Належний стан транспортних засобів є основою належного управління автопарком, що допомагає безпечно досягати операційних цілей, оптимізувати використання ресурсів та відповідати національним законам і правилам. Належний стан автомобіля досягається завдяки правильній експлуатації та технічному обслуговуванню.

Як правило, до технічного обслуговування можна підходити двома різними способами:

• Профілактична схема полягає в плануванні періодичного технічного обслуговування.
• Реактивна схема полягає в тому, щоб дочекатися поломки, перш ніж її ремонтувати.

Управління автопарком має на меті зробити транспорт доступним протягом максимально можливого часу. Це досягається завдяки плануванню технічного обслуговування та зведенню часу простою до мінімуму.

Завжди погано втратити можливість користуватися транспортним засобом на один день. Але коли технічне обслуговування автомобіля заплановано заздалегідь, команди або персонал можуть планувати його відсутність, щоб зменшити вплив на інші види діяльності, що потребують використання автомобіля.

Крім того, експлуатація транспортного засобу без профілактичного обслуговування призводить до неефективності, оскільки наступні поломки, як правило, коштують значно дорожче, а ремонт займає набагато більше часу. Певні поломки можуть вплинути на надійність автомобіля і, як наслідок, на безпеку користувача. Ремонт і технічне обслуговування повинні проводитися своєчасно, без зволікань, щоб підтримувати транспортний засіб в надійному стані протягом усього його життєвого циклу.

Частота профілактичного обслуговування

Профілактичне обслуговування починається зі щоденних та щотижневих перевірок. Ці перевірки є обов'язком водія з метою завчасного виявлення можливих механічних проблем. Нижче наведено рекомендований графік профілактичного обслуговування:

Адаптовано з журналу технічного обслуговування автомобілів MSF.

У разі виявлення будь-яких несправностей водій повинен зафіксувати їх у бортовому журналі автомобіля та повідомити про це керівника автопарку, який оцінить масштаб пошкоджень і спланує всі необхідні заходи.

Окрім регулярних перевірок, що є обов'язком водія, для підтримання транспортного засобу в належному робочому стані регулярно потрібні спеціальні послуги з технічного обслуговування. Різні деталі або рідини в автомобілі вимагають різної частоти заміни: наприклад, моторна олива потребує заміни частіше, ніж олива в мостах. Інші втручання, такі як заміна гальмівних колодок або заміна шин, будуть виконані відповідно до поточного стану деталі.

Менеджери автопарку повинні проконсультуватися з виробником транспортного засобу про те, яке регулярне технічне обслуговування потрібно для транспортного засобу та рекомендовану періодичність ремонтів і технічного обслуговування. Графік технічного обслуговування зазвичай міститься в інструкції до автомобіля, але зазвичай його також можна знайти в Інтернеті. Частота технічного обслуговування повинна бути адаптована відповідно до умов використання, специфічних для кожного робочого середовища, а періодичне технічне обслуговування повинно проводитися кваліфікованим механіком.

Власна або залучена на умовах субпідряду механічна майстерня

В цілому, вибір між створенням і управлінням власною майстернею або використанням послуг постачальника ремонтно-механічних послуг базується на:

• Розмірі автопарку та обсязі вимог до технічного обслуговування залежно від того, що потрібно, скільки транспортних засобів, як часто та які завдання потрібно виконувати.
• Доступність та якість послуг наявних постачальників послуг та запасних частин.
• Вартість кожного альтернативного рішення.

Організації повинні розглянути всі фактори, перш ніж зупинитися на можливих альтернативах.

Комбіноване рішення, коли основні послуги виконуються в майстерні, що управляється самостійно, а більш складні втручання передаються на аутсорсинг, часто є прийнятним рішенням при роботі у віддалених місцях, де послуги та інфраструктура обмежені, а відстань до найближчої автомайстерні робить її часте використання недоцільним.

Хоча оцінка "доступності" може бути найпростішою частиною, оцінка якості обслуговування може бути складною. Деякі з наведених нижче аспектів можуть бути використані для оцінки постачальників послуг:

• Відхилення від початкового плану робіт, кошторису витрат на ремонт і термінів.
• Рекомендації від інших клієнтів.
• Кількість спеціальних ремонтів, пов'язаних з відсутністю технічного обслуговування, або необхідних, незважаючи на виконання рекомендованого регулярного технічного обслуговування.
• Повторювані несправності в конкретному автомобілі. Якщо транспортний засіб приїжджає на обслуговування з певними проблемами, вони повинні бути вирішені (бажано назавжди) після закінчення обслуговування.
• Кількість транспортних засобів, що відпрацювали свій розрахунковий термін експлуатації. Всі транспортні засоби, що проходять рекомендоване регулярне технічне обслуговування, повинні перебувати в надійному робочому стані до закінчення терміну служби.

Крім того, деякі загальні моменти можна оцінити під час відвідування приміщення майстерні:

• Безпека та захист, з особливою увагою до контролю доступу.
• Наявність конкретного відповідного обладнання у справному стані та його безпечне використання: шиномонтажного, зварювального, електрообладнання, шліфувальних кругів тощо.
• Наявність спеціальних приміщень та можливостей для одночасної роботи на доріжках з легковим транспортом, вантажівками, мотоциклами, генераторами.
• Тип можливих механічних робіт: Двигун, кузов, фарбування, електрика, програмування бортового комп'ютера.
• Наявність, пошук і контроль запасних частин.
• Чистота та загальний стан майстерні.
• Умови праці та нагляд за професійними ризиками.
• Порядок поводження з відпрацьованими деталями та загальними і небезпечними відходами.

Витрати ніколи не повинні бути керівним принципом — якість послуг має першорядне значення. Поточні витрати, особливо початкові інвестиції у власну майстерню, можуть бути значними. Період часу, який охоплює будь-яка самоорганізована майстерня, має ключове значення, оскільки час повернення інвестицій може бути значним.

Якщо остаточне рішення про передачу технічного обслуговування на аутсорсинг прийнято, важливо проводити періодичну оцінку якості обслуговування і вести облік всіх ремонтів і технічного обслуговування. Рекомендується, щоб призначений водій був присутній протягом усього процесу ремонту та уникав ночівлі транспортних засобів, якщо приміщення не вважається безпечним. Рекомендується вимагати візуального огляду всіх деталей, які були замінені та виставлені в рахунку.

Заправка 

Пальне необхідне для функціонування транспортних засобів і є значною статтею витрат у більшості гуманітарних операцій. Неякісне пальне може спричинити серйозні (іноді незворотні) механічні проблеми та значно скоротити термін служби автомобіля. Тому заправка палива є базовою діяльністю, але повинна ретельно контролюватися.

Середньостатистичний легковий автомобіль, що споживає 10 л пального на кожні 100 км, проїжджаючи 100 км щодня, повинен заправлятися принаймні раз на тиждень (частіше або рідше, залежно від ємності паливного бака). Основні правила використання палива:

• Завжди їдьте з більш ніж на половину заповненим баком, щоб уникнути ситуації «майже порожнього бака» посеред подорожі.
• Завжди заправляйте бак в неробочий час, щоб не впливати на звичайні види діяльності.

Рекомендується планувати щонайменше 1 заправку на тиждень, незалежно від рівня палива в баку автомобіля. Заправляти слід до повної ємності бака. Це полегшить розрахунок витрат пального та зменшить частоту заправок. Заправка пального може бути небезпечною і трудомісткою справою, особливо при управлінні великими автопарками або на перевантажених АЗС.

Пропонується включити процедуру заправки палива в політику управління автопарком. На додаток до вищезазначених питань, процедури повинні включати основи забезпечення якості пального та способів оплати.

Паливо має бути захищене від будь-якого випадкового або навмисного забруднення — жодні домішки, пил, інші рідини або хімічні добавки не повинні взаємодіяти з паливом або змішуватися з ним. Якість пального слід перевіряти по всьому ланцюгу постачання, особливо якщо воно транспортується або зберігається в бочках, оскільки бочки можуть бути брудними або вологими від конденсату вологого повітря.

Менеджери повинні стежити за тим, щоб транспортні засоби заправлялися правильним типом палива: заправка дизельного автомобіля бензином має незворотні наслідки і може закінчитися руйнуванням двигуна.

Використання сторонніх заправок 

Якщо регулярні заправки здійснюються транспортними засобами безпосередньо на сторонніх АЗС, процедура заправки повинна бути визначена і включати такі основні питання:

• На яких АЗС можна заправлятися: для вибору найбільш підходящого постачальника пального слід застосувати звичайну процедуру закупівлі. В оцінку слід включити такі основні критерії, як: ціна, якість палива, близькість, надійність, умови оплати, інші доступні послуги (перевірка тиску в шинах, прибирання.
• Особи, уповноважені на придбання пального
• Максимальна кількість, яку можна вибрати.
• Спосіб оплати. Талони на пальне або передплачені картки — прийнятні варіанти. Готівки слід уникати через ризики та адміністративний тягар, особливо у випадку великих автопарків і великої кількості водіїв. Для використання талонів на пальне та карток з післяплатою необхідно укласти угоду з постачальником із зазначенням умов використання.

Шаблон талона на пальне:

Адаптовано з ACF

Для можливості звірки та оплати картку слід роздрукувати/заповнити ксерокопією в трьох примірниках:

1. Відповідальному за надання дозволу.
2. АЗС.
3. Співробітнику, який отримує паливо, для подальшої доставки в офіс для звірки та оплати.

Для огляду самостійного управління запасами палива, будь ласка, перегляньте розділ про зберігання та управління паливом в кінці цього посібника.