Під час гуманітарних операцій гуманітарним організаціям може знадобитися організація конвоїв для належної доставки гуманітарної допомоги. Потреба в організації конвою може дуже сильно залежати від ситуації - на добре розвинених ринках з високим рівнем безпеки дорожнього руху та передбачуваності може взагалі не бути причин для використання конвоїв. Використання конвоїв, як правило, зумовлене небезпекою операційного середовища, невизначеністю дорожніх умов, відсутністю постійного зв'язку вздовж маршруту, цінністю вантажу або будь-яким поєднанням цих факторів. Загальні рекомендації щодо організації конвоїв можуть бути наступними:

Оперативні засади

• Хоча рішення в кінцевому підсумку залишається за керівництвом кожної гуманітарної організації, настійно рекомендується, щоб транспортні засоби не були частиною військових конвоїв або навіть цивільних гуманітарних конвоїв з озброєним ескортом.
• Радіо/телефонний/комунікаційний зв'язок повинен підтримуватися щонайменше між автомобілем, що знаходиться в кінці колони, та її лідером.
• Там, де це можливо, транспортні засоби повинні мати засоби зв'язку, здатні досягти місця розташування або координаційного центру в іншому місці.
• Заплановані дати та склад конвою не повинні бути широко розголошені або передані стороннім особам.
• Місцеві громади, поліція, військові або уряди можуть мати процедури для організації конвоїв або для проходження через певні території. Гуманітарні організації повинні зв'язуватися з відповідними представниками влади перед тим, як пересуватися через невідомі території.
• Гуманітарні організації можуть організовувати власні автоколони або співпрацювати для формування спільних конвоїв. Якщо в колоні беруть участь кілька організацій, усі сторони повинні заздалегідь узгодити та зрозуміти правила, а за потреби навіть розробити письмові угоди. 
• Агенції можуть використовувати комерційні транспортні засоби або власні орендовані/власні транспортні засоби. Політика і правила, що діють для конвоїв, повинні відображати організацію перевезень. Якщо в конвої використовуються комерційні перевізники, умови конвою, можливо, доведеться прописати в контрактах з перевізниками.
• В ідеалі особа/команда, яка приймає конвой, повинна бути заздалегідь поінформована про очікуваний вантаж і, якщо можливо, отримати попередню копію пакувального листа, а також орієнтовну дату/час прибуття конвою. Весь вантаж повинен бути порахований - і, якщо потрібно, зважений/виміряний - на місці отримання, щоб переконатися, що жоден вантаж не пропав по дорозі. 

У разі транскордонної операції:

• керівнику автоколони та одержувачу вантажу.
• AОсоба, яка заслуговує на довіру, від гуманітарної організації-організатора повинна перевіряти вантаж і транспортні засоби як до прибуття і перетину кордону, так і після розмитнення товарів, щоб переконатися, що вантаж не був підроблений, і уникнути звинувачень у контрабанді.
• Якщо вантаж розвантажують і перевантажують на нові транспортні засоби, представник гуманітарної організації-організатора повинен бути присутнім для спостереження за процесом. В ідеалі вантаж слід перераховувати після завершення перевантаження, щоб переконатися, що не сталося крадіжки або втрати.
• Організатори повинні спланувати час перетину кордону.
  • У деяких випадках транспортні засоби можуть чекати на перетині кордону кілька днів або навіть тижнів. Водії повинні мати можливість безпечно їсти і спати, зберігаючи при цьому фізичну присутність біля вантажних транспортних засобів.
  • В ідеалі транспортні засоби повинні мати можливість безпечно повернутися в світлий час доби, якщо їх не пропустили на кордоні.
  • Про будь-які затримки або проблеми, пов'язані з перетином митниці чи кордону, слід якомога швидше повідомляти призначеному координатору організації. 

Організатори конвою

Організаторам конвою настійно рекомендовано таке:

• Призначте керівника колони з досвідом і знанням маршруту.
• За можливості, ретельно сплануйте маршрут заздалегідь з визначеними місцями зупинок.
• Підготуйте та надавайте всю необхідну документацію, включаючи накладні та пакувальні листи.
• Заздалегідь вирішіть, яких процедур слід дотримуватися, якщо колоні перешкоджають або блокують, і детально проінструктуйте всіх водіїв перед початком руху.
• Визначте координатора з питань безпеки та/або організатора за межами колони, який буде на зв'язку під час конвоювання.
• Проводьте детальні інструктажі з перевізниками/водіями.
• Переконайтеся, що у них є імена водіїв, контактні дані та номерні знаки/реєстраційні номери транспортних засобів перед виїздом.
• Підтримуйте зв'язок з керівниками конвою через заздалегідь визначені проміжки часу, де це можливо.
• Після кожної поїздки записуйте всі наміри щодо безпеки та контрольні точки для майбутнього планування.
• Розробіть план ремонту та евакуації (запчастини, автомобіль супроводу, легкий доступ до евакуатора тощо).
• Поверніть елементи видимості після завершення місії, особливо у випадках, коли використовується комерційний транспорт.

Транспортні засоби конвою

Перед виїздом колони наполегливо рекомендується, щоб транспортні засоби:

• Були в хорошому механічному стані. Організації та планувальники повинні перевіряти наявність значного зносу, тиску в шинах і т.д.
• По можливості подорожувати з повним комплектом запасних частин (фільтри, ремені, запасні шини, моторне масло тощо).
• Там, де це необхідно, використовувати логотипи своїх організацій. Рекомендується використовувати принаймні один з наступних елементів: прапори, банери або великі наліпки.
• Бути повністю заправленими і готовими до відправлення після прибуття в пункт збору.
• Наполегливо рекомендується, щоб у транспортних засобах був запасний водій. Заступник водія повинен мати водійське посвідчення та досвід перевезень на далекі відстані.

Під час конвою настійно рекомендується, щоб транспортні засоби:

• Дотримувалися швидкісних обмежень і їхали так швидко, як дозволяють умови.
• Дотримувались усіх місцевих та національних правил і норм.
• Підтримували постійну швидкість.
• Не обганяли інші транспортні засоби всередині колони.
• Якщо потрібно, використовували прапорці, щоб відрізнити перший і останній транспортний засіб кожної секції.
• Підтримували постійну відстань між собою. Рекомендована відстань становить 100 метрів вдень, 50 вночі, однак відстань між транспортними засобами залежатиме від місцевості, необхідної швидкості, видимості та інших обмежувальних умов.
• Не перевозили вантаж, який не міститься у відповідних накладних/пакувальних листах, не є частиною початкового плану доставки та не призначений для гуманітарного використання.
• Де можна уникнути, не рухалися колоною до сходу та/або після заходу сонця.
• Не покидали колону або залишали будь-яку вантажівку без вказівок командира колони або уповноваженої особи.
• Не забирали людей, що подорожують автостопом або інших осіб, які спочатку не входили до плану пересування конвою. Транспортні засоби слід особливо застерегти від перевезення солдатів або неофіційних озброєних осіб за будь-яких обставин.

У випадку, якщо транспортний засіб зламається під час перевезення:

• Усі транспортні засоби конвою повинні зупинитися. Керівник конвою повинен зв'язатися з призначеним організатором та координатором з питань безпеки.
• Конвою слід відновлювати рух лише після того, як буде визначено, що проводиться ремонт/відновлення, або якщо координатор з питань безпеки визначить, що безпечно залишати транспортний засіб позаду.

Водії конвою

Як загальне керівництво, водії конвою повинні:

• Не носити та не перевозити будь-які види зброї, наркотиків та/або спиртних напоїв.
• Не відправлятися без дозволу командира конвою та/або уповноваженого організатора конвою.
• Не передавати будь-яке паливо або комунікаційне обладнання, гроші або вміст вантажу будь-яким особам на дорозі, якщо вони не є частиною запланованого процесу доставки/розподілу.
• Не брати участі в будь-якій неналежній поведінці (включаючи, але не обмежуючись, будь-яку форму сп'яніння, домагання, сексуальні домагання, зловживання владою). Відповідна поведінка персоналу конвою повинна бути обов'язковою.
• Водії повинні мати всю необхідну юридичну документацію, яка дозволить їм здійснювати поїздки в районах проведення операції.