Планування автопарку — це ключова стратегічна діяльність, яка використовується для формування автопарку та відповідної моделі управління ним для підтримки адекватних і стійких рішень для задоволення потреб організації. Планування автопарку охоплює операційні, технічні, адміністративні та фінансові аспекти діяльності окремих організацій, і тому має тенденцію бути дуже специфічним для кожної організації

Планування автопарку може залежати від конкретних вимог донора і може бути пов'язаний з іншими організаційними політиками, такими як кадрова політика, щоденні операції або політика безпеки. Деякі організації можуть вимагати, щоб транспортні засоби були задіяні лише в конкретних проєктах, тоді як інші використовують автопарки для обслуговування кількох проєктів. Політика водіння може варіюватися від суворої залежності від спеціального водія до використання персоналу для керування транспортними засобами.

Адміністративна політика окремих організацій визначатиме, який підхід до управління автопарком буде використовуватися, а відповідальний за функцію управління автопарком дуже залежить від організаційної політики та структур. У будь-якому випадку слід враховувати наступні аспекти:

• Потреби в транспорті за певний період:
  • Частота.
  • Місця призначення.
  • Пасажири.
  • Вантаж.
• Ситуація та наявна інфраструктура:
  • Міські або віддалені райони.
  • Інші доступні транспортні засоби та наскільки вони безпечні.
  • Стан доріг.
  • Адміністративні вимоги щодо володіння агентством транспортним засобом та допуску людей до керування ним.
  • Основні матеріали, такі як паливо та витратні матеріали.
• Витрати на утримання автопарку та доступне фінансування.
• Ризики (фінансові, юридичні та пов'язані з безпекою) володіння та/або управління автопарком

Кількість необхідних транспортних засобів слід визначити на етапі планування. Для цього оцініть різні види діяльності, що потребують транспортних засобів, і визначте кількість людей і частоту, необхідну для кожного виду діяльності. Типові заходи, які слід розглянути, включають:

• Польові місії.
• Перевезення персоналу:
  • Між офісами в одному регіоні.
  • Між житлом та офісом або іншими робочими місцями.
  • Між офісами та транспортними вузлами (наприклад, аеропортом).
• Підтримка повсякденної діяльності, такої як:
  • Управління.
  • Зустрічі та координація.
• Використання транспортних засобів для особистих цілей.
• Переміщення вантажів.

Слід розробити плани та надати ресурси для перерозподілу, утилізації або придбання транспортних засобів у разі збільшення або зменшення масштабу або для оновлення застарілих транспортних засобів. Крім того, потрібну кількість та спеціалізацію водіїв слід оцінювати та коригувати відповідно до операцій. Слід враховувати кадрову політику, таку як максимальний робочий час на день або святкові дні. Якщо діяльність організації зазнає значних змін з точки зору попиту на мобільність або операційна ситуація значно змінюється, може знадобитися більш глибокий перегляд моделі управління, включаючи:

• Аутсорсинг деяких послуг, пов’язаних з автопарком, таких як технічне обслуговування.
• Тип страхування.
• Набір більшої кількості персоналу для виконання робочих процесів, пов’язаних з автопарком.
• Зміщення найпершого часу відправлення або найпізнішого часу прибуття.
• Включення процедур перевірки безпеки або супроводу для конкретних переміщень.

Будь-який перегляд планування повинен включати бюджетні вимоги та стратегії скорочення витрат на автопарк. Наполегливо рекомендується скласти конкретний річний бюджет для діяльності автопарку, що включає витрати на транспортні засоби, технічне обслуговування, споживання пального та інших витратних матеріалів.

Витрати, які слід враховувати при прийнятті рішень, пов'язаних з транспортними засобами, включають придбання, імпорт, паливо, страхування, ремонт, технічне обслуговування, робочу силу, плату за проїзд, паркування та утилізацію, серед іншого. При складанні бюджету не слід нехтувати інвестиціями, необхідними для обладнання, яке буде встановлено в транспортному засобі, наприклад, засобів зв'язку або обладнання для забезпечення безпеки. Якщо організації не покриватимуть усі витрати, пов’язані з утриманням автопарку, це може призвести до фінансових проблем, таких як нестача коштів на утримання та ремонт транспортних засобів, наймання менеджера автопарку або організацію навчання водії