Данное руководство не ставит своей целью рассмотрение вопросов адресности или решений о том, что и кому распределять, а также других ключевых вопросов; следует создать специальные технические группы, специализирующиеся на таких областях, как продовольственная безопасность, водоснабжение, санитария и гигиена, образование, временное жилье или другие сектора, которые могли бы внести более весомый вклад в удовлетворение данных потребностей. Однако в связи с многочисленными мероприятиями, необходимыми для своевременного распределения товаров, рекомендуется привлекать персонал логистики к процессу планирования и принятия решений. Это гарантирует, что те действия, в отношении которых приняты решения, могут быть осуществимы, и что принятый план имеет смысл наряду с другими планами по логистике.  

Распределение должно осуществляться после того, как план распределения будет четко обоснован. К сожалению, иногда невозможно дождаться проведения полной оценки, например на первом этапе чрезвычайной ситуации. В таких ситуациях распределение может начинаться без надлежащего планирования, с тем чтобы спасти жизни и/или облегчить страдания, однако настоятельно рекомендуется, чтобы по-прежнему требовалась некоторая форма проверки для обеспечения того, чтобы выявленные бенефициары имели законную потребность.  При этом надлежащую оценку будет необходимо провести в кратчайшие сроки, но потенциально распределение может начаться и без оценки, если сотрудники, выполняющие планирование, постепенно изменят содержание и систематизацию в соответствии с новыми данными и контекстуальной информацией.

Цифры

Знание того, сколько людей пострадало от бедствия, необходимо для планирования распределения, однако определить достоверную цифру нуждающихся не всегда просто — могут возникнуть значительные расхождения между цифрами, названными органами власти, учреждениями ООН или представителями населения, и они могут претерпеть глубокие изменения с течением времени. В случае крупного стихийного бедствия число определенных бенефициаров может меняться ежечасно, а со временем первоначальные регистрационные цифры становятся ненадежными из-за рождений, смертей и перемещения населения.  Неопределенность в отношении числа людей носит постоянный характер, однако важно, чтобы все партнеры и ключевые действующие лица понимали, что точное число лиц, нуждающихся в помощи, не всегда будет известно. По мере развития программы и получения дополнительной информации, допущения будут меняться, а распределения будут более тесно увязываться с проверенными потребностями.

Для всех видов распределения необходима определенная форма регистрации, однако тип регистрации может варьироваться от простой оценки общего числа бенефициаров до сбора подробной информации о каждой семье и/или отдельном лице. Используемый метод регистрации тесно связан с принятой системой распределения, и либо сами общины, либо внешние учреждения могут регистрировать потенциальных бенефициаров программы. В большинстве программ первоначальный список бенефициаров составляется при содействии лидеров общин или государственных чиновников. Регистрация представляет собой непрерывный процесс, требующий регулярной верификации путем проверки регистрационных данных и сопоставления с другими оценками численности населения.      

План распределения

План распределения должен учитывать интересы бенефициаров, безопасность и логистические ограничения, форму и частоту предполагаемых распределений, количество лиц, которые будут получать распределения, а также имеющиеся ресурсы.

Если это безопасно, возможно с точки зрения логистики и подходит для населения, распределение всех предметов сразу или в течение одного дня сводит к минимуму затраты и усилия распределяющей организации. Разовые распределения также являются более удобной схемой для бенефициаров, которым приходится преодолевать большие расстояния, чтобы добраться до мест распределения.

В других контекстах более подходящим может представляться поэтапный подход, при котором распределение происходит в течение нескольких дней, или даже различные распределения, разделенные несколькими днями. Поэтапная раздача может быть обусловлена следующими факторами:

• Пространство для распределения предназначено для других видов деятельности.
• Задержки или недостатки в закупках распределяемых товаров
• Национальные или религиозные праздники.
• Отсутствие безопасности.
• Предварительные договоренности с группами бенефициаров.

Поэтапный подход по-прежнему может удовлетворить самые насущные потребности населения, и основное внимание может быть уделено приоритетным группам населения, подверженным высокому риску. Затем может последовать второй или несколько раундов распределения, соответственно.

График распределения должен быть тщательно разработан. Он должен включать четкий график рабочего времени и устанавливать реалистичный целевой показатель распределения. График должен быть передан координаторам по логистике для складирования и транспортировки, чтобы обеспечить подготовку и доставку товаров в соответствии с планом.

Хорошим способом планирования движения поставок при распределении является сокращение времени, необходимого для подготовки на основе ожидаемого дня распределения.

Если распределение запланировано на день D, служба логистики должна инициировать получение:

$D – (2 дня) – (5 дней) – (15 дней) = 22 дня заранее$

Прагматизм необходим, но проблемы могут возникнуть, когда забыты первоначальные технические принципы.