Планування приймання вантажів

В ідеальному процесі приймання вантажу вхідні вантажі повинні бути організовані до прибуття транспортного засобу доставки, а інформація про вхідні вантажі повинна бути заздалегідь передана складській команді.В ідеалі, вміст та об'єм вантажу, а також, можливо, навіть сканована копія пакувального листа та/або накладної повинні бути повідомлені заздалегідь.

• Якщо одна організація переміщує вантаж між двома складами/сховищами, якими вона безпосередньо керує, має бути відносно легко надати розширену інформацію про доставку до місця отримання.
• Якщо склад, про який йде мова, отримує вантаж із зовнішніх джерел, наприклад, від постачальника, агентства повинні намагатися отримати якомога більше інформації заздалегідь.
• У будь-якій ситуації транспортні засоби, що наближаються до складу або сховища, повинні бути проінструктовані зателефонувати щонайменше за годину до прибуття, щоб гарантувати, що склад може належним чином прийняти та розвантажити транспортний засіб. У складських приміщеннях з напруженою роботою транспортний засіб потрібно буде записувати на певний час для розвантаження.

При прийманні вантажів

Кроки, які необхідно зробити в точці прийому вантажу на склад, включають:

• Записуються вага та об'єм для кожної позиції.
• По накладній проводиться повний підрахунок. Розбіжності між кількістю одиниць товару та даними накладної або пошкодження повинні бути зазначені в накладній.
• Усі товари, що надходять, повинні бути перевірені. 
  • Товари з обмеженим терміном придатності слід реєструвати як на картках запасів, так і в книзі складського обліку, а також порівнювати з будь-якими замовленнями на придбання або пакувальними листами.
  • Небезпечні предмети повинні бути належним чином зареєстровані на картках складського обліку та в складській книзі, належним чином марковані та належним чином розділені відповідно до їхніх потреб у зберіганні.
• AНа отримані товари формується прибуткова накладна (GRN).
• Товари розміщені у належному, відповідному місці на складі/приміщенні.
• Фізичні копії ПН та ТТН зберігаються в безпечному місці у офісі складу.
• В міру надходження товарів на склад, картки обліку товарів повинні оновлюватися. Якщо картки обліку ще не існує, слід створити нову.
• Відправлення, що надходять без попереднього повідомлення, можуть бути відхилені, залежно від безпеки, місткості складу та політики організації.
• У разі отримання пошкоджених або прострочених товарів, їх слід забракувати та повернути, якщо це можливо. Якщо неможливо відбракувати товари (внутрішнє переміщення), пошкоджені або прострочені товари слід відокремити від основної партії і помістити в добре позначене місце, щоб відремонтувати або утилізувати пізніше. 

Планування диспетчеризації

Подібно до планування прийому вантажу, існують кроки, які склади та організації можуть зробити для планування відправки вантажу:

• Відправлення вантажу слід планувати заздалегідь і повідомляти про це склад.
  • Слід затвердити офіційний наказ на відпуск, а відповідним працівникам складу видати офіційний наказ на відбір
  • Складам слід дати час на розбір вантажу, формування відвантажень і підготовку до забирання.
• Якщо в будь-який момент відправка неможлива (пошкоджений, прострочений товар або товар не може бути знайдений), слід повідомити про це сторону, яка подала запит, і внести зміни до наказу про випуск.
• Транспортні засоби, що прибувають для перевезення, повинні бути відомі та заплановані заздалегідь. Транспортні засоби, що прибувають за незапланованим вантажем, або заявлені на запланований забір вантажу, можуть бути затримані або не прийняті на підставі політики керуючої організації.

При відправленні вантажів

Кроки, які необхідно зробити в точці випуску вантажу зі складу:

• Для підтвердження правильної кількості проводиться фізичний підрахунок місць збірного вантажу.
• AФормується товарно-транспортна накладна або відомість видачі вантажу (якщо це передбачено умовами переміщення), що містить інформацію про виданий вантаж, дати та прізвища особи, яка видає та водія, який приймає вантаж.
• Картки складського обліку та книга складського обліку оновлені з новими кількісними показниками.