Крім вузькоспеціалізованих форм документації, що використовуються для різних видів транспорту, є кілька загальноприйнятих документів, які використовуються практично для всіх видів транспорту. Метою використання загальноприйнятих документів є запровадження певної форми відстежуваності та підзвітності для транзитних вантажів між усіма сторонами, які можуть обробляти або зберігати вантажі. Загальноприйняті методи відстеження вантажу не слід плутати з широким розмаїттям специфічної документації, необхідної для митного оформлення. Документи для митного оформлення, як правило, необхідні для підтвердження відповідності національному законодавству, сприяють збільшенню надходжень від митних зборів і можуть відрізнятися в різних країнах. Принаймні, агентства повинні розглянути можливість використання певної форми наведених нижче документів для всіх відправлень, навіть внутрішніх відправлень між власними керованими установами:

Накладна (Waybill) – Це основний неформальний «договір» між відправником, перевізником та одержувачем товару. Вона містить ключову інформацію про відправлення, таку як:

• Вміст вантажу.
• Пункт відправлення та призначення.
• Імена вантажовідправника/відправника, перевізника/водія та передбачуваного одержувача.
• Дати проведення транзакції.
• Важлива інформація, що стосується товару; особливі вимоги до поводження з товаром, інструкції з доставки тощо.

При оформленні товарно-транспортних накладних один примірник повинен залишатися у відправника, а мінімум два примірники повинні подорожувати з перевізником. Коли вантаж доставляється до одержувача, одна з копій, що подорожує з перевізником, повинна залишатися в одержувача, забезпечуючи прозорий паперовий слід того, що повинно було знаходитися на судні/транспортному засобі, і коли воно прибуло до кого. В ідеалі відправник заповнює і генерує накладну, перевізник перевіряє вміст і підтверджує правильність позицій, а одержувач перевіряє і підтверджує ще раз, відзначаючи будь-які розбіжності. Деякі гуманітарні організації вважають за краще отримувати копію накладної, підписану одержувачем, перш ніж закривати бухгалтерію за цим окремим вантажем. Якщо використовується сторонній перевізник, агентства можуть затримати оплату до отримання належним чином підписаної накладної. Накладні можуть також іноді називатися «вантажними маніфестами»

Пакувальний лист (Packing List) –Пакувальний лист є більш детальним документом, який містить ключову інформацію про сам вантаж. Пакувальні листи можуть містити таку інформацію:

• Детальна кількість одиниць для кожної позиції.
• Розміри одиниці виміру.
• Номер партії/лота або дата виробництва/закінчення терміну придатності.
• Зміст та складові набору.
• Номери частин.

Залежно від характеру вантажу, пакувальні листи можуть бути багатосторінковими та містити великий обсяг інформації. Детальний пакувальний лист допоможе відправникам, перевізникам і одержувачам точно визначити якість і статус вантажу. Накладна може містити лише загальний опис товару, приділяючи більше уваги даним про те, хто і коли передав вантаж з рук в руки. Пакувальний лист повинен містити якнайбільше або якнайменше інформації, необхідної для успішної передачі повного стану товарів у вантажі.

Інвойс / Проформа Інвойс – Інвойси та Проформи зазвичай застосовуються лише тоді, коли товари надходять від постачальника, або коли товари фізично перевозяться через національний кордон. Для внутрішніх перевезень рахунок-фактура здебільшого містить фінансову інформацію, пов'язану з вантажем, і має вказувати, чи був товар оплачений, чи ні. Проформи здебільшого використовуються лише при спробі отримати безмитний статус під час імпорту, а отже, агентства з надання допомоги, швидше за все, створюватимуть проформи лише на митному етапі.

Шаблони стандартної документації можна знайти в довідковому розділі цього посібника.