Транспортні засоби

Основні міркування при виборі найбільш прийнятного пасажирського транспортного засобу пов'язані з його цільовим призначенням, кількістю пасажирів, що потребують одночасного використання, а також тривалістю та частотою поїздок. На цьому першому етапі слід розглянути три основні варіанти: мотоцикл, легковий автомобіль або фургон/мікроавтобус. Якщо ви перевозите вантаж, слід передбачити необхідну вантажопідйомність. Можна розглянути автомобілі з автономним багажником або гібридні рішення, такі як пікапи. Відвідайте розділі автомобільний транспорт, щоб більше інформації про вибір вантажного автомобіля. Умови експлуатації, навколишнє середовище та дорожні умови впливатимуть на рішення і визначатимуть технічні вимоги до автомобіля, такі як повний привід, кондиціонер або інші додаткові функції. Наявність запасних частин на місцевому ринку, а також місцеві знання та можливості для виконання всіх видів технічного обслуговування і ремонту також є важливими факторами, які слід враховувати. 

Іншими факторами, які можуть обмежити вибір варіантів, можуть бути наявний бюджет, вимоги донора або політика організації щодо стандартизації транспортних засобів. Правила донорів можуть обмежувати тип або походження транспортних засобів, які вони фінансують.

Стандартизація

Стандартизація автопарку може бути корисною, коли заданий набір транспортних засобів повинен виконувати схожі функції. Стандартизація автопарку полягає у зменшенні різноманітності транспортних засобів, що сприяє значній економії коштів та підвищенню ефективності таких основних процесів, як:

• Планування - Витрати, призначення, обслуговування.
• Повсякденна експлуатація автомобіля - Регулярні перевірки, використання засобів управління та дисплеїв, «відчуття» водіння.
• Обслуговування та ремонт - Діагностика, інструменти, досвід.
• Управління запасами - Запчастини, паливо, рідини.
• Закупівлі та відносини з постачальниками - Дослідження ринку, контракти, рахунки-фактури.
• Моніторинг - Порівняння показників серед транспортних засобів та водіїв, витрат.

Важливо проводити стандартизацію не лише на рівні марок та моделей транспортних засобів, але й на рівні основних компонентів та обладнання. Наприклад, придбання одного типу фільтрів може допомогти відстежувати споживання, а також дасть змогу менеджерам автопарку домовлятися про оптові закупівлі. Неналежне управління стандартизацією може призвести до підозр у змові: всі рішення щодо стандартизації автопарку повинні прийматися прозоро та з високим рівнем підзвітності.

Форми власності

Коли справа доходить до вибору та придбання транспортного засобу, актуальним питанням стає форма власності. Транспортні засоби, що належать до самостійно керованого автопарку, можуть бути у власності, оренді або лізингу.

Власні транспортні засоби:

Якщо організація вирішила придбати власний автотранспорт, необхідно врахувати низку аспектів. Для отримання додаткової інформації про переваги та недоліки управління власними транспортними засобами, будь ласка, зверніться до розділу про власні транспортні засоби у розділі "Автомобільний транспорт" цього посібника.

Орендовані транспортні засоби:

Орендовані транспортні засоби стали доступними практично в усьому світі. Залежно від ситуації, оренда пропонується приватними компаніями або приватними особами, з водієм або без нього. Причини використання орендованих транспортних засобів можуть бути різними: фінансовими, програмними, технічними або через небезпеку. Деякі ключові фактори, які слід враховувати при оренді транспортного засобу, можуть бути такими:

• Тривалість діяльності невідома, і повернення інвестицій у придбання транспортного засобу може бути складним.
• Вартість імпорту транспортного засобу занадто висока, а в країні експлуатації немає транспортних засобів відповідної якості.
• Існує нагальна потреба у збільшенні автопарку, а закупівля одного чи кількох автомобілів займе необґрунтовано багато часу.
• Існує раптове збільшення попиту на транспорт, наприклад, швидка оцінка або нові види діяльності.
• Недостатньо роботи для штатного автомобіля.
• Стандартний тип транспортного засобу не підходить для роботи, умов або навколишнього середовища.
• Небезпечні місця, де ризик пошкодження або викрадення настільки високий, що економічно не варто ризикувати, купуючи транспортний засіб.

У всіх випадках до і під час оренди автомобіля необхідно врахувати деякі міркування і виконати певні дії:

• Належний огляд автомобіля.
• Перевірка та вступний інструктаж для водія прокатного автомобіля.
• Розробка договору про надання послуг.

Технічний та експлуатаційний огляд орендованих транспортних засобів

Під час оренди транспортного засобу важливо оцінити його загальний механічний та експлуатаційний стан. Це робиться для кількох цілей:

• Уникнення затримок із запланованою діяльністю через поломку транспортного засобу.
• Підвищення безпеки людей, які беруть участь у пересуванні.
• Уникнення звинувачень у пошкодженнях, які вже є в транспортному засобі.
• Забезпечення відповідності всім національним та місцевим нормам.

В ідеалі всі перевірки повинні виконуватися кваліфікованим механіком. Рекомендується використовувати шаблон перевірки, який забезпечить автоматичну та однорідну перевірку всіх транспортних засобів, що дасть змогу провести обґрунтоване порівняння та перевірку перед укладанням контракту. Пропонується вести окремий облік для кожного транспортного засобу, що перевіряється. Шаблон перевірки може передбачати такі поля:

• Показання в кілометрах
• Рівень палива
• Двигун (шум, витік, дим)
• Система змащування (витоки, фільтри, тиск)
• Система охолодження (витік, радіатор, рідина, вентилятор, ремінь)
• Впуск повітря & (повітряний фільтр, паливний фільтр)
• Система вихлопу (кріплення, витік)
• Паливний бак (витік, труби)
• Гальмівна система (протікання, шум, педаль, стоянкове гальмо)
• Підвіска (м 'яка/тверда, пружини, амортизатори-втулки)
• Шини (тиск, протектор, стан та запасне колесо)
• Ходова частина (тріщини, кріплення)
• Кузов (удари, бампери, капот)
• Двері (вікна, петлі, регулювання, замки)
• Видимість (лобове скло, дзеркала, сонцезахисні козирки)
• Сидіння (ремені безпеки, кріплення)
• Електрична система (акумулятор, стартер, передні та задні ліхтарі, індикатори, ліхтарі на даху, попередження/індикатори на приладовій панелі, система протирання, гудок)
• Наявність& домкратів
• Адміністративні документи (реєстрація, номер шасі &та двигуна, страхування транспортного засобу)

Посібник для користувачів, щоб позначити, де на корпусі можуть бути фізичні ушкодження:

Шаблон для щоденного фізичного огляду може виглядати так:

Адаптовано з МФЧХ

Необхідно провести перехресну перевірку ідентифікації транспортного засобу (номер шасі та номер двигуна) з адміністративними документами та ідентифікацією власника. Будь-яка невизначеність щодо права власності або невідповідність транспортного засобу пред'явленим документам повинна негайно привести до усунення транспортного засобу від експлуатації.

Перевірка та інструктаж водіїв, що працюють за орендним договором

Не менш важливими, ніж механічний стан орендованого автомобіля, є стан здоров'я водія, його водійські навички, адміністративні дозволи, поведінка на дорозі та на роботі, а також знання, необхідні для керування автомобілем у необхідному регіоні, наприклад, володіння місцевою мовою та знання географії місцевості, якою він буде пересуватись. Для отримання додаткової інформації з цього питання зверніться до розділу рекрутинг: відбір та тестування водіїв.

Якщо оренда транспортних засобів є довгостроковою стратегією, подумайте про те, щоб тримати пул «прокатних» водіїв, яких можна залучати за запитом. Перевірка та інструктаж груп водіїв за один сеанс дозволить скоротити час, який витрачається на цю важливу діяльність.

Договір оренди

Для того, щоб сформувати зручний договір оренди, слід врахувати наступне:

• Визначте часові рамки оренди та одиницю виміру, яка використовується для ставки - година, день, тиждень, місяць. Якщо оренда перевищує один день, рекомендується домовитися про добову ставку і стягувати плату на основі кількості днів. Якщо використовується щомісячна ставка, уточніть, чи охоплюється договором календарний місяць, період у чотири тижні або 30 днів.
• Уточніть, хто надає водія - гуманітарна організація чи власник. Якщо власник надає водія, уточніть, що вартість послуг водія включена у вартість оренди. Крім того, години, які водій може відпрацювати, повинні бути узгоджені разом зі ставкою за додатково відпрацьовані години. Якщо потрібно, власник повинен надати додаткового водія. Рекомендується, щоб власник забезпечив водіїв добовими/проживанням.
• Визначте сторону, відповідальну за забезпечення паливом:
  • Якщо агентство надає паливо, переконайтеся, що бак повний перед його першим використанням.
  • Якщо власник/орендна компанія, надає паливо, переконайтеся, що його кількості в баку достатньо для досягнення запрограмованих щоденних пересувань, уникаючи втрати дорогоцінного часу на поїздки на заправку.
• Визначте місце, де автомобіль буде припаркований вночі - на території агентства або у власників. Якщо паливо надається агентством, транспортний засіб повинен бути припаркований на території агентства.
• Переконайтеся, що немає жодних обмежень щодо того, куди транспортний засіб може поїхати в тій чи іншій країні. Це особливо важливо на особливо поганих дорогах або в зонах конфлікту.
• Переконайтеся, що власник надав страховку та підтвердження страхового покриття. Чи пасажири вже застраховані, чи потрібне додаткове страхування? Бажано мати комплексне страхове покриття. Агентство повинно уникати будь-якої відповідальності, пов'язаної з автомобільними аваріями за участю орендованих транспортних засобів. Невирішеність цього питання може призвести до суперечок і юридичних претензій між власниками транспортних засобів та гуманітарними організаціями.
• Визначте, хто відповідає за поломки та регулярне технічне обслуговування. Наполегливо рекомендується, щоб відповідальність за відновлення та ремонт покладалася на власника транспортного засобу: уникайте відповідальності за технічне обслуговування або ремонт транспортних засобів, які не є вашою власністю, оскільки початковий стан транспортного засобу може призвести до частих поломок, зловживань та величезних капіталовкладень. Якщо це можливо, домовтеся з власником про те, щоб у разі поломки або технічного обслуговування він безкоштовно надав вам замінний транспортний засіб, не спричиняючи надмірної затримки запланованих заходів.
• Проведіть повну інвентаризацію інструментів/приладдя, ведіть облік цих предметів і переконайтеся, що в транспортному засобі є хоча б мінімально необхідний набір інструментів на випадок спуску колеса або дрібного ремонту.

Адаптовано з Чек-листа MSF для оренди транспортних засобів

Лізинг

За деяких обставин лізинг може бути найбільш фінансово вигідним способом оренди транспортного засобу на обмежений період часу. Лізинг транспортних засобів визначається як довгострокова оренда з певними зобов'язаннями орендодавця щодо забезпечення належної експлуатації та утримання транспортного засобу в належному стані.

Перед прийняттям рішення про оренду транспортного засобу слід розрахувати «вартість всього терміну експлуатації» та порівняти її з іншими варіантами закупівель. Якщо лізинг є найдешевшим варіантом, для визначення оптимального строку лізингу та постачальника можна використати розрахунок витрат за весь строк експлуатації.

Те, що слід враховувати при покупці, оренді або аутсорсингу, можна узагальнити в наступній таблиці:

Адаптовано з Fleet Forum