий інцидентами з безпекою в минулому.
• Пропоноване місце розташування не є відкритим і є відносно непомітним, якщо це можливо.