Управління всім життєвим циклом транспортних засобів має важливе значення для ефективного використання ресурсів, включаючи можливе виведення з експлуатації або утилізацію транспортних засобів. Бажано продати та/або замінити транспортні засоби до того, як вони стануть занадто дорогими в обслуговуванні, і таким чином забезпечити оптимальну вартість їх перепродажу або заміни.
Переваги правильного виведення з експлуатації, утилізації та заміни транспортних засобів, включають:
- сприяння зниженню витрат на технічне обслуговування.
- нижчий рівень CO₂
- оптимізація ціни продажу транспортного засобу.
Економічний термін служби
"Економічний термін служби" — це очікуваний період часу, протягом якого актив залишається корисним для середньостатистичного власника. Коли актив більше не є корисним для його власника, вважається, що його економічний термін експлуатації закінчився. Економічний термін експлуатації транспортного засобу має визначатися кожною установою в межах її політики управління активами: деякі можуть розглядати 48 місяців, інші — 60 місяців.
У наведеному нижче прикладі показано лінійну оцінку в часі вартості придбаного транспортного засобу вартістю 20 000 доларів США з урахуванням 48 місяців економічного терміну служби.
Більш складні моделі можуть бути застосовані для представлення вартості автомобіля з часом. Наприклад, підхід із використанням кривої експоненціальної залежності може бути більш точним для певних цілей, оскільки транспортний засіб втрачає значну частину своєї вартості після першого використання. Економічний термін служби можна розрахувати, визначивши момент, коли очікувана вартість перепродажу транспортного засобу стає нижчою за річні експлуатаційні витрати.
Через характер і вартість багатьох транспортних засобів, якими володіють і користуються гуманітарні організації, багато організацій можуть вирішити продати транспортний засіб задовго до того, як витрати на утримання зрівняються з витратами на ремонт. Це особливо актуально для операцій, в яких ризик невдалої поломки є більшим, ніж просто вартість ремонту. Це може включати:
- Фактична надійність транспортного засобу може знизитися, якщо установи працюють у небезпечних умовах, які вимагають постійної присутності аварійних автомобілів.
- Пересічена місцевість або бездоріжжя, що вимагає стабільної роботи від транспортних засобів.
Нижче наведено приклад зміни вартості перепродажу в порівнянні з початковою вартістю покупки:
| Рік | Первісна вартість придбання | Очікувана вартість перепродажу | Щорічні витрати на технічне обслуговування та паливо |
|---|---|---|---|
| 1 | $50,000.00 | $45,000.00 | $5,000.00 |
| 2 | $50,000.00 | $40,000.00 | $5,500.00 |
| 3 | $50,000.00 | $38,000.00 | $6,000.00 |
| 4 | $50,000.00 | $35,000.00 | $6,500.00 |
| 5 | $50,000.00 | $32,000.00 | $7,000.00 |
| 6 | $50,000.00 | $29,000.00 | $7,500.00 |
| 7 | $50,000.00 | $25,000.00 | $8,000.00 |
| 8 | $50,000.00 | $22,000.00 | $8,500.00 |
| 9 | $50,000.00 | $19,000.00 | $9,000.00 |
| 10 | $50,000.00 | $16,000.00 | $9,500.00 |
Агенції завжди повинні пам'ятати, що економічний термін служби активу відрізняється від його фактичного фізичного терміну служби. Транспортні засоби, як правило, завжди слугують установі довше, ніж їхній економічний термін служби, і відносини між ними залежать від використання транспортного засобу та умов його експлуатації. У цьому сенсі прийнято встановлювати межу пробігу, за якою починають розглядати питання про заміну автомобіля — 200 000 км (+/- 50 000 км) часто використовується як основне правило.
Деякі установи можуть прийняти рішення про продовження терміну експлуатації транспортного засобу після закінчення його економічного життя. Це особливо актуально, коли застосовувалася хороша схема технічного обслуговування, а записи показують, що витрати на утримання транспортного засобу все ще нижчі за його ринкову вартість перепродажу. Рішення про заміну транспортного засобу має бути підкріплене послідовними записами управління автопарком, що відображають витрати, використання, безпеку та вік активів.
Крім того, залежно від законодавства країни, що стосується гуманітарних організацій, та механізмів фінансування, які використовуються для придбання транспортного засобу, можуть застосовуватися певні обмеження цієї логіки. Деякі країни не дозволяють приватним НУО перепродавати такі активи, як транспортні засоби, а деякі донори вимагають пожертвувати або передати транспортні засоби наприкінці проєкту іншій фінансованій установі або проєкту. Знання законодавства країни та специфічних процедур донора, пов'язаних з управлінням активами та транспортними засобами, має ключове значення для уникнення значних юридичних та фінансових ризиків.
Виведення з експлуатації та утилізація
Після прийняття рішення про заміну транспортного засобу слід розглянути різні варіанти виведення з експлуатації та утилізації старого транспортного засобу. Найпоширенішими методами утилізації є:
- Пожертва - транспортні засоби, що перебувають у хорошому стані та відповідають вимогам безпеки, можуть бути передані партнерським організаціям або ключовим зацікавленим сторонам. Пожертви повинні відповідати національному законодавству та внутрішнім процедурам і повинні бути належним чином задокументовані.
- Продаж - транспортні засоби, які не потрібні і мають реальну ринкову вартість, можуть підлягати перепродажу. Щоб уникнути будь-яких підозр у наданні переваги певним організаціям чи особам, рекомендується проводити повністю задокументований аукціон. Перепродаж транспортного засобу повинен відповідати національному законодавству та внутрішнім процедурам і бути належним чином задокументованим.
- Передача - транспортні засоби, що перебувають у хорошому стані та відповідають вимогам безпеки, можуть бути передані іншій організації або програмі. Більшість донорів надають перевагу саме цьому варіанту, коли транспортний засіб залишається в межах терміну експлуатації. Також це зручне рішення при закритті проєктів або демонтажі локальних офісів, за якими закріплені транспортні засоби.
- Утилізувати або розібрати на запчастини - транспортні засоби, що перебувають у поганому стані або не відповідають вимогам безпеки, повинні бути утилізовані або розібрані для отримання придатних до використання деталей. Необхідно визначити державну або приватну установу, здатну належним чином виконати це завдання. Необхідно провести оцінку екологічних ризиків, а сертифікат про утилізацію може знадобитися органам влади для оновлення реєстру транспортних засобів та оформлення виведеного з обігу транспортного засобу. Повідомлення органів влади може бути особливо важливим для уникнення подальших податкових нарахувань або зобов'язань.
Як частина процесу виведення з експлуатації, установи повинні пам'ятати про відновлення та повторне застосування всього обладнання транспортного засобу, яке може бути використане повторно, включаючи засоби зв'язку, матеріали для забезпечення безпеки, комплекти для ремонту, засоби ідентифікації/видимості та інше. Агенції також повинні не забувати інформувати органи влади та страхові компанії, коли транспортні засоби більше не використовуються.
