La llegada de una remesa de vacunas a un país y su posterior despacho de aduanas y transporte hasta el almacén central de vacunas son las etapas más críticas del proceso de envío. Estos son frecuentemente los momentos en los que se producen errores y retrasos, que acaban produciendo daños a las vacunas.

Recepción en aduanas

En lo que respecta al despacho de aduanas de las vacunas, se aplican los mismos procedimientos que se describen en el tema de las aduanas, pero con los requisitos específicos adicionales vinculados a la gestión de las vacunas. Obsérvese que los requisitos varían de un país a otro.

El primer paso en el proceso de despacho de aduanas es ponerse en contacto con las siguientes entidades para obtener o verificar los procedimientos de importación:

• Las autoridades nacionales de reglamentación (ANR) o el jefe de aduanas del país de destino. Para ser autorizadas, las vacunas deben haber recibido la autorización de comercialización y un certificado de autorización de la autoridad nacional de reglamentación.
• El Ministerio de Salud nacional: dependiendo de los requisitos específicos del país, el Ministerio de Salud puede expedir una carta autorizando el envío.

Como referencia, los pasos generales son:

• Presentación de los documentos de envío de las vacunas (tan pronto como se reciban) con una solicitud a la autoridad aduanera para el despacho provisional del envío al agente de despacho y expedición designado.
• El agente de despacho y expedición procesa inmediatamente los documentos de envío según las normas y reglamentos establecidos por el gobierno y se pone en contacto con las aduanas y las compañías aéreas para coordinar la llegada, el transporte, la comprobación y el almacenamiento seguro de las vacunas.
• Se mantiene un contacto continuo con mucha antelación con las aerolíneas interesadas para obtener información precisa y actualizada de las llegadas de los vuelos con los envíos.
• Una vez que llega el vuelo, se toman medidas inmediatas para autorizar y aceptar la entrega del envío de las vacunas y para transportarlas de forma segura a los lugares de almacenamiento en frío.
• El agente de despacho y expedición comprueba el/los monitor(es) de la cadena de frío y otros mecanismos (si es necesario) para identificar y reconfirmar que las vacunas llegaron en buenas condiciones antes de retirar el envío del aeropuerto.
• Independientemente de la condición de las vacunas en el momento de la autorización, el agente de despacho y expedición autoriza las vacunas y las entrega según los procedimientos regulares.
• El agente de despacho y expedición informa oportunamente a el/los funcionario(s) competente(s) y se encarga de que la cámara frigorífica y el personal necesario estén listos y disponibles para recibir/almacenar las vacunas.
• Deberá disponerse de un sistema para organizar la apertura de la cámara frigorífica y el enlace/contacto con el encargado del almacén/personal de la cámara frigorífica en cualquier momento (24 horas al día, incluidos los fines de semana y días festivos).
• Bajo ninguna circunstancia puede dejarse ninguna vacuna desatendida ni fuera de la cámara frigorífica en un espacio abierto.
• Los envíos no anunciados se autorizan a tiempo, como todos los demás envíos.
• Debe haber disponible en todo momento un sistema de transporte fiable que incluya una furgoneta refrigerada/con aislamiento para un transporte y una entrega eficaces de las vacunas.
• En emergencias, el uso de vuelos chárter es muy común. Existen normas, reglamentos, sistemas y procedimientos independientes para la autorización de los vuelos chárter con vacunas, incluida la obtención de un permiso especial para el aterrizaje, sobrevuelo, etc. y varios certificados de no objeción (NOC) del Ministerio de Aviación Civil, etc.

No se recomienda la importación de vacunas a través de puertos que no tengan las instalaciones adecuadas de almacenamiento en frío. En el caso de que se reciba un envío de vacunas que necesite autorización en un puerto sin cámara frigorífica o si la cámara frigorífica es inaccesible, se deberán agilizar los trámites para la autorización inmediata del envío de vacunas. Por consiguiente, es necesario coordinarse con las autoridades competentes para lograr un despacho ágil y/o una gestión y almacenamiento seguros y adecuados de las vacunas en el aeropuerto.

Recepción en el almacén 

Antes de la recepción, asegúrese de que haya disponible una copia de los documentos del envío. Consulte la información sobre «Documentación» más arriba.

Asegure la descarga prioritaria. Retire el producto del vehículo y compruebe que el número de cajas coincide con el número de cajas que figura en la lista de embarque. Si no lo hace, anótelo convenientemente en el documento de embarque provisto. Indique también en el documento de embarque si las cajas del envío se recibieron en buenas condiciones y si estaban presentes todas las etiquetas necesarias en el exterior de las cajas enviadas.

Lleve el producto inmediatamente al almacén.

Abra el embalaje, recoja e inspeccione los monitores de temperatura, saque el producto de su contenedor de transporte pasivo y póngalo inmediatamente en las condiciones correctas de almacenamiento con temperatura controlada.

Si el monitor de temperatura (el que se utilice: tarjeta monitora de cadena de frío, monitor para viales de vacunas, indicadores electrónicos de temperatura o monitores electrónicos de registro de datos) muestra un cambio que indica un posible daño en las vacunas, haga una foto, fotocopia o escáner que muestre el estado de alarma. Esta información debe utilizarse para tomar decisiones sobre si se acepta el producto o si se pone en cuarentena hasta que se haya realizado una investigación y se haya adoptado un acuerdo final.

Si se utilizan registradores de datos o etiquetas que registran los datos de tiempo y temperatura que se puedan descargar, reúna y almacene convenientemente los datos de tiempo y temperatura. El momento en el que se ha producido una desviación de la temperatura es importante para el organismo comprador y para el fabricante, de modo que puedan identificar la causa de la desviación, adoptar medidas correctivas, evitar situaciones similares en futuros envíos y a efectos de los seguros.

Identifique claramente las vacunas en las cajas en las que el indicador muestre una exposición a temperaturas que puedan producir daños y mantenerlas a la temperatura requerida para una evaluación posterior de su estado. No descarte las vacunas hasta que se complete la evaluación.

Verifique que todos los documentos necesarios estén presentes. No use las vacunas si falta el certificado de autorización de lote. En ese caso, mantenga las vacunas reservadas en una cámara frigorífica hasta que se haya obtenido el documento pertinente del fabricante de la vacuna.

Notifique cualquier información relevante al transportista y al personal apropiado de su organización. En caso de pérdidas o daños, revise las cláusulas de la póliza de seguro y siga las instrucciones para la reclamación del seguro.